Tips Mengatur Tempo Pembayaran Supplier untuk Memperlancar Cash Flow

Cash Flow yang sehat adalah kunci sukses bagi setiap bisnis. Namun, untuk dapat mempertahankan cash flow yang stabil dan memadai, diperlukan pengaturan keuangan yang cermat, termasuk dalam hal pengaturan tempo pembayaran.

Dilansir dari studi Atradius, rata-rata pembayaran bisnis melebihi jatuh tempo yang disepakati, selama 73 hari. Ini lebih lama 50% dari rata-rata waktu yang biasanya dibutuhkan oleh seorang pebisnis. Tak pelak, ini dapat menganggu cash flow bisnis.

Oleh karena itu, penting bagi kamu sebagai pelaku bisnis menerapkan strategi yang efektif dalam mengatur jangka waktu pembayaran kepada supplier/vendor agar transaksi tetap berjalan dengan baik. Simak penjelasannya di bawah ini.

Apa Itu Tempo Pembayaran?

Tempo pembayaran merupakan jangka waktu yang diberikan kepada pelanggan atau mitra bisnis untuk membayar invoice atau tagihan yang telah diberikan. Tempo pembayaran ini biasanya diberikan dalam jumlah hari tertentu setelah tanggal tagihan diterbitkan.

Misalnya, jika kamu sebagai supplier memberikan tempo pembayaran 30 hari kepada pelanggan atau mitra bisnis, artinya mereka harus membayar tagihan dalam waktu 30 hari sejak tanggal invoice diterbitkan.

Tambahan tempo pembayaran biasanya ditentukan dalam jumlah hari, seperti 7 hari, 14 hari, 21 hari, 30 hari, 45 hari, 60 hari, dan seterusnya, tergantung pada kesepakatan antara perusahaan dan supplier.

Cara Menghitung Tempo Pembayaran

Cara menghitung tempo pembayaran cukup sederhana, yaitu dengan mengurangi tanggal jatuh tempo pembayaran dengan tanggal invoice atau tagihan diterbitkan. Di samping itu, perhatikan juga jika terdapat diskon pembayaran/tambahan hari.

Semisal, sebuah perusahaan mengeluarkan faktur dengan total tagihan 250 juta kepada pelanggan pada tanggal 1 Januari dan memberikan tempo pembayaran 30 hari, maka tanggal jatuh tempo pembayaran adalah tanggal 31 Januari.

Jika perusahaan tersebut memberikan diskon pembayaran 2%, maka pelanggan harus membayar sebelum tanggal 31 Januari untuk mendapatkan diskon sebesar 5 juta (2% x 250 juta). Jika melewati tanggal tersebut, pelanggan harus membayar tagihan penuh tanpa mendapatkan diskon dan denda sesuai dengan kesepakatan.

Baca juga: Tips Mengatur Tempo Pembayaran Supplier untuk Memperlancar Cash Flow

Cara Meningkatkan Cash Flow Melalui Tempo Pembayaran

Berikut ini cara mengatur tempo pembayaran supplier atau vendor untuk memperlancar cash flow, di antaranya

Dahulukan Supplier Sesuai dengan Prioritas Bisnismu

Identifikasi supplier mana yang paling penting bagi bisnis kamu dan prioritaskan pembayaran kepada mereka. Dengan begitu, kamu dapat memastikan bahwa hubungan bisnis tetap baik dan supplier tersebut akan bersedia memberikan diskon atau memberikan layanan yang lebih baik.

Caranya, kamu utamakan terlebih dahulu supplier yang memberikan produk atau layanan yang paling vital dan kritis untuk keberlangsungan atau berpengaruh terhadap arus kas bisnis kamu.

Hal tersebut bisa kamu tinjau dari data keuangan bisnis kamu. Kamu dapat meninjau pembelian terbesar, pembelian terbanyak, dan persentase total biaya yang dihabiskan untuk setiap supplier.

Di samping itu, jangan lupa pertimbangkan faktor lainnya yang dapat menjadi pertimbangan dalam menentukan supplier yang paling penting, seperti kualitas produk, tingkat layanan yang diberikan, kemampuan untuk memberikan diskon atau harga yang lebih baik, waktu pengiriman, dan fleksibilitas dalam menjawab permintaan bisnis kamu.

