Rahasia Shafira Co. Hemat Biaya Puluhan Juta Rupiah dengan Paper.id

Apakah kamu pernah merasa terbebani oleh pekerjaan operasional bisnis yang masih dilakukan secara manual? Misalnya, bayangkan jika setiap invoice harus dicetak dan dikirim satu per satu, atau jika kamu harus memeriksa 100 transaksi pembayaran secara manual setiap harinya?

Itulah realita tantangan yang harus dihadapi oleh banyak bisnis, termasuk Shafira Corporation sebelum menggunakan Paper.id. Mulai dari penagihan, pencatatan, hingga memproses invoice yang secara bisnis berpengaruh terhadap banyak lini, baik secara keuangan, waktu, hingga jumlah manpower.

Yuk, kenalan dengan Shafira Corporation, cari tahu bagaimana mereka bisa menggunakan Paper.id dan menikmati manfaatnya. Simak selengkapnya di bawah!

Shafira Corporation, Merevolusi Industri Fashion Muslim Indonesia

Shafira Corporation (Shafira Co.) merupakan perusahaan retail fashion muslim yang didirikan pada tahun 1989. Perusahaan ini berdiri dengan semangat untuk mematahkan stigma bahwa pakaian yang sesuai aturan agama bersifat kuno. 

Dengan hadirnya Shafira Co., kini pakaian muslim bisa sama modern dan menariknya dengan gaya busana pada umumnya. Sejak tahun didirikannya, Shafira Co. terus berekspansi hingga mencakup pasar di seluruh Indonesia, mulai dari Sabang sampai Merauke.

Meski telah menjadi salah satu leading brand di kategori fashion muslim dengan operasional yang efektif dan efisien, Shafira Co. pun pernah menghadapi beberapa tantangan ketika memproses invoice secara manual dalam perjalanannya. 

Mengalami transisi dari manual selama perjalanan 35 tahunnya, perusahaan ini akhirnya beradaptasi dengan teknologi digital di tahun 2022. Saat ini, Shafira Co. telah membuktikan keunggulan Paper.id sebagai solusi permasalahan sistem pembayaran bisnisnya yang dulu berlangsung cukup lama.

Penasaran apa saja tantangan atau masalah yang dihadapi Shafira Co. dan bagaimana Paper.id jadi pemecah kesulitan tersebut? Simak selengkapnya di sini!

Kendala Inefisiensi Shafira Corporation, Makan Biaya Puluhan Juta!

Sebelumnya, Shafira Co. mengandalkan beberapa platform untuk mengelola transaksinya dengan buyer. Shafira Co. sendiri punya beberapa tipe buyer seperti:

1. Agen atau Reseller: mereka yang berbelanja ke Shafira, lalu dijual kembali)
2. Mitra atau Franchise: mereka yang punya toko Shafira Store dengan kepemilikan atas nama mereka), dan 
3. Retail: mereka yang membeli langsung ke toko, baik secara online ke marketplace atau secara offline ke store.

Banyaknya buyer Shafira Co. membuat pembayaran cukup kompleks. Platform yang dimiliki Shafira Co. saat itu tidak mampu memenuhi kebutuhannya. 

Baca juga: Paper.id Menjadi Jawaban Terbaik atas Tantangan Cash Flow Three Folks

1. Invoicing yang menghabiskan banyak waktu

Pemrosesan invoicing secara manual bisa menjadi beban besar bagi bisnis lho, terlebih Shafira Co. memiliki cabang toko yang tersebar di seluruh Indonesia. Bayangkan ketika volume transaksi sedang tinggi seperti momen menjelang lebaran dan harus dicek secara manual? Satu orang bisa menghabiskan waktu seharian untuk mengecek transaksi saja.

Sebagai contoh, Shafira Co. biasa mengirim satu invoice saja bisa memakan waktu hingga 2 minggu atau bahkan sebulan. Terbilang lama lantaran prosesnya melibatkan serangkaian langkah yang rumit, mulai dari input data, pencetakan, hingga memasukkan data rekening koran ke dalam sistem.

Bahkan, setelah semua itu dilakukan, masih ada kemungkinan kesalahan (human error) yang bisa saja terjadi, entah itu salah input data buyer, seperti salah alamat pengiriman, jumlah tagihan, dan sebagainya, hal inilah yang membuat proses manual proses invoice tidak selalu efisien.

Selain itu, proses manual yang masih diterapkan memaksa tim Shafira untuk memeriksa setiap transaksi secara manual. Dalam sehari, bukan tidak mungkin tim Shafira mengurus puluhan hingga ratusan invoice. Sudah pasti butuh banyak waktu, ‘kan?

