Mengelola Account Payable (AP) adalah tugas yang tak selalu mudah. AP merupakan bagian penting dari siklus keuangan perusahaan, dan keberhasilannya dapat berdampak signifikan pada likuiditas dan reputasi perusahaan. Namun, tidak dapat disangkal bahwa mengelola AP bisa menjadi tugas yang sangat menantang. Kenapa AP bisa sulit?

AP seringkali menjadi poin yang rumit dalam rantai keuangan bisnis, karena melibatkan pembayaran kepada pemasok, pengelolaan faktur, dan pemantauan utang yang harus dikelola dengan cermat. Kesalahan dalam manajemen AP dapat mengakibatkan keterlambatan pembayaran, denda keterlambatan, hingga potensi ketidakpuasan pemasok. Dalam beberapa kasus, hal ini bisa mempengaruhi hubungan bisnis jangka panjang.

Tapi jangan khawatir, ada cara untuk mengelola AP secara teratur dan efisien. Berikut ini 3 tips mengelola account payable secara teratur. 

Baca Juga: Account Payable: Pengertian, Tugas, dan Tanggung Jawab

Adopsi teknologi dalam pengelolaan account payable

Dalam proses pengelolaannya, account payable sering sekali terdapat banyak masalah yang dihadapi, seperti kesalahan dalam data invoice, approval yang cukup lama, hingga rekonsiliasi pembayaran. Proses ini cukup memakan waktu yang lama, dan mengakibatkan pembayaran jadi terlambat. 

Untuk mempermudah proses pengelolaanya, Kamu bisa menggunakan software atau aplikasi yang dapat membantumu dalam proses account payable. Dengan itu Kamu bisa mengoptimalkan prosesnya menjadi lebih simple. 

Untuk memuluskan proses ini, kamu bisa menggunakan Paper.id, sebuah software pengelolaan account payable. Begitu menerima purchase invoice dari supplier, Anda bisa langsung mengeceknya via mobile atau desktop. Komunikasi juga terjalin dengan baik dan cepat, sehingga, proses pembayaran bisa dilakukan segera. Gunakan Paper.id sekarang juga dengan klik tombol dibawah ini!

Coba Sekarang!

Standarisasi ketentuan pembayaran

Standarisasi pembayaran sangat penting ketika berurusan dengan banyak pemasok. Ini membantu meningkatkan efisiensi bisnis dengan menghindari negosiasi yang rumit dan dapat mengurangi dampak negatif pada Days Payable Outstanding (DPO). Proses yang lebih efisien ini pada akhirnya dapat meningkatkan profitabilitas perusahaan.

Meskipun standarisasi penting, selalu ada peluang untuk bernegosiasi ulang dengan pemasok. Lakukan riset dan pastikan persyaratan pembayaran Kamu setara atau lebih menguntungkan daripada pesaing. Jika Kamu merasa perlu, bernegosiasi ulang bisa menjadi pilihan yang bijak.

Selain standarisasi, metode pembayaran juga berperan penting. Menghindari penggunaan potongan dan cek fisik dapat mengurangi biaya dan meminimalkan keterlambatan pembayaran. Lebih baik memilih pembayaran elektronik dengan berbagai metode seperti ACH, wire transfer, kartu kredit, atau transfer bank. Ini akan membantu mengoptimalkan proses pembayaran kepada pemasok.

Baca Juga: Peran Accounts Payable Officer Dalam Kelancaran Pembayaran

Atur dan prioritaskan invoice yang ada

Tergantung pada ukuran bisnis Kamu dan jumlah faktur yang diterima, penting untuk mencatat apa yang harus dibayar dan kapan, tidak hanya untuk mengelola aliran kas dengan baik, tetapi juga untuk mencegah keterlambatan pembayaran yang bisa merusak hubungan dengan supplier. Ketika Kamu menentukan prioritas pembayaran, invoice harus diurutkan berdasarkan tanggal jatuh tempo dan persyaratan pembayaran.

Selain itu, invoice harus disesuaikan dengan pesanan pembelian dan tanda terima barang. Juga penting untuk tidak membayar faktur sebelum Kamu memeriksa bahwa produk atau layanan sudah diterima sesuai dengan faktur yang ada.Kamu juga harus mempertimbangkan peluang untuk mendapatkan diskon pembayaran diawal yang biasa ditawarkan oleh banyak supplier. 

Gunakan otomatisasi dalam manajemen account payable, Dengan itu Kamu dapat lebih cepat dalam proses manajemen account payable dan dapat memanfaatkan kesempatan untuk mendapatkan diskon pembayaran diawall. Jika tidak ada penawaran diskon, maka sebaiknya tetap bayar invoice tepat waktu, namun tidak lebih awal dari tanggal jatuh tempo, agar aliran kas Kamu tetap terkelola dengan baik.

Nah itulah 3 tips dalam mengelola account payable dengan baik. Semoga seluruh penjelasan diatas mampu memberikan pengetahuan yang mendalam dan menjadi manfaat untuk Kamu yang ingin atau sedang berbisnis, terutama berurusan terkait utang-piutang dengan klien.

Alfian Dimas
Latest posts by Alfian Dimas (see all)