Istilah quotation dan invoice tentu sudah umum di dunia bisnis. Meskipun keduanya adalah istilah terpisah, tetapi kedua dokumen tersebut sangat penting diketahui untuk kesuksesan finansial suatu bisnis.

Quotation atau surat penawaran merupakan dokumen yang memberikan harga pasti untuk suatu pekerjaan. Harga tersebut adalah harga tetap yang merinci seluruh biaya, waktu, ruang lingkup, dan detail lain yang diperlukan untuk ditagih di kemudian hari.

Sementara itu, invoice atau faktur merupakan daftar rinci dari layanan yang diberikan atau produk yang diberikan kepada pembeli. Faktur adalah permintaan pembayaran yang dikeluarkan setelah penjualan dan memberikan mereka metode untuk membayar layanan/produk yang mereka terima.

Berikut penjelasan mengenai penjelasan antara quotation dan invoice, serta kapan keduanya digunakan di dunia bisnis. Simak di bawah ini!

Baca juga: Invoice vs. Kwitansi: Penting Diketahui di Dunia Bisnis

Perbedaan Quotation dan Invoice

Quotation dan invoice memang dua item terpisah, keduanya merupakan dokumen yang digunakan untuk memastikan bisnis mendapat bayaran. Perbedaan besar antara quotation vs. faktur adalah waktu. Quotation keluar sebelum pekerjaan selesai, dan invoice datang setelahnya. 

Agar memahami perbedaan quotation dan invoice, berikut penjelasan ringkasnya:

  • Quotation diberikan sebelum pekerjaan apapun dimulai, sementara invoice diberikan setelah pekerjaan selesai.
  • Quotation memuat harga barang atau jasa yang ditawarkan kepada pembeli, sementara invoice berisi surat permintaan untuk melakukan pembayaran.
  • Quotation memberikan calon pembeli angka pasti untuk pembiayaan, sementara invoice untuk menagih pembeli atau meminta pembayaran.

Baca juga: Mengenal Invoice Penagihan atau Penjualan Untuk Bisnis

Kapan Quotation dan Invoice Digunakan?

Quotation digunakan sebagai pengajuan atau penawaran harga atas produk atau jasa yang diberikan suatu perusahaaan. Dengan demikian, quotation diberikan atau diterima dalam bentuk dokumen yang isinya memuat sejumlah informasi mengenai produk atau jasa.

Perusahaan terlebih dahulu akan mengeluarkan quotation ketika pihak ketiga menghubunginya dengan permintaan barang atau jasa tertentu. Tujuannya adalah untuk memberitahu pembeli tentang biaya dan opsi pembayaran yang tersedia. Pembeli kemudian memiliki opsi untuk menerima, menolak, atau mengubah penawaran yang dinyatakan dalam penawaran.

Quotation akan ditandatangani oleh pihak pembeli dan mengirimnya kembali kepada perusahaan setelah kedua belah pihak sudah sepakat. Hal ini menandakan bahwa pembeli sudah setuju dengan isi quotation.

Sementara itu, invoice digunakan untuk menagih pembayaran invoice kepada pembeli atas transaksi yang sudah disepakati. Oleh karena itu, faktur ini memuat rincian waktu dan catatan transaksi yang terjadi. Nah, kamu bisa langsung mencoba untuk membuat invoice lewat demo produk di bawah ini!

Coba Kemudahan Dalam Buat Invoice Digital Sekarang!

Buat Invoice Hanya 5 Menit, Gratis Selamanya!

powered by Advanced iFrame. Get the Pro version on CodeCanyon.

Klik tombol di bawah untuk melanjutkan demo produk ini

Baca juga: Pentingnya Quotation dalam Kesuksesan Penjualan B2B

Peran Quotation dan Invoice dalam Procurement

Quotation dan invoice sama-sama berperan penting dalam procurement. Pasalnya, kedua dokumen tersebut tentu akan digunakan ketika proses procurement perusahaan agar berjalan lancar.

perusahaan akan mengajukan permintaan mengenai suatu barang. Setelah itu, mereka akan mencari supplier atau pemasok yang tepat untuk mereka. Dalam proses ini, mereka akan mencari pemasok dengan harga serta penawaran yang pas.

Setelah menemukan pemasok yang pas, mereka akan mengajukan permintaan mengenai sebuah barang. Disinilah, pihak pemasok akan memberikan quotation yang berisi jenis dan jumlah barang, harga satuan dari setiap barang dan jumlah harga dari barang yang diberikan.

Pada proses ini, harga masih bisa berubah tergantung penawaran yang diminta oleh perusahaan sebagai pembeli. Setelah harga disetujui, maka proses pemesanan akan terjadi. Pihak pemasok akan memasok barang yang diminta.

Setelah barang diterima, pihak penerima akan melakukan pengecekan pada barang tersebut. Biasanya, mereka akan mengecek kondisi barang dan kuantitas barang. Jika sesuai dengan permintaan, maka pihak penerima akan membuatkan invoice kepada pemasok.

Perusahaan yang menerimanya akan membayar barang sesuai dengan tagihan yang telah dibuat. Setelah itu, pihak pemasok akan memberikan dokumen pembelian seperti kwitansi yang berisi mengenai pembayaran barang yang telah usai.

Baca juga: Perbedaan Proforma Invoice dan Invoice Serta Fungsinya Dalam Jual Beli

Alur diatas merupakan alur procurement yang umum terjadi. Namun, masalah yang sering ditemui adalah proses pemberian dokumen yang ribet dan seringkali hilang atau rusak karena kelalaian atau disimpan sembarangan.

Untuk mengatasi ini, kamu bisa menggunakan Paper.id! Dapatkan kemudahan membuat dan mencatat tagihan atas barang dan jasa yang dikirim kepada pembeli lewat PC/handphone kamu! 

Menurut Accenture, ketika perusahaan memanfaatkan alat dan aplikasi PA (Process Automation) seperti Paper.id, maka keuntungan produktivitas (Productivity Gain) akan meningkat sekitar 40 – 60% dan akan mengurangi kesalahan Human Error hingga 100%.

Nah, tunggu apalagi? Ayo daftarkan segera perusahaan kamu dan nikmati juga fitur terbaik lainnya yang tersedia di Paper.id. Nggak perlu khawatir, seluruh fiturnya tanpa dipungut biaya apapun alias GRATIS! Tertarik? Klik tombol di bawah ini!

Daftar Sekarang
Invoice Penjualan
Muhamad Dika Wahyudi
Latest posts by Muhamad Dika Wahyudi (see all)