2. Biaya mahal untuk proses mengurus invoice

Dalam operasional bisnis yang masih mengandalkan cara manual, tidak hanya memerlukan persiapan fisik seperti persediaan kertas, tinta printer, dan perlengkapan kantor lainnya, tetapi juga membutuhkan biaya untuk pengiriman melalui jasa ekspedisi. 

Tidak hanya itu, ada juga biaya untuk tenaga kerja yang terlibat dalam proses ini, mulai dari menginput data hingga mencetak dan mengirimkan invoice ke buyer. Semua biaya ini secara keseluruhan bisa menjadi beban finansial yang besar bagi sebuah perusahaan.

Hal ini juga dialami oleh Shafira Co., sebelum menggunakan Paper.id, diperlukan hingga 10 orang atau manpower untuk menangani proses invoicing, termasuk untuk pengecekan atau pemantauan invoice, memastikan jika transaksi sudah dilakukan dengan benar dan sesuai.

Bayangkan, jika kesepuluh pegawai Shafira tersebut dibayar sesuai Upah Minimum Regional (UMR) Jawa Barat (Bandung), berapa biaya yang harus dikeluarkan per bulan hanya untuk pemrosesan invoice? Ini adalah pertanyaan penting yang perlu dipertimbangkan, lho.

Misalnya, kini besaran UMK untuk Kota Bandung 2024 berada di Rp4.209.309. Maka biaya perbulannya paling tidak: Rp 4.209.309 x 10 = Rp 42.093.090. Tentu, biaya ini sangat besar dan bisa menjadi beban keuangan bagi Shafira Co.

Baca juga: Cerita Ciakpo Kitchen: Bisnis Kuliner Tradisional, Sukses dengan Strategi Modern

Paper.id Menjadi Solusi Penagihan Bagi Shafira Corporation

Shafira Corporation sudah menggunakan Paper.id sejak tahun 2022 lalu, dan manfaat yang mereka rasakan sangat luar biasa. Bagaimana tidak, produk Paper.id yang mereka gunakan sudah membantu mereka menyederhanakan proses operasional bisnis secara signifikan, terutama dalam hal penagihan invoice ke buyer.

Lantas, apa saja yang membuat Shafira akhirnya memilih menggunakan Paper.id dan apa saja manfaat yang sudah mereka rasakan? Penasaran? Yuk, simak selengkapnya di bawah!

1. Satu platform untuk semua urusan

Pertimbangan utama Shafira Co. menggunakan Paper.id adalah karena kebutuhan mereka untuk menyederhanakan segala sesuatunya. Mereka ingin membuat proses bisnis mereka lebih sederhana dan efisien, dan Paper.id bisa menjawab itu semua.

Terbukti, satu hal yang menarik adalah bagaimana Shafira Co. melihat perbedaan ketika menggunakan Paper.id jika dibandingkan dengan penggunaan berbagai tools atau platform lain yang mereka gunakan sebelumnya.

Biasanya, untuk satu tugas atau satu proses, mereka harus menggunakan beberapa tools atau platform yang berbeda. Apalagi, beberapa tools yang digunakan dikenakan biaya berlangganan yang tentunya sangat menguras biaya yang ada.

Namun, dengan Paper.id, semuanya menjadi lebih mudah dan pengeluaran biaya bisa ditekan hanya untuk satu platform saja untuk melakukan berbagai tugas, mulai dari pembuatan invoice hingga pelacakan status pembayaran.

Tidak hanya menyederhanakan proses internal, Paper.id juga memberikan kemudahan bagi buyer Shafira dengan menyediakan berbagai alternatif metode pembayaran, mulai dari transfer bank, kartu kredit, E-Wallet, QRIS, Virtual Account, hingga marketplace.

Tentu dengan adanya berbagai metode pembayaran, buyer akan senang karena bisa membayar dengan metode yang mereka pilih. Bagi Shafira Co. juga, kemudahan ini juga membawa dampak positif lantaran tidak perlu repot-repot harus menyediakan satu per satu.
Terakhir, pihak Shafira Co. juga menyampaikan bahwa dengan Paper.id, mereka bisa langsung terima pembayaran dari buyer secara real time dan lebih praktis dalam hal mencocokan data transaksi karena adanya fitur rekonsiliasi otomatis.

2. Waktu pemrosesan invoice lebih irit

Secara manual, Shafira Co. membutuhkan waktu yang cukup lama, yakni dua minggu hingga sebulan untuk mengirim invoice ke buyer. Pasalnya, harus melalui serangkaian proses yang rumit, dari input data hingga pengiriman lewat kurir ke buyer. Belum lagi jika adanya kesalahan atau keterlambatan dalam prosesnya, invoice mungkin akan sampai lebih dari waktu yang ditentukan, bahkan bisa saja tidak sampai ke tangan buyer.

