Dalam proses pengadaan barang atau jasa, purchase requisition (PR) merupakan salah satu dokumen yang diperlukan. Tanpa PR, proses pengadaan akan tersendat karena, dokumen tersebut menjadi sumber informasi mengenai barang atau jasa yang diperlukan.

Untuk itu, kita akan mencari tahu lebih dalam mengenai PR dalam artikel ini. Selain itu, kita juga akan melihat perbedaan antara Purchase Requisition dan Purchase Order karena, masih banyak yang belum tahu akan perbedaan keduanya.

Defisini dan Cara Membuat Purchase Requisition

PR adalah sebuah dokumen yang berisi permintaan pembelian yang diajukan oleh siapa saja untuk pengadaan barang atau jasa. Dokumen ini akan diteruskan kepada departemen atau divisi purchasing agar dilakukan proses penyediaan barang atau jasa yang dibutuhkan.

Baca juga: Bisakah mengirimkan sales order dan purchase order dari smartphone?

Proses pembuatannya diawali dari departemen atau divisi yang membutuhkan barang atau jasa. Berikut hal-hal yang harus ada dalam dokumen PR:

  1. Divisi atau departemen yang membutuhkan
  2. Barang atau jasa yang dibutuhkan
  3. Jumlah barang atau jasa yang dibutuhkan
  4. Estimasi harga
  5. Nama vendor yang menyediakannya

Setelah itu, dokumen tersebut akan diteruskan kepada Departemen keuangan atau Finance Division untuk ditinjau. Proses peninjauan membutuhkan waktu yang berbeda-beda tergantung akan tingkat kepentingan barang atau jasa tersebut.

Baca juga: Contoh purchase order dan apa sih perbedaannya dengan invoice?

Jika disetujui, divisi keuangan akan meneruskannya kepada Departemen pengadaan atau procurement division untuk diproses. Mereka akan membuat purchase order sebagai dokumen pesanan pembelian kepada vendor yang dituju.

Perbedaan Purchase Requisiton dan Purchase Order

Baik Purchase Requistion maupun Purchase Order sama-sama berperan penting dalam penyediaan barang dan jasa, tapi keduanya memiliki fungsi yang berbeda. PR masih belum bersifat pasti karena akan ditinjau kembali oleh departemen keuangan dan pengadaan sedangkan PO sudah disetujui dan diteruskan kepada vendor.

Karena itu, isi PR masih bisa berubah sesuai dengan pertimbangan dari perusahaan. Selain itu, PR bisa diajukan oleh banyak pihak dalam perusahaan. Sedangkan PO hanya bisa diajukan oleh departemen pengadaan kepada vendor.

Dengan mengetahui perbedaan tersebut, hal ini dapat membantu proses transparansi dan meningkatkan efisiensi dalam perusahaan. Kinerja perusahaan akan menjadi lebih mudah dan lancar berkat adanya kedua dokumen tersebut.

Mengapa purchase requisition penting bagi bisnis Anda?

Penyediaan barang dan jasa membutuhkan PR sebagai dokumen penting untuk membantu pengadaan agar berjalan lancar dan menghindari sejumlah masalah yang bisa terjadi. Perannya sangat signifikan karena memberikan sejumlah manfaat seperti,

  1. Inisiator penyediaan barang/jasa
    PR memberikan informasi kepada departemen pengadaan akan kebutuhan barang atau jasa yang dibutuhkan oleh suatu departemen dalam perusahaan. Tanpa dokumen tersebut, pengadaan tidak akan berjalan.
  2. Menghindari kecurangan
    Tanpa PR, bisa terjadi kecurangan yang dimanfaatkan oleh divisi tertentu dalam perusahaan untuk melakukan dark purchasing atau pembelian palsu. Karena itu, PR menjadi dokumen penting untuk mengontrol pembelian dalam sebuah perusahaan. Departemen keuangan dan pengadaan dapat mengetahui kebutuhan perusahaan sekaligus memantaunya karena, dokumen tersebut akan melalui beberapa pihak untuk proses persetujuan. Walhasil, resiko kecurangan akan berkurang.
  3. Melindungi aset perusahaan
    PR membantu perusahaan dalam mengecek dan mengetahui barang yang dimiliki serta akan menjadi aset dari perusahaan. Dengan begitu, pihak perusahaan akan tahu pasti mengenai jumlah aset yang mereka miliki.
  4. Mempermudah proses pengadaan
    Dengan PR, proses pengadaan dapat berjalan lebih cepat karena, departemen pengadaan bisa langsung memesan barang sesuai dengan permintaan melalui vendor yang dituju. Hal ini berarti akan menghemat waktu lebih banyak serta meningkatkan efisiensi kinerja perusahaan dalam pengadaan.

Setiap perusahaan baik kecil maupun besar perlu menerapkan pengadaan dengan prosedur yang ada agar teratur dan dapat dilacak dengan mudah. Seringkali, banyak unit usaha kecil dan menengah yang masih mengacuhkan hal tersebut.

Karena itu, mereka kerap menghadapi masalah-masalah pengadaan seperti masalah kecurangan, dokumentasi yang buruk, dan pembengkakkan anggaran. Untuk mempermudah langkah, Anda bisa menggunakan Paper.id.

Dilengkapi dengan fitur-fitur dokumen yang dibutuhkan, Anda bisa membuatnya dimana saja dan kapan saja. Selain itu, semuanya telah terintegrasi dengan invoice dan pembukuan. Kerja jadi lebih mudah dan hati tenang karena Anda bisa memantau barang Anda kapanpun yang Anda mau!

Daftar Gratis

 

Daniel Nugraha
Latest posts by Daniel Nugraha (see all)