Strategi efektif dalam menentukan termin pembayaran yang tepat dalam transaksi bisnis.

Termin Pembayaran –  Para pelaku usaha sering sekali berurusan dengan dokumen invoice karena banyaknya transaksi yang dimiliki. Tentunya pembuatan serta pengiriman invoice haruslah benar agar tidak terjadi kesalahan dalam penulisan serta pengiriman yang  lama khususnya untuk transaksi bisnis, yang berdampak pada cash flow. 

Dalam bisnis B2B, tempo/termin pembayaran dibutuhkan untuk menentukan jangka waktu dan metode pembayaran yang digunakan. Hal ini sudah merupakan kebiasan yang wajar sekaligus penting dilakukan karena transaksi B2B kebanyakan dalam jumlah besar dan jangka waktu panjang.

Dengan kesepakatan tempo/termin pembayaran yang jelas, kedua belah pihak dapat memperoleh manfaat yang sama dan memudahkan pengelolaan kas dalam bisnis.

Quickbooks dalam penelitiannya memaparkan bahwa pada tahun 2019 pebisnis memiliki rata-rata piutang $78.355 di Amerika Serikat, yang mana ini cukup besar di negara tersebut. Tentunya ini dipengaruhi dalam pembuatan serta pengiriman invoice invoice yang membuat pelanggan membayar secara tepat waktu. 

Untuk memastikan pelanggan membayar tepat waktu, Anda harus memperhatikan dengan detail tentang termin pembayaran yang ada di dalam invoice secara detail. Berikut ini penjelasan terkait termin atau tempo pembayaran dan bagaimana strategi efektif dalam menentukan termin pembayaran dalam invoice?

Baca Juga: Cara Menjaga Arus Kas Dengan Memperpanjang Termin Pembayaran

Apa itu Termin Pembayaran dalam Invoice? 

Termin pembayaran sendiri merupakan istilah yang merujuk pada pembayaran yang dilakukan setelah kesepakatan bersama telah terjadi. Dalam termin pembayaran sendiri harus menjelaskan kapan pembayaran dilakukan dan bagaimana caranya. 

Termin sendiri biasanya telah disertakan dalam dokumen invoice yang dibuat oleh penjual dan dikirim kepada pembeli. 

Tentunya adanya termin pembayaran dalam invoice diharapkan dapat membuat transparansi dalam pembayaran serta dibayar lebih cepat, hal ini disebabkan pelanggan telah memahami bagaimana proses penagihan serta pembayaran Anda. 

Baca Juga: 4 Hal Yang Perlu Diperhatikan Supplier Saat Memberikan Perpanjangan Tempo Pembayaran

Mayoritas Jenis Termin Pembayaran Dalam Bisnis 

Dalam pembuatannya, Termin sendiri memiliki standar dan yang sering digunakan oleh bisnis. Berikut ini beberapa Termin pembayaran yang sering dibuat oleh pebisnis menurut QuickBooks:

• PIA: Payment in advance, merupakan metode pembayaran yang sering digunakan untuk transaksi internasional. Ini artinya pembayaran di muka oleh pemesan barang (importir) kepada pembuat barang (eksportir), dengan jumlah 100% atau kurang dari itu bergantung kesepakatan.
• Net 7, 10, 15, 30, 60, or 90: Pembayaran dibayar dalam hari ke-7, 10, 15, 30, 60, atau 90 hari setelah tanggal invoice dibuat.
• EOM: End of month, yang artinya kewajiban untuk melakukan pembayaran di akhir bulan atau hari terakhir saat bulan transaksi.
• 21 MFI: 21st of the month following invoice date / pembayaran dilakukan setiap tanggal 21 pada bulan berikutnya setelah tanggal invoice dibuat. 
• COD: Cash on delivery, artinya pembayaran dilakukan saat barang tiba di tujuan
• CND: Cash next delivery, artinya pembayaran harus dilakukan sebelum pengiriman berikutnya. Jangka waktu pembayaran ini biasanya disediakan untuk pengiriman berulang.

Baca Juga: Aplikasi Pembayaran Digital Terbaik! Bisa Kalian Pakai GRATIS!

Cara Menentukan Termin Pembayaran 

Tapi hampir banyak orang yang belum tahu bagaimana menentukan termin pembayaran yang tepat kepada pelanggan. Termin pembayaran sendiri berpengaruh dalam arus kas, karena akan menentukan cepat tidaknya uang yang masuk kedalam arus kas anda sesuai perhitungan waktu yang ditentukan. 

QuickBooks sendiri memberikan penemuan tentang termin pembayaran yang mempengaruhi arus kas pada suatu bisnis, dia mengatakan bahwa setengah business owner menyatakan masalah arus kas mereka datang dari keterlambatan pembayaran dari pelanggan. 