Namun, ketika beralih ke Paper.id, pihak Shafira Co. mengaku perbedaannya sangat mencolok. Dengan fitur utamanya yang berfokus pada invoicing, Shafira Co. bisa mengirim invoice secara langsung kepada buyer, baik lewat WhatsApp, Email, maupun SMS.

Yang menarik menurut mereka, pengiriman invoice bisa dilakukan secara real time dan bahkan bisa sesuai dengan permintaan langsung dari buyer, tanpa perlu bulking di hari-hari tertentu seperti yang dilakukan Shafira Co. dulu lakukan dua minggu sekali atau sebulan sekali.

3. Pengeluaran invoicing jauh lebih hemat

Dengan beralih menggunakan Paper.id, pihak Shafira Co. biaya-biaya yang dibutuhkan untuk memproses invoice secara manual bisa dikurangi secara drastis. Yup, pasalnya penggunaan Paper.id tidak memerlukan pengadaan perlengkapan fisik seperti kertas, tinta, atau perangkat cetak. 

Lebih lanjut lagi, pengiriman invoice juga bisa dilakukan secara elektronik, hal ini menghilangkan kebutuhan akan jasa ekspedisi dan mengurangi biaya pengiriman secara signifikan. 

Tidak hanya itu, karena prosesnya lebih efisien, jumlah tenaga kerja yang diperlukan untuk melakukan pemrosesan invoice juga dapat dikurangi. Sebelumnya, diperlukan hingga 10 manpower, tetapi setelah menggunakan Paper.id, dibutuhkan hanya 3-4 manpower saja.

Dengan demikian, dengan menggunakan Paper.id dan mengurangi jumlah karyawan yang diperlukan menjadi hanya 3 orang, Shafira Co. bisa menghemat hingga Rp 29.465.163 dari pengeluaran gaji karyawan sebelumnya. 

Eits, itu baru mengurangi manpower, bagaimana jika dihitung juga dengan menghilangkan perlengkapan fisik seperti kertas, tinta, atau perangkat cetak. Jadi akan lebih murah, ‘kan?

4. Buyer lebih cepat membayar

Kamu pasti sepakat bahwa kecepatan dan ketepatan pembayaran tagihan dari buyer menjadi hal yang krusial dalam menjaga kesehatan cash flow suatu bisnis. Tidak terkecuali bagi Shafira Co., dengan menggunakan Paper.id, buyer menjadi lebih sadar terhadap kewajiban mereka dalam membayar invoice.

Dengan mendapatkan akses cepat dan mudah terhadap tagihan mereka, pelanggan menjadi lebih terdorong untuk membayar tepat waktu. Hasilnya? Rata-rata, proses penagihan bisa diselesaikan tepat pada waktunya.

Meskipun tidak bisa dihindari bahwa sebagian kecil buyer Shafira 10%-15% dari mereka masih menunda pembayaran, namun dengan kecepatan dan kemudahan yang ditawarkan oleh Paper.id, peluang untuk mempercepat proses pembayaran semakin besar.

Baca juga: Cerita Tanaka Graha: Buktikan Bisnis Melejit Pada Kesempatan yang Sulit

Itu dia tantangan atau masalah yang dihadapi Shafira Co. dan bagaimana Paper.id bisa menjadi solusi untuk itu. Sesuai apa yang disampaikan oleh pihak Shafira Co. bahwa betapa pentingnya agile dan adaptif dalam menghadapi perubahan.

Hal tersebut yang diterapkan oleh Shafira Co., bagaimana mereka bisa survive dari awal melakukan proses invoicing secara manual hingga kini bisa mendapatkan segudang manfaat dengan menggunakan aplikasi invoice seperti Paper.id.

Pada akhirnya, penting untuk fokus pada kebutuhan pasar atau buyer, dan siap untuk bertransformasi sesuai dengan dinamika yang ada. Dengan sikap yang adaptif dan kesiapan untuk berinovasi, kamu bisa membangun fondasi yang kuat untuk kesuksesan bisnis mereka di masa depan.

Bagaimana, menarik bukan bagaimana Shafira Co. bisa memanfaatkan Paper.id untuk efisiensi operasional bisnis mereka? Untuk itu, yuk sukses bersama Shafira Co. dengan cara daftarkan bisnis kamu sekarang juga di Paper.id dan rasakan semua manfaatnya dengan cara klik di bawah ini!