Bicara soal accounts receivable fraud, ada banyak hal yang bisa saja terjadi. Mulai dari pencurian, pemalsuan invoice, dan sebagainya. Hal ini dapat timbul jika ada kesempatan. Sama seperti yang dikatakan oleh bang napi, “kejahatan terjadi bukan hanya karena ada niat pelakunya, tapi juga karena ada kesempatan, waspadalah, waspadalah!”.

Ya, kita patut waspada agar hal ini tidak terjadi pada kita. Kenyataannya, hal ini jauh dari kata sempurna. Penagihan piutang bisa disebut sebagai ladang basah yang dimanfaatkan oknum tak bertanggung jawab untuk melakukan kejahatan, seperti mencuri atau memanipulasi data untuk mendapatkan uang.

Jika ini terjadi, Anda tidak hanya menderita kerugian secara finansial. Anda bisa kehilangan pelanggan Anda karena masalah ini. Yang terburuk, Anda bisa diseret ke meja hijau jika, masalah ini sudah terlampau besar.

Baca juga: 5 solusi invoice dispute untuk penagihan piutang tanpa masalah

Secara umum, ada 6 jenis kasus kejahatan yang terjadi dalam accounts receivable. Keenam kasus tersebut memiliki pola kejahatan yang berbeda-beda. Paper.id akan menyajikan 6 jenis accounts receivable fraud yang umum terjadi beserta solusinya.

Lapping Fraud

Jenis kejahatan accounts receivable yang pertama adalah lapping fraud. Jika didefinisikan, lapping fraud merupakan suatu bentuk kejahatan pencurian yang dilakukan dengan menyalahgunakan pembayaran yang diterima untuk kepentingan sendiri.

Kejahatan ini bisa terjadi saat seseorang memiliki kendali teguh atas piutang usaha yang diterima. Sebagai contoh, silakan cek kasusnya dibawah ini.

Tono adalah seorang karyawan dari jasa cleaning service untuk kantor-kantor di Sudirman. Suatu hari, ia dipanggil untuk membersihkan kantor A dan menerima bayaran sebesar Rp. 1.000.000. Karena butuh uang, ia akhirnya nilep uang tersebut.

Beberapa hari kemudian, pelanggan B transfer uang sebesar Rp 1.000.000 ke Tono. Uang tersebut digunakan untuk menggantikan uang A yang sebelumnya sudah ditilep oleh Tono. Hal yang sama juga terjadi ketika pelanggan C transfer ke Tono. Uangnya digunakan oleh Tono untuk menggantikan uang B.

Bisa disimpulkan, pelanggan C tercatat masih negatif atau belum membayar invoice-nya. Biasanya, si pelaku akan semakin kesulitan jika semakin melibatkan banyak orang, sehingga ia kesulitan dalam mengembalikan uang yang ia curi.

Skimming Fraud

Skimming fraud merupakan sebuah tindakan kejahatan yang biasanya dilakukan oleh tim sales atau tim payment collection. Hal ini terjadi ketika perusahaan mengirimkan invoice kepada pelanggan, begitu pelanggan menerima barang. Saat itu, uang yang ada diterima oleh si pelaku dan belum masuk kedalam system akuntansi perusahaan.

Ada beberapa bentuk skimming yang biasanya sering terjadi:

  1. Jika menerima cek, karyawan akan langsung mengambil dan mencairkannya ke rekening pribadi.
  2. Kasus kedua terjadi saat pelanggan bayar kelebihan. Refund check bisa disalahgunakan oleh pelaku untuk dialihkan ke rekening mereka jika control dari perusahaan terlalu lemah.

Fraudulent write offs

Bentuk kejahatan yang ketiga adalah fraudulent write offs. Kasus ketiga biasanya berkaitan dengan diskon, pengembalian atau penghapusan piutang yang dilakukan oleh pelaku. Alasannya adalah, untuk menutupi pencurian yang dilakukan via skimming fraud.

Contohnya, Toni sebelumnya sudah mencuri uang dari pelanggan A. Untuk menutupinya, Toni menulisnya sebagai diskon. Dengan begitu, Toni tidak ketahuan.

Fraudulent write off marak terjadi di unit usaha kecil. Hal ini dikarenakan tingkat control yang lemah oleh satu atau sedikit orang, sehingga hal ini dimanfaatkan oleh orang tidak bertanggung jawab untuk mencuri uang.

Fictious Sales / Penjualan Palsu

Fictious Sales merupakan tindakan kejahatan yang dilakukan seseorang untuk menutupi pencurian yang telah mereka lakukan. Biasanya, fictious sales melibatkan banyak orang. Biasanya, hal ini kerap dilakukan oleh tim sales untuk mengambil keuntungan.

Motif yang digunakan biasanya adalah, bonus yang diterima oleh sales ketika mereka menjual sebuah barang. Jika terjual, mereka bisa mendapatkan bonus beberapa persen dari nilai jual barang tersebut. Tentunya, hal ini mendorong mereka untuk membuat penjualan palsu.

Baca juga: 4 tips payment collection agar terbayar tepat waktu

Bagaimana menanggulangi terjadinya accounts receivable fraud pada perusahaan?

Sebelumnya, kita sudah melihat 4 contoh kasus accounts receivable fraud yang marak terjadi dalam sebuah perusahaan. Keempat bentuk kejahatan tersebut tentunya membutuhkan pemantauan yang konsisten agar mengurangi resiko terjadinya kejahatan tersebut. Tapi, ada beberapa tips yang perlu Anda ketahui agar Anda terhindar dari keempat masalah diatas:

  1. Diskon dalam jumlah besar
    Diskon memang perlu diberikan untuk meningkatkan hubungan dengan pelanggan. Tapi, Anda patut waspada jika diskon yang diberikan terlalu besar. Segera tanyakan kepada karyawan yang bertugas untuk menghindari terjadinya kecurangan dalam pekerjaan.
  2. Tanyakan kepada pelanggan
    Anda tetap perlu melakukan konfirmasi kepada pelanggan, jika karyawan Anda telah mengatakan bahwa si pelanggan A telah membayar. Dengan konfirmasi dua kali, Anda dapat terhindarkan dari penipuan.
  3. Cek kelemahan dalam perusahaan
    Anda perlu melakukan instropeksi untuk melihat apa yang perlu diperbaiki. Jika kekurangan orang untuk pengawasan, Anda perlu menambahkan orang atau, solusi lainnya untuk mengurangi resiko terjadinya

Penting bagi setiap pelaku usaha untuk tetap waspada, karena accounts receivable berkaitan langsung dengan kas pemasukan perusahaan. Jika dicurangi, sudah tentu uang yang masuk bisa berkurang atau bahkan tidak ada sama sekali. Tentunya, kas pemasukan perlu dijaga.

Bukan hanya soal fraud saja, perusahaan juga perlu waspada akan hal lainnya seperti penagihan. Sama halnya dengan fraud, penagihan juga memiliki kesulitannya masing-masing, contohnya, warung atau toko yang tidak bisa bayar karena barang belum terjual/terpakai untuk bayar suplier lain. Tentunya ini menjengkelkan bukan? Tenang, Paper.id punya solusinya dengan Paper Trade. Dengan ini, kami menjamin invoice Anda tetap bisa cair lebih cepat dari jatuh tempo yang ada! Mau tahu rahasianya? Klik tombol dibawah untuk menanyakan tentang Paper Trade!

paperblog
Latest posts by paperblog (see all)