Dalam proses procurement, permintaan barang membutuhkan surat yang dinamakan surat inquiry. Surat ini berguna untuk mengirimkan permintaan kepada supplier mengenai barang, jasa, dan hal lainnya yang bersifat resmi.

Surat tersebut dibuat berdasarkan informasi yang muncul dari berbagai sumber mulai dari koran, majalah, relasi, dan sumber lainnya dan berisi pernyataan untuk membeli barang sekaligus permintaan lainnya yang disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.

Dengan mengirimkan surat permintaan, kita bisa mengetahui penawaran yang diberikan oleh supplier mengenai harga barang yang ada. Jika cocok, proses pembelian akan terjadi sesuai dengan surat permintaan yang telah dibuat.

Baca juga: Just in time, sistem produksi tepat waktu untuk bisnis tertentu

Apa itu surat inquiry?

Surat inquiry merupakan sebuah dokumen yang digunakan untuk membantu seseorang dalam menanyakan hal-hal yang berkaitan dengan permintaan barang dan harga. Isi surat harus dibuat sejelas mungkin agar membantu supplier memahami isi surat dan bisa memberikan jawaban sesuai dengan permintaan perusahaan.

Divisi purchasing akan mengirimkan surat kepada supplier setelah menentukan barang yang dibutuhkan. Biasanya, hal ini terjadi saat mencari supplier. Setelah mendapatkan beberapa supplier, mereka akan mengirimkan surat berisi permohonan permintaan informasi harga dan spesifikasi produk agar membantu perusahaan dalam menentukan barang yang diminta.

Bagaimana membuat surat inquiry

Untuk membuat sebuah surat inquiry. Ada beberapa hal yang harus disertakan didalamnya. Pertama, buatlah kalimat pembuka dengan menjelaskan mengenai profil perusahaan Anda secara singkat. Anda bisa menceritakan mengenai bidang perusahaan Anda sekaligus produk yang dijual.

Setelah itu, tulislah mengenai darimana Anda mendapatkan informasi mengenai supplier, sumber informasi serta tujuan utama Anda untuk meminta daftar harga mengenai barang-barang yang disediakan oleh pihak supplier.

Kalimat terakhir biasanya berisi tentang kalimat ucapan terima kasih dan permintaan akan balasan surat yang ada. Selain itu, Anda bisa menyelipkan kontak Anda dan meminta kepada pihak pemasok untuk memberikan nomor yang bisa dihubungi untuk melanjutkan pembicaraan mengenai permintaan barang. Biasanya, surat inquiry dibuat oleh pihak purchasing kepada supplier yang menjual barang-barang yang dibutuhkan oleh perusahaan.

Baca juga: Pentingnya membuat penyesuaian barang dagang untuk bisnis Anda

Langkah-langkah dalam mengirimkan surat inquiry

Setelah mengetahui cara-cara untuk membuatnya, hal selanjutnya yang harus Anda ketahui adalah langkah-langkah dalam mengirimkan surat tersebut. Proses pengiriman tidak hanya seputar mengirimkan surat saja karena, perusahaan perlu melakukan pemantauan mengenai surat tersebut. Berikut langkah-langkah dalam mengirimkan surat tersebut:

  1. Pihak purchasing mendapatkan informasi seputar supplier dari sumber-sumber tertentu.
  2. Jika dirasa pas, pihak purchasing akan membuat surat mengenai permintaan daftar harga barang dan informasi lainnya kepada pihak pemasok barang.
  3. Setelah itu, surat akan dikirim dan pihak purchasing akan melakukan follow up terkait hal tersebut.

Seiring dengan perkembangan zaman, pengiriman surat inquiry kini bisa dikirim via email secara langsung. Pengiriman via email bersifat formal dan mempercepat proses procurement agar lebih efisien dan praktis.

Contoh surat inquiry

Berikut contoh surat dengan bagian-bagian yang ada sesuai dengan penjelasan yang telah diberikan diatas.

contoh surat inquiry
Contoh surat inquiry

Dengan mengetahui langkah-langkah serta cara membuatnya, Anda bisa dengan mudah membuat surat inquiry kepada supplier dengan mudah.

google_play_customer_io
Daniel Nugraha
Latest posts by Daniel Nugraha (see all)