Tentunya Invoice dengan termin pembayaran yang jelas dapat membantu pelanggan dalam memahami termin pembayaran Anda tentukan. Setelah pelanggan bisa mengatur pembayaran agar terbayar secara tepat waktu. 

Nah, berikut ini merupakan bagaimana cara menentukan strategi yang tepat untuk termin pembayaran: 

Analisis Kebutuhan Bisnis

Pertama, lakukan analisa dengan mempertimbangkan faktor-faktor seperti arus kas, jangka waktu pembayaran faktur, biaya operasional, dan kebutuhan modal kerja. Ini akan membantu Anda menentukan termin pembayaran yang sesuai dan mengoptimalkan arus kas bisnis Anda.

Perhitungan termin pembayaran bisa menggunakan cara rasio kas atau arus kas. Misalnya, jika total utang Anda adalah Rp10 juta dan arus kas bulanan Anda adalah Rp5 juta, maka rasio kas bulanan Anda adalah 2 (Rp5 juta/ Rp10 juta).

Dalam hal ini, Anda dapat mempertimbangkan termin pembayaran 30 hari atau 60 hari. Pertimbangan untuk menggunakan termin pembayaran 30 atau 60 hari didasarkan pada rasio kas atau arus kas bisnis Anda. Jika rasio kas atau arus kas Anda cukup besar, misalnya lebih dari 2, maka Anda mungkin dapat menggunakan termin pembayaran 60 hari. 

Namun, jika rasio kas atau arus kas Anda lebih rendah, maka menggunakan termin pembayaran 30 hari mungkin lebih disarankan. 

Hal ini karena termin pembayaran yang terlalu lama dapat menghambat arus kas dan kemampuan bisnis untuk mengembangkan diri, sedangkan termin pembayaran yang terlalu pendek dapat mempengaruhi kepercayaan pelanggan terhadap bisnis Anda. 

Oleh karena itu, penting untuk mempertimbangkan rasio kas atau arus kas Anda secara hati-hati dalam menentukan termin pembayaran yang tepat.

Namun, perlu diingat bahwa keputusan akhir harus didasarkan pada evaluasi keseluruhan situasi bisnis Anda, termasuk profil pelanggan dan persyaratan pembayaran mereka.

Pertimbangkan kebiasaan tiap industri:

Setiap industri mungkin memiliki kebiasaan pembayaran yang berbeda-beda. Oleh karena itu, penting untuk mempertimbangkan industri yang Anda jalankan untuk membantu menentukan termin pembayaran yang tepat.

Lakukan Riset Pasar 

Lakukan riset pasar untuk mengetahui bagaimana pesaing Anda menentukan termin pembayaran. Hal ini akan membantu Anda menyesuaikan termin pembayaran Anda dan memberikan keuntungan kompetitif.

Pertimbangkan Kemampuan Pelanggan

Pelanggan mungkin memiliki kebijakan dan kemampuan pembayaran yang berbeda-beda. Oleh karena itu, penting untuk mempertimbangkan kebijakan pembayaran setiap pelanggan untuk membantu menentukan termin pembayaran yang tepat dan keputusan bersama yang bisa juga didasari oleh nilai invoice

Pertimbangkan faktor insentif

Memberikan insentif pembayaran lebih awal atau memberikan diskon pembayaran tunai dapat mendorong pelanggan untuk membayar tepat waktu. Ini juga dapat membantu mengoptimalkan arus kas bisnis Anda.

Evaluasi dan monitoring

Terakhir, penting untuk terus mengevaluasi dan memantau termin pembayaran Anda untuk memastikan bahwa strategi yang telah ditetapkan berjalan dengan baik dan mengoptimalkan arus kas bisnis Anda. Jika diperlukan, Anda dapat membuat penyesuaian atau perubahan yang diperlukan untuk meningkatkan efektivitas termin pembayaran Anda.

Dengan mempertimbangkan faktor-faktor ini dan menentukan termin pembayaran yang tepat, Anda dapat membantu memastikan bahwa arus kas bisnis Anda optimal dan efisien.

Baca Juga: Cash Flow yang Sehat dan Tidak, Dinilai dari Mana?

Kesimpulan

Termin Pembayaran sendiri memberikan pengaruh dalam arus kas setiap bisnis. Oleh karena itu dalam menentukan termin pembayaran dalam di tiap transaksi dan invoice ada beberapa faktor yang harus dipertimbangkan mulai dari analisa kebutuhan bisnis hingga komunikasi dengan pelanggan.

Nah untuk mempermudah kalian dalam membuat invoice serta termin sekaligus, kalian bisa menggunakan aplikasi invoice dari Paper.id. Selain itu juga, pembuatan invoice di Paper.id sudah terekonsiliasi secara otomatis dengan pembayaran digital.

Yuk, mudahkan seluruh aktivitas bisnis hanya dengan satu aplikasi di Paper.id. Kenapa masih pakai cara manual kalo bisa dilakukan secara otomatis? Klik tombol dibawah ini sekarang juga