Dalam sebuah perusahaan, kelancaran pembayaran membantu menjaga hubungan baik dengan supplier dan memastikan operasional bisnis berjalan tanpa hambatan. Di sinilah peran account payable staff menjadi sangat krusial dan dibutuhkan. 

Mereka tidak hanya bertanggung jawab untuk memproses dan menyelesaikan pembayaran tepat waktu, tetapi juga memverifikasi keakuratan faktur atau invoice dan mengelola jadwal pembayaran. Adapun peran lain yang menjadi tanggung jawab staf AP, apa saja? Simak penjelasan lengkapnya di bawah ini. 

Jenis-Jenis Account Payable 

Sebelum mengetahui peran account payable staff, ketahui dahulu jenis-jenis account payable yang dapat dikelompokkan berdasarkan periode atau jangka waktu utang itu sendiri. Berikut jenis-jenis utamanya:

1. Utang jangka panjang

Utang jangka panjang adalah jenis utang yang jatuh temponya lebih dari satu tahun. Utang ini sering digunakan untuk membiayai investasi besar atau pembelian aset tetap yang memerlukan waktu lama untuk dilunasi. Biasanya, utang jangka panjang mencakup:

  • Pinjaman bank
  • Obligasi
  • Hipotek
  • Utang wesel jangka panjang
  • Sewa modal 

Baca Juga: Perbedaan Account Payable dan Notes Payable dalam Bisnis

2. Utang jangka pendek

Utang jangka pendek adalah kewajiban finansial yang harus dibayar dalam waktu kurang dari satu tahun. Biasanya, utang jangka pendek digunakan untuk membiayai kebutuhan operasional sehari-hari dan kebutuhan modal kerja perusahaan. Berikut ini contoh utang jangka pendek:

  • Utang usaha kepada pemasok (supplier)
  • Pinjaman bank jangka pendek
  • Beban yang harus dibayar, seperti gaji dan pajak.

3. Utang jangka menengah

Utang jangka menengah adalah utang yang memiliki masa pelunasan antara 1 hingga 5 tahun. Jenis utang ini sering digunakan untuk pembiayaan investasi atau kebutuhan bisnis yang memerlukan waktu lebih lama untuk dikembalikan dibandingkan utang jangka pendek. Berikut ini contoh utang jangka menengah:

  • Pinjaman bank dengan tenor menengah
  • Obligasi korporasi dengan jangka waktu yang relatif pendek.

Baca Juga: Memahami OCR Invoice, Bagaimana Manfaatnya untuk Account Payable?

Tujuan Account Payable Staff

Account payable (AP) atau utang dagang dapat disebut sebagai liabilitas dalam sebuah perusahaan dan membawa dampak terhadap arus kas secara keseluruhan. AP memiliki fungsi strategis karena dapat mendukung perusahaan mencapai profit yang tinggi dan berperan dalam keberlangsungan kegiatan usaha.

Mengelola AP tentunya membutuhkan staf yang terampil. Ini karena tujuan dari peran account payable staff sendiri, sebagai berikut:

  • Mendukung perusahaan dalam mengoptimalkan transaksi dan sistem keuangan
  • Memperkuat dan mengembangkan hubungan dengan vendor dan supplier melalui pembayaran yang tepat waktu
  • Membantu dalam memperlancar dan meningkatkan proses utang dagang (account payable)
  • Menjaga integritas dan kerahasiaan dalam pelaporan keuangan

Peran Penting Account Payable Staff

Account payable staff memiliki peran utama dalam menerima, memeriksa, dan memproses invoice dari supplier. Staf AP juga bertanggung jawab dalam memproses pembayaran, seperti semua tagihan harus dibayar tepat waktu dan akurat sesuai dengan ketentuan yang telah disepakati. 

Selain itu, staf AP harus memastikan bahwa semua transaksi tercatat dengan benar dalam sistem akuntansi perusahaan. Dalam melakukan tugasnya, seorang account payable staff atau account payable officer memiliki tanggung jawab sebagai berikut:

  1. Meninjau faktur (invoice) sebelum dibayar
  2. Melakukan entry data faktur dan buku besar
  3. Melakukan rekonsiliasi kartu kredit dan rekening bank
  4. Mengelola dan memantau arus kas untuk memastikan bahwa pembayaran dilakukan tepat waktu dan sesuai anggaran.
  5. Memastikan dokumen dan arsip yang berkaitan dengan pembelian akan dianalisis dan dicek dengan baik.
  6. Mengelola hubungan dengan supplier untuk menyelesaikan masalah terkait pembayaran dan memastikan kepuasan kedua belah pihak.
  7. Melakukan pembayaran sesuai dengan metode yang telah disepakati sebelumnya, seperti: 
  • Pembayaran CAD (Cash After Delivery): Perusahaan membayar invoice atau tagihan jika barang sudah diterima oleh perusahaan.
  • Pembayaran CBD (Cash Before Delivery): Perusahaan membayar invoice atau tagihan sebelum barang diterima oleh perusahaan.
  • Pembayaran 2 (dua) tahap: Down payment (DP) adalah pembayaran awal yang dilakukan di muka saat memulai transaksi. Sedangkan, pelunasan adalah pembayaran sisa yang harus dilakukan setelah down payment.
  1. Kewajiban untuk membuat laporan pengadaan yang diberikan kepada manajer atau supervisor.

Baca Juga: Ini 7 Cara Mencegah Masalah Fraud dalam Account Payable!

Studi Kasus Account Payable 

Bagaimana perusahaan mengelola account payable untuk keberlangsungan bisnisnya bisa melihat dari perusahaan F&B unicorn, Kopi Kenangan. Sebelumnya, mereka memiliki tim finance  yang hanya berisi 8 orang dan harus mengelola lebih dari 4000 invoice dari ratusan supplier berbagai negara. 

Kini, mereka mengelola ribuan invoice dan memantau penyediaan bahan baku dengan satu sistem yang lengkap dan mudah dengan memanfaatkan supplier portal dari Paper.id. Portal ini menyediakan update status real-time dan memudahkan pemantauan status invoice, serta memfasilitasi komunikasi dengan mitra bisnis dari satu platform. 

Dengan Paper.id, kamu bisa mengotomatiskan proses account payable (AP) dengan mudah. Kamu bisa menggunakan supplier portal dari Paper.id untuk mengotomatiskan proses ini yang memberikan kemudahan sebagai berikut: 

  • Three way matching: Pengecekkan faktur (invoice), goods receipt dan PO terjadi secara digital, jadi lebih cepat dan minim error.
  • Self service dashboard: Baik kamu dan supplier memiliki dashboard sendiri untuk tukar invoice dari awal hingga akhir proses.
  • Opsi pendanaan usaha untuk kamu dan supplier: Nikmati pendanaan berbasis invoice untuk supplier dan kamu lewat tambahan tempo sampai dengan 60 hari.

Nikmati proses setup yang cepat dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnismu. Selain itu, supplier portal bisa dihubungkan ke sistem ERP yang sudah digunakan saat ini. Tunggu apalagi? Hubungi tim Paper.id untuk temukan solusi terbaik untuk bisnis yang makin efektif segera!

Pelajari Supplier Portal Paper.id
Daniel Nugraha
Latest posts by Daniel Nugraha (see all)