Account Payable: Pengertian, Tugas, dan Tanggung Jawab

Salah satu elemen yang tidak bisa terpisahkan dalam keuangan bisnis adalah Account Payable (AP) atau yang biasa disebut dengan akun utang. Perang Account Payable sangat penting lho, pasalnya menurut survei terbaru oleh Institute of Finance and Management (IOFM), sekitar 47% perusahaan di seluruh dunia menghadapi kesulitan dalam manajemen Account Payable mereka. Ini menunjukkan kompleksitas dan tantangan yang melekat dalam tugas ini.

Konteks utang dagang ini sendiri mencakup kegiatan pembelian barang atau jasa dari supplier atau mitra lain yang belum bayar sepenuhnya. Oleh karena itu, sebuah bisnis yang kehilangan kontrol akan AP sendiri dapat menyebabkan kesalahan dalam manajemen utang.

Meskipun terdengar cukup kompleks, konsep ini sebenarnya cukup sederhana untuk dipahami, mari kita eksplorasi lebih lanjut terkait Account Payable. Simak selengkapnya di bawah!

Pengertian Account Payable (AP)

Dikutip dari situs investopedia.com, Account Payable (AP) atau bisa disebut akun utang, mengacu pada kewajiban jangka pendek suatu perusahaan yang terutang kepada kreditor atau supplier yang belum dibayar. Hutang ini sendiri nantinya akan muncul di neraca perusahaan sebagai kewajiban lancar. 

Selain itu juga, istilah Account Payable (AP) mengacu pada sebuah departemen atau divisi dalam suatu bisnis, yang memiliki tanggung jawab untuk melakukan pembayaran utang suatu bisnis kepada supplier atau kreditor. 

Istilah AP ini sendiri sering sekali dibandingkan dengan account receivable (AR).

Perbedaan Account Payable vs Account Receivable

Account Payable dan Account Receivable memiliki dua posisi yang berbeda dan saling berlawanan. Keduanya memiliki tugas dan tanggung jawab berbeda. Mudahnya, Account Payable adalah utang perusahaan atau berhubungan dengan uang keluar, sedangkan Account Receivable itu adalah piutang atau hak perusahaan untuk menerima pembayaran dari pihak lain. 

Account Receivable biasanya ditagih secara berkala kepada buyer sehubungan dengan penjualan yang dilakukan perusahaan. Pembelinya bisa berasal dari berbagai kalangan, seperti perusahaan swasta, pemerintah, organisasi, maupun perorangan.

Peran Account Payable 

Account Payable harus sering dilakukan pengecekan, hal ini bertujuan agar perusahaan mengetahui dan memahami kewajiban yang harus dilakukan untuk melunasi hutang mereka.

Agar hutang tidak menumpuk dan memberikan beban pada perusahaan, penting untuk segera melunasi hutang tersebut. Selain itu, proses bisnis antara perusahaan dan buyer juga dapat berjalan dengan lancar.

Penting juga bagi perusahaan untuk memastikan bahwa proses AP dilakukan secara akurat dan efisien. Nah, berikut ini ada beberapa caranya, diantaranya:

• Menerapkan sistem pengelolaan keuangan yang baik meliputi proses pencatatan yang akurat, pemisahan tugas, dan prosedur kontrol yang ketat.
• Melakukan rekonsiliasi bulanan untuk memastikan bahwa jumlah hutang yang tercatat di akun AP sesuai dengan jumlah hutang yang sebenarnya.
• Memastikan bahwa dokumen tagihan yang diterima dari supplier atau mitra lain lengkap dan akurat untuk membantu mempercepat proses verifikasi dan persetujuan pembayaran.
• mengoptimalkan proses pembayaran dengan cara melakukan pembayaran secara berkala dan teratur agar menghindari penumpukan hutang dan mengurangi risiko keterlambatan pembayaran.
• Koordinasi dengan staf-staf terkait dalam pembelian suatu barang, staf AP harus melakukan koordinasi dengan pihak terkait untuk mengetahui akan keberadaan barang.
• Pengecekan terhadap aktivitas pembelian, setelah Purchase order disetujui, staf AP perlu mengecek kembali PO sebelum diteruskan ke purchasing. Dengan begitu, hal ini bisa meminimalisir terjadinya kesalahan yang dapat merugikan perusahaan.

Baca Juga: Peran Accounts Payable Officer Dalam Kelancaran Pembayaran

Tugas dari Account Payable Staff

Staff Account Payable memiliki tugas sebagai berikut:

1. Melakukan koordinasi dengan bagian supply chain

Pembelian atau transaksi yang dilakukan oleh pihak perusahaan pasti akan melibatkan banyak orang, seperti divisi penjualan, supplier, dan lain sebagainya. Oleh karena itu, staff AP harus bisa berkoordinasi dengan seluruh pihak yang terkait dengan cepat dan tepat.

Koordinasi wajib dilakukan agar pembelian yang dilakukan sesuai dengan rencana sebelumnya. Selain itu, pihak dari AP juga harus tahu alur siklus supply chain, agar bisa memastikan bahwa barang bisa tiba dengan selamat.

