Account Receivable Staff: Pengertian dan Tugasnya di Perusahaan

Account receivable atau piutang usaha mencerminkan jumlah uang yang masih harus diterima dari buyer atas penjualan produk atau jasa yang telah diberikan. Jika jumlah piutang terlalu besar, hal ini bisa menghambat cash flow bisnismu dan mempengaruhi kelancaran operasional usaha.

Oleh karena itu, dibutuhkan pengelolaan account receivable yang efektif, terutama peran dari staff yang bertanggung jawab untuk mengelolanya. Mereka adalah account receivable staff. Agar lebih mudah dipahami, simak penjelasan tentang account receivable staff di bawah ini. 

Pengertian Account Receivable secara Umum 

Account receivable adalah uang yang belum dibayar oleh buyer kepada supplier setelah menerima barang atau jasa yang diberikan secara kredit. Artinya, buyer masih punya utang yang harus dibayar kepada supplier setelah menerima produk atau layanan, tetapi belum melakukan pembayaran.

Adapun account receivable staff bertugas mengumpulkan pembayaran yang belum dibayar kepada perusahaan atau piutang. Piutang ini berhak diterima perusahaan dan dicatat sebagai aset di neraca keuangan. Sementara, buyer secara hukum wajib membayar utang mereka kepada supplier.

Baca Juga: Perbedaan Account Payable dan Notes Payable dalam Bisnis

Tugas Account Receivable Staff

Mengelola piutang menjadi tugas dari account receivable staff. Namun, AR staff juga memiliki tugas lain yang tak kalah krusial bagi keberlangsungan aktivitas bisnis, seperti yang dijabarkan berikut ini:

1. Mengelola faktur atau invoice

Account receivable staff bertanggung jawab untuk membuat faktur atau invoice yang mencakup rincian transaksi, seperti produk atau layanan yang diberikan, jumlah yang harus dibayar, dan tanggal jatuh tempo. 

Misalnya, jika perusahaan menyediakan layanan konsultasi, invoice akan mencantumkan nama klien, deskripsi layanan yang diberikan, jumlah jam kerja, tarif per jam, total biaya, dan tanggal jatuh tempo untuk pembayaran. Ini memastikan klien untuk memproses pembayaran tepat waktu dan baru setelahnya invoice dikirim. 

2. Memantau status pembayaran

Selanjutnya, account receivable staff harus secara rutin memantau tanggal jatuh tempo invoice dan mencatat pembayaran yang telah diterima. Selain itu, AR staff juga harus mengidentifikasi invoice yang belum dibayar atau terlambat. 

Baru setelahnya, menyusun daftar buyer yang memiliki pembayaran tertunda dan menjadwalkan untuk mengingatkan pembayaran kepada mereka. AR staff juga harus memastikan semua data piutang terperbarui. 

Baca Juga: Memahami OCR Invoice, Bagaimana Manfaatnya untuk Account Payable?

3. Menghubungi buyer untuk membayar tagihannya 

Setelah memiliki data buyer yang belum membayar tagihannya, langkah selanjutnya adalah menghubungi mereka untuk mengingatkan pembayaran tersebut. Umumnya, pengingat pembayaran invoice dapat dilakukan dalam beberapa tahap, sebagai contoh: 

• Pengingat pertama: Waktu 7 hari sebelum jatuh tempo untuk mengingatkan buyer bahwa pembayaran akan jatuh tempo dan memberi waktu untuk mereka mempersiapkan pembayarannya.
• Pengingat kedua: Waktu pada hari jatuh tempo untuk mengingatkan buyer bahwa hari ini adalah batas waktu pembayarannya.
• Pengingat ketiga: Waktu 1-3 hari setelah jatuh tempo untuk menyampaikan bahwa pembayaran belum diterima dan meminta konfirmasi atau informasi lebih lanjut.
• Pengingat keempat (opsional): Waktu 7-14 hari setelah jatuh tempo untuk menindaklanjuti jika pembayaran masih belum diterima.

4. Merekonsiliasi pembayaran dari buyer

Memastikan semua pembayaran yang diterima sesuai dengan invoice yang telah dikirim, termasuk memeriksa jumlah dan tanggal pembayarannya. Selain itu, membandingkan data pembayaran dari sistem akuntansi dengan catatan transaksi untuk memastikan tidak ada kesalahan data.

Jika ditemukan ketidaksesuaian antara pembayaran dan invoice, staff perlu mengidentifikasi penyebabnya, apakah itu kesalahan pembayaran, invoice yang terabaikan, atau masalah lainnya.

Baca Juga: Account Payable: Pengertian, Tugas, dan Tanggung Jawab

5. Menyusun laporan piutang usaha

Terakhir, account receivable staff harus menyusun laporan piutang usaha secara berkala, biasanya bulanan. Laporan ini mencakup total piutang, rincian buyer, dan status pembayaran. 

Prosesnya dimulai dengan mengumpulkan semua transaksi piutang, termasuk invoice yang telah diterbitkan, pembayaran yang diterima, dan saldo terhutang. AR staff juga mengelompokkan piutang berdasarkan kategori tertentu, seperti umur piutang, misalnya, 0-30 hari, 31-60 hari, dan seterusnya untuk memudahkan penyusunan laporan.

Studi Kasus Account Receivable

Bagaimana perusahaan mengelola account receivable untuk keberlangsungan bisnisnya bisa melihat dari J&T Cargo yang harus mengurus 5000-an invoice dari berbagai mitra bisnis perbulannya. Pengelolaannya pun secara manual hingga memakan waktu lama, mulai dari pembuatan, pembayaran, sampai pengecekan transaksi. 

Jika sebelumnya dalam pembuatan invoice, J&T Cargo masih memanfaatkan Ms. Excel, kini mereka telah mendigitalisasikan proses invoicing dengan Paper.id. Pembuatan ribuan invoice secara cepat dilakukan dengan memasukan Invoice penjualan dalam jumlah banyak ke satu akun secara bersamaan dan invoice bisa langsung dikirim melalui email, WhatsApp ataupun SMS.

Buyer pun bisa dikirimkan pengingat otomatis untuk membayar invoice-nya. Terakhir, proses rekonsiliasi yang biasanya memakan waktu 15 menit untuk 1 invoice, bisa terselesaikan hanya dalam 1-2 menit saja.

Dengan Paper.id, kamu bisa mengotomatiskan proses account receivable (AR) dengan mudah. Kamu bisa menggunakan buyer portal dari Paper.id untuk mengotomatiskan proses ini yang memberikan kemudahan sebagai berikut: 

• Link invoice dan pengingat pembayaran: Memungkinkan buyer untuk melihat dan membayar invoice tanpa registrasi atau login. 
• Pemantauan batas kredit: Memudahkan buyer dan supplier untuk melihat batas kredit yang ditetapkan buyer untuk setiap penjualan dengan ketentuan pembayaran.
• Lacak semua transaksi AR sekaligus : Tim manajemen dan keuangan dapat merekap riwayat pembayaran yang diterima dari buyer, bersama dengan pencairan yang dilakukan ke rekening bank.

Kamu bisa membuat invoice digital yang telah tersedia template-nya dan dilengkapi e-Materai dari PERURI. Paper.id juga terintegrasi dengan metode pembayaran digital yang memudahkan buyer untuk membayar invoice.

Pembayaran bisa melalui QRIS, virtual account (VA), Tokopedia, Shopee, Blibli, virtual credit card, hingga kartu kredit untuk fleksibilitas tempo pembayaran. Ini semua gratis!