Tetapkan Jangka Waktu Pembayaran yang Realistis

Coba kamu tetapkan jangka waktu pembayaran yang realistis dan disepakati bersama dengan supplier. Pastikan jangka waktu pembayaran ini dapat dipenuhi oleh perusahaan kamu tanpa mengganggu keuangan perusahaan.

Pertama, kamu perlu menentukan kebutuhan bisnis dan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk membayar supplier. Jika perusahaan kamu mampu membayar tagihan dalam waktu 30 hari, maka jangka waktu pembayaran tersebut dapat dijadikan acuan.

Setelah itu, komunikasikan kebutuhan bisnis dan jangka waktu pembayaran yang diinginkan kepada supplier. Lakukan negosiasi jika diperlukan untuk mencapai kesepakatan dan buat kesepakatan tertulis yang ditandatangani kedua belah pihak.

Terakhir, jangan lupa untuk memperbarui kesepakatan tersebut secara berkala. Hal ini dilakukan untuk untuk memastikan bahwa jangka waktu pembayaran masih relevan dan sesuai dengan kebutuhan bisnis.

Manfaatkan Diskon Pembayaran yang Ditawarkan Oleh Supplier

Banyak supplier yang menawarkan diskon jika pembayaran dilakukan lebih cepat dari jangka waktu pembayaran yang disepakati. Nah, untuk itu coba kamu manfaatkan diskon tersebut untuk membantu menghemat biaya perusahaan.

Misalnya, supplier memberikan diskon sebesar 5% kepada kamu dalam waktu 7 hari setelah invoice diterbitkan pada tanggal 1 Februari dengan total pembayaran 500 juta. Jika kamu membayar sebelum 8 Februari, maka kamu berhak mendapatkan diskon sebesar 5% x 500 juta = 25 juta.

Gunakan Layanan Pembayaran Online

Pilih sistem pembayaran yang efisien dan dapat diandalkan, seperti transfer bank otomatis atau pembayaran online untuk mempercepat proses pembayaran kamu. Seperti diketahui, layanan pembayaran online efektif untuk mengatasi keterlambatan pembayaran.

Pernyataan tersebut selaras dengan laporan dari PayPal pada 2019 yang menunjukkan bahwa penggunaan layanan pembayaran online dapat mempercepat proses pembayaran hingga 31% dan mengurangi keterlambatan pembayaran hingga 44%.

Lakukan Evaluasi Berkala Terhadap Supplier Kamu

Evaluasi ini dilakukan untuk memastikan bahwa supplier kamu tetap memenuhi standar kualitas dan harga yang diinginkan serta dapat memberikan layanan yang terbaik. Apakah masih sesuai? Jika terdapat masalah, coba komunikasikan dengan supplier dan cari solusinya bersama.

Selain itu, kamu juga dapat memperhatikan layanan yang diberikan oleh supplier, seperti waktu pengiriman, kemampuan untuk menjawab permintaan, dan responsif terhadap keluhan kamu selama kerjasama berlangsung.

Baca juga: Begini Keuntungan Transaksi Bisnis Menggunakan Kartu Kredit

Demikian tips mengatur tempo pembayaran supplier atau vendor untuk memperlancar cash flow. Mengatur tempo pembayaran dengan cermat dapat membantu perusahaan kamu meningkatkan arus kas dan mempertahankan kestabilan keuangan.

Ingin bisnis kamu lebih mudah dan efisien? Coba gunakan Paper.id! Aplikasi canggih untuk memudahkanmu mengelola arus kas dan tagihan bisnismu. Dapatkan kemudahan dalam menerima pembayaran dari pelanggan dengan beragam pilihan, termasuk kartu kredit dengan opsi tambahan tempo pembayaran. Buktikan sendiri kemudahannya lewat demo produk di bawah!

Tunggu apalagi? Daftarkan bisnismu di Paper.id sekarang dan rasakan kemudahan yang belum pernah kamu alami sebelumnya! Klik tombol di bawah ini untuk mendaftar sekarang.