2. Melakukan pencatatan dan pembayaran saat melakukan pembelian

Staff Account Payable harus mencatat pembayaran tersebut dengan lengkap dan akurat. Ini dilakukan bertujuan agar bisa memverifikasi data jika terjadi kesalahan data dokumen yang terjadi di lapangan suatu saat nanti.

Setelah melakukan pencatatan, maka staff AP juga melakukan pembayaran berdasarkan kesepakatan antara perusahaan dengan supplier atau mitra lain.

3. Membuat laporan neraca pembelian

Seorang karyawan AP harus bisa membuat laporan keuangan yang menunjukkan semua transaksi pembelian yang telah dilakukan perusahaan dalam periode waktu tertentu.

Baca Juga: Cara Mengelola Dokumen-Dokumen Account Payable Dalam Bisnis

Proses Account Payable

Dalam sebuah perusahaan, proses Account Payable biasanya melalui beberapa tahapan penting:

1. Menerima invoice dari supplier atau mitra lain

Proses ini dimulai saat perusahaan menerima invoice dari supplier atau mitra lain. Invoice tersebut memuat informasi detail mengenai barang atau jasa yang telah diberikan, jumlah yang harus dibayar, dan kapan pembayaran harus dilakukan.

2. Mencatat invoice dalam sistem akuntansi

Setelah invoice diterima, perusahaan akan mencatatnya dalam sistem akuntansi sebagai utang. Langkah ini krusial untuk memastikan semua utang tercatat dengan benar.

3. Memeriksa detail invoice

Selanjutnya, perusahaan akan memeriksa kesesuaian detail invoice dengan pesanan dan barang atau jasa yang diterima. Jika semuanya sesuai, invoice akan disetujui untuk pembayaran.

4. Melakukan pembayaran

Ketika jatuh tempo pembayaran tiba, perusahaan akan melunasi utang tersebut kepada supplier atau mitra lain. Pembayaran bisa dilakukan melalui berbagai metode, seperti transfer bank atau cek.

5. Mencatat pembayaran dalam sistem akuntansi

Setelah pembayaran dilakukan, perusahaan akan mencatat transaksi tersebut dalam sistem akuntansi dan mengurangi jumlah utang yang ada.

Proses ini memastikan bahwa hubungan dengan supplier atau mitra lainnya berjalan lancar dan keuangan perusahaan tetap terkendali.

Contoh Account Payable

Berikut adalah beberapa contoh pengeluaran yang termasuk dalam Account Payable:

1. Pembelian barang atau jasa

Ketika sebuah perusahaan membeli barang atau jasa dari supplier atau mitra lain, perusahaan tersebut memiliki kewajiban untuk membayar jumlah yang harus dibayarkan kepada supplier tersebut. Contohnya meliputi pembelian bahan mentah untuk produksi, peralatan kantor, atau pembayaran untuk layanan konsultan.

2. Langganan perangkat lunak (software subscriptions)

Banyak perusahaan menggunakan perangkat lunak atau software untuk operasional mereka. Jika perusahaan berlangganan perangkat lunak, maka perusahaan tersebut harus membayar biaya langganan secara berkala kepada penyedia perangkat lunak tersebut.

3. Biaya logistik

Ketika perusahaan menggunakan jasa perusahaan logistik untuk mengirim atau mendistribusikan barang, perusahaan tersebut harus membayar biaya logistik terkait dengan pengiriman barang tersebut.

4. Denda keterlambatan (late fees)

Jika perusahaan gagal melakukan pembayaran tepat waktu terhadap tagihan yang jatuh tempo, perusahaan tersebut mungkin akan dikenakan denda keterlambatan. Jumlah denda ini juga masuk dalam Akun Hutang.

5. Tagihan utilitas kantor (office utility bills)

Biaya utilitas kantor, seperti listrik, air, atau telepon, juga termasuk dalam Akun Hutang jika perusahaan harus membayar tagihan tersebut kepada penyedia utilitas.

Penting untuk diingat bahwa gaji karyawan (payroll) tidak termasuk dalam Akun Hutang. Gaji karyawan merupakan kewajiban jangka pendek perusahaan yang terpisah.

Baca Juga: 3 Tips Untuk Mengelola Account Payable Payment Secara Teratur

Pentingnya Mengecek Account Payable secara Berkala

Nah, itu dia penjelasan seputar Account Payable (AP). Untuk mengurangi beban, perusahaan perlu mengecek hutang yang ada serta melakukan pembayaran begitu barang diterima.

Terkadang, kesalahan pencatatan atau data yang ada sering hilang dan memperlambat proses pembayaran. Selain itu, hal ini juga dapat berpotensi memperburuk hubungan antara kamu dengan supplier atau mitra lain.

Biar kamu lebih mudah menjalankan kegiatan akuntansi yang rumit seperti AP, kamu bisa gunakan aplikasi yang bisa membantu kamu jadi lebih praktis, yaitu Paper.id.

Paper.id membantu bisnis kamu seperti mengirim invoice ke buyer, bayar penagihan bisnis dengan kartu kredit, serta mendapatkan promo kartu kredit, hingga pencatatan keuangan dengan mudah.

Yuk, raih kesuksesan bisnis kamu dengan menggunakan Paper.id sekarang juga dengan klik di sini dan coba demonya di bawah ini!