4 Tips Payment Collections Agar Piutang Usaha Terbayar Tepat Waktu

Semua perusahaan di muka bumi ini berharap agar proses payment collection dapat berjalan dengan lancar. Dengan begitu, tidak perlu lagi repot-repot untuk menelpon atau mendatangi pelanggan atau supplier untuk membayar.

Sayangnya, hal itu hanya terjadi dalam cerita dongeng saja. 1 dari 3 perusahaan di Amerika mengalami masalah arus kas yang tidak lancar, karena masalah pengelolaan piutang usaha menurut Quickbooks. Seringkali, masalah yang terjadi adalah, piutang telat dibayar atau bahkan tidak terbayar sama sekali karena masalah finansial yang dialami oleh suplier atau pelanggan Anda.

Sudah pasti, hal ini bisa membuat Anda pusing tujuh keliling. Belum lagi, Anda kehilangan keuntungan yang besar. Semakin banyak piutang tidak tertagih, maka beban perusahaan akan semakin besar. Anda akan kesulitan membayar gaji karyawan, tidak memiliki biaya operasional yang cukup dan tidak dapat membayar vendor.

Untuk mengatasi masalah ini, Anda harus memiliki manajemen piutang usaha yang baik. Dengan begitu, proses collections berjalan dengan baik. Berikut tips-tips yang dapat Anda lakukan untuk meminimalisir resiko terjadinya piutang tak tertagih.

Baca juga: Ingin melakukan penghapusan piutang? simak syarat-syaratnya disini! 

Lakukan payment collections secara aktif dan sopan

Salah satu cara klasik yang sering ditempuh adalah dengan menerapkan payment collection secara aktif tapi tetap sopan. Hal ini bisa dilakukan dengan melakukan payment collections secara berkala, namun tidak berlebihan agar hubungan Anda dengan pelanggan atau suplier tetap terjaga.

Langkah pertama, Anda bisa mendata berapa jumlah piutang usaha yang ada miliki dalam sebuah periode. Setelah itu, isilah informasi mengenai jatuh tempo pembayaran dan jumlah piutang usaha yang harus dibayar.

Setelah itu, cek piutang usaha yang jatuh temponya akan berakhir dalam waktu dekat. Sebagai contoh, jika ada piutang usaha yang akan jatuh tempo 7 hari lagi, maka Anda bisa segera mengingatkannya langsung dengan menelpon atau mengirimkan email.

Pastikan juga invoice yang Anda kirimkan memiliki informasi yang jelas. Jika tidak, pembayaran tidak akan diproses. Untuk mengatasinya, Anda bisa mengirimkan invoice secara digital dengan Paper.id. Proses pembuatan secara digital yang hanya memakan waktu satu menit serta dapat dikirimkan melalui Whatsapp dapat mempercepat proses. Dengan begitu, invoice 3x lebih cepat terbayar! Untuk menggunakannya, silakan daftarkan diri Anda disini secara gratis!

Bagaimana dengan piutang usaha yang sudah lewat jatuh tempo? Tetap tenang dan kontak klien Anda dengan sopan. Anda bisa memberikan informasi terkait kebijakan pembayaran jika invoice telat dibayar. Pembicaraan terbuka dengan klien dapat memberikan pengertian dengan baik sekaligus, membina hubungan baik dengan klien.

Tawarkan diskon untuk pembayaran lebih awal

Anda dapat memberikan diskon kepada klien jika mereka melakukan pembayaran sebelum jatuh tempo. Sebagai contoh, diskon 2/10 dan net/30 merupakan contoh diskon 2% yang akan diberikan kepada klien jika mereka bisa membayar invoice dalam waktu 10 hari.

Secara umum, pemberian diskon diberikan berdasarkan tipe industri. Jika usaha Anda bergerak di industri dengan tingkat margin yang ketat, maka diskon 2% bernilai besar. Diskon menjadi solusi terbaik yang dapat mendorong klien Anda membayar invoice jauh sebelum jatuh tempo.

Sebelum memberikan diskon, Anda perlu melakukan konsultasi dengan bagian keuangan atau ahli keuangan. Dengan begitu, Anda bisa menerapkan rencana yang tepat dengan nilai diskon yang menggiurkan untuk klien.

Klien telat bayar karena keuangannya bermasalah? Ajukan pembayaran berjangka

Terkadang, klien yang tidak dapat membayar piutang usaha tepat waktu bisa disebabkan banyak hal, salah satunya masalah keuangan. Hal ini umum dialami oleh banyak usaha terutama disaat pandemi, dimana mereka kesulitan dalam mengatur keuangan.

Untuk itu, Anda bisa berbicara dengan klien Anda dan memberikan rencana pembayaran secara berjangka. Dengan begitu, klien Anda akan tetap bisa membayar sekaligus membangun loyalitas yang baik untuk masa depan.

Baca juga: Pentingnya manajemen piutang yang rapi agar kas perusahaan tetap aman

Lakukan diversifikasi terhadap klien Anda

Sebagai pelaku usaha, Anda menghadapi banyak klien dari level kecil, menengah hingga besar. Tingkatan bisnis tersebut juga turut mempengaruhi jangka waktu pembayaran. Jika menghadapi perusahaan berskala besar, jangka waktu pembayaran bisa memakan waktu 90 atau bahkan 120 hari.

Agar arus kas perusahaan Anda tetap sehat, pastikan agar Anda melakukan diversifikasi terhadap klien Anda. Kami tidak melarang Anda bekerjasama dengan perusahaan besar, karena hal ini tentunya berefek baik terhadap perkembangan perusahaan Anda.

Namun, alangkah baiknya jika klien Anda ada beragam. Tidak hanya dari perusahaan besar tapi juga dari UMKM. Dengan begitu, arus kas Anda akan tetap terjaga sembari menunggu pelunasan invoice dari klien perusahaan besar.

Kesimpulan

Proses collections terkadang memang melelahkan. Apalagi, jika Anda harus menagih banyak piutang dalam waktu bersamaan. Proses manual tentu akan memakan waktu lama. Paper.id dapat membantu Anda dalam payment collection secara cepat dan meminimalisir resiko piutang usaha tidak terbayar. Dengan begitu, pemasukan usaha berjalan lancar dan Anda tidak perlu membuang budget besar. Kontak kami untuk merasakan kemudahan dalam payment collections hanya dari balik meja computer Anda!