3 Cara Membuat Purchase Order Yang Baik dan Benar!

Cara Membuat Purchase Order – Dalam sebuah bisnis, Purchase Order sebuah dokumen yang penting, dimana dokumen ini dibuat oleh pembeli untuk pemesanan barang yang nantinya ditujukan kepada pihak penjual. 

Lalu bagaimana sih tahapan dalam pembuatan Purchase Order yang benar? Simak penjelasan singkatnya. 

Baca Juga: Purchase Order, Dokumen Penting Dalam Pengadaan Barang

Cara Membuat Purchase Order (PO)

Berikut ini merupakan alur pembuatan Purchase Order : 

Pemilik Bisnis Mencatat Barang Yang Sudah Habis Stoknya

Ketika ingin membuat sebuah Purchase Order, pemilik bisnis biasanya akan mencatat barang apa saja yang sudah habis. 

Setelah itu mereka akan mengabarkan kepada pihak supplier atau vendor untuk menyediakan barang yang ingin dibutuhkan bisnis tersebut. 

Nah, pada saat menyebutkan barang yang dibutuhkan, serta jumlah nya, dari situ mereka akan membuat dokumen Purchase Order. 

Pada tahap ini, pesanan pembelian akan langsung diberikan kepada pihak supplier

Supplier / Vendor Memeriksa Purchase Order (PO) dari Pemilik Bisnis

Jika PO sudah dibuat, maka supplier akan melakukan pengecekan terhadap dokumen PO yang dibuat tersebut. 

Mereka akan melihat dokumen tersebut sekaligus mengecek persediaan barang yang ada di dalam gudang. Tujuannya sendiri adalah untuk mengetahui apakah persediaan barang mereka sudah cukup untuk memenuhi permintaan bisnis tersebut atau tidak.

Selain itu juga pembuatan PO secara manual tentunya akan rawan human error. Tentunya resiko tersebut akan semakin besar jika dokumen yang diurus banyak. Apalagi harus mengecek dokumen yang lain seperti delivery order dan juga invoice. 

Pembuatan Invoice 

Ketika PO sudah disetujui, maka semua barang sudah siap. PO juga bisa menjadi indikasi bahwa kedua pihak telah sepakat dengan jumlah barang yang tertulis tersebut. 

Pihak supplier akan mengirimkan dokumen invoice dan mengirimkannya kepada pihak pemilik bisnis tersebut untuk dilakukan penagihan pembayaran. 

Kalau dokumen invoice telah terbuat, maka PO sudah tidak digunakan sebagai dokumen, karena hal itu sudah selesai. 

Baca Juga: Contoh Dokumen Purchase Order Yang Bisa Kalian Pelajari!

Tahapan Dalam Sistem Purchase Order (PO)

Ada beberapa tahapan dalam sistem PO. Setiap perusahaan mungkin menerapkan sistem PO yang berbeda-beda. Berikut tahapan-tahapan dalam sistem PO secara umum:

Membuat PO

Bagian gudang memeriksa persediaan yang habis kemudian membuat daftar persediaan yang habis tersebut untuk kemudian diteruskan kepada bagian pembelian. Bagian pembelian kemudian mulai membuat PO sesuai permintaan dari bagian gudang dan mengirim rangkap PO kepada bagian keuangan untuk otorisasi pembelian dan pembayaran.

Mengirim PO

Setelah disetujui oleh bagian keuangan, PO mulai dikirim kepada pemasok. Diharapkan PO yang telah dikirim sudah mencantumkan secara detail kebutuhan persediaan dan berisikan informasi lengkap sesuai yang diperlukan pemasok saat membuat faktur nantinya.

Pemasok Menyetujui Pesanan Pembelian

Dalam hal ini pemasok akan menyetujui PO yang telah mereka terima setelah mereka meninjau barang pesanan yang tercantum di PO.

Pembeli Mencatat PO

Setelah disetujui oleh pemasok, perusahaan pembeli akan secara resmi mencatat PO pada bagian keuangan dan pemasok akan mulai mempersiapkan pengiriman barang yang diminta oleh pembeli.

Dapat disimpulkan bahwa purchase order adalah sebuah surat permintaan barang dengan rincian penting seperti detail jumlah dan harga produk yang telah disepakati antara pembeli dan penjual yang dapat dijadikan sebagai alat bukti jual beli yang sah atas proses transaksi yang terjadi antara pembeli dan penjual.

Nah untuk mempermudah dalam pembuatan Invoice, kalian bisa menggunakan Paper.id. Dengan Paper.id kalian bisa buat PO secara digital loh. Selain itu juga bisa langsung di menjadi Purchase Invoice secara otomatis, Yuk pakai Paper.id sekarang juga dengan klik tombol dibawah ini!