Dalam urusan penagihan, Field Collection (FC) menjadi salah satu bagian penting yang berperan besar dengan mendatangi para debitur. Dengan begitu, debitur dapat melunasi hutangnya dan kreditur bisa mendapatkan bayaran.

Petugas FC biasanya melakukan serangkaian kewajiban mulai dari menagih debitur, mengirimkan surat peringatan (SP) kepada konsumen yang membandel, dan lainnya. Biasanya, pekerjaan ini kerap dibutuhkan oleh beberapa jenis perusahaan yang berhubungan dengan penagihan seperti perusahaan fast moving consumer goods (FMCG), distributor, dan sebagainya.

Keberadaan petugas FC dipercaya dapat membuat debitur membayar hutang. Namun, masalah lainnya yang dihadapi oleh perusahaan ketika mereka mempekerjakan petugas field collection. Hal itu berkaitan dengan masalah fraud dan juga masalah penagihan yang kadang tidak berhasil.

Baca juga: Peran vital collection officer dalam penagihan

Tugas-tugas field collection dalam menagih

Secara umum, field collection juga sama dengan desk collection. Keduanya memiliki kewajiban untuk menagih debitur. Namun, desk collection bergerak dari balik meja dengan menelpon pelanggan yang belum membayar. Bedanya, field collection mendatangi tempat debitur. Jika ada grosir/retailer yang tidak bisa melunasi pembayaran dalam jangka waktu tertentu, maka mereka akan didatangi petugas FC.

Biasanya, petugas FC memiliki rentang waktu yang berbeda dalam menangani debitur yang membandel. Ada yang 1-30 hari, bahkan ada yang 31-90 hari. Mereka akan bergerak sebelum akhir bulan, dimana setiap perusahaan akan melakukan closing.

Meski demikian, field collection tidak bisa dilakukan dengan sembarangan. Mereka memiliki SOP tersendiri agar dapat melakukan penagihan yang efektif tanpa merusak hubungan antara grosir/retailer dengan distributor.

Tentunya, mereka memiliki cara tersendiri agar penagihan bisa berjalan dengan sukses. Biasanya, mereka akan memberikan iming-iming berupa diskon atau barang dengan kualitas yang baik. Dengan begitu, debitur bisa segera melunasinya.

Baca juga: 5 solusi invoice dispute untuk penagihan piutang tanpa masalah

Kesulitan-kesulitan yang dihadapi oleh petugas field collector

Bisa dibilang, field collection bukan merupakan sebuah tugas yang mudah. Ketika berada di lapangan, field collector bisa menghadapi berbagai macam masalah, seperti retailer/grosir tidak dapat membayar karena masalah finansial, barang yang ada belum terjual, atau bahkan mereka terlanjur menggunakan uang hasil penjualan untuk distributor yang lain.

Ketika menghadapi alasan-alasan tersebut, field collector berada dalam posisi yang sulit. Di satu sisi, mereka memiliki kewajiban untuk menagih pembayaran agar lunas. Di sisi lain, mereka tidak bisa memaksa pelanggan mereka untuk membayar, karena bisa merusak hubungan yang berujung pada hilangnya pelanggan.

Untuk itu, masalah ini bisa membuat arus kas usaha Anda akan macet. Anda akan kesulitan dalam melakukan re-stock barang untuk dijual lagi kepada pelanggan Anda yang lain. Masalah akan bertambah buruk ketika pelanggan Anda tidak dapat membayar dan berujung kepada piutang tak tertagih. Untuk masalah ini, Paper.id memiliki solusi terbaru untuk meminimalisir resiko piutang yang tidak dapat dibayar. Kami dapat mempersingkat DSO (days sales outstanding) dari 45 hari menjadi 30 hari dan memberikan jaminan arus kas Anda 100% lancar. Klik disini untuk menjadwalkan konsultasi untuk mendapatkan jawabannya.

Permasalahan perusahaan dengan field collector

Selain field collection, perusahaan juga memiliki masalah lainnya, fraud. Ketika berada di lapangan, perusahaan tidak tahu akan apa yang dilakukan oleh para field collector. Yang kerap terjadi, mereka bisa membawa lari uang yang telah dibayarkan oleh konsumen dan memalsukan laporan penagihan.

Tentunya, hal ini memberikan kerugian yang besar karena tidak adanya transparansi. Selain itu, hubungan antara perusahaan dan konsumen juga bisa memburuk, karena mereka tidak tahu jika pelanggan mereka telah membayar hutang mereka.

Untuk itu, perusahaan perlu memberlakukan sistem yang baik agar para collector bisa bekerja dengan baik dan sesuai dengan SOP yang ada. Hal ini dinilai dapat mengurangi resiko fraud yang terjadi, padahal tidak pada kenyataannya.

paperblog
Latest posts by paperblog (see all)