Apa Itu Purchase Order (PO): Manfaat, Proses Pembuatan, & Contohnya

Dalam dunia bisnis, baik itu online maupun offline, pasti kamu sering mendengar istilah Purchase Order atau yang biasa disingkat menjadi PO.

Purchase Order merupakan sebuah dokumen pemesanan barang yang dibuat oleh pembeli dan ditujukan kepada pihak penjual. 

PO sendiri dibuat untuk memperjelas pesanan barang yang dibeli dari pihak pembeli, sehingga nantinya terhindar dari kesalahan pesanan saat barang tiba di tempat tujuan. 

Baca juga: Rekomendasi Software Purchase Order Digital untuk Pebisnis

Apa itu Purchase Order (PO)?

Purchase Order (PO) adalah dokumen yang dibuat oleh pembeli untuk menunjukkan barang yang ingin dibeli dari pihak penjual. Mudahnya, PO sendiri digunakan sebagai kontrak antara pembeli dan penjual mengenai barang yang akan dibeli nantinya. 

Pada dokumen ini biasanya memuat beberapa informasi tentang detail pesanan seperti jenis, kuantitas, harga, hingga nomor dokumen atau tanggal. Semakin spesifik barang yang dipesan, maka semakin banyak juga rincian yang ada di dalam dokumen tersebut. 

Perbedaan Purchase Order dan Invoice?

Perbedaan utama antara Purchase Order dan Invoice terletak pada waktu pembuatannya. PO diterbitkan pada awal proses ketika pembeli mulai memesan barang yang dibutuhkan, sedangkan invoice diterbitkan pada akhir proses oleh penjual dengan menggunakan informasi yang ada pada PO itu sendiri. 

Misalnya, sebuah perusahaan membutuhkan 500 unit bahan baku untuk produksi. PO dibuat oleh pembeli untuk memesan bahan baku tersebut dari supplier dengan mencantumkan detail seperti jumlah barang, harga, dan jadwal pengiriman.

Setelah barang diterima sesuai pesanan, supplier akan mengirim invoice sebagai dokumen penagihan resmi dengan rincian yang sama sesuai PO, seperti jumlah barang, harga, hingga syarat dan metode pembayaran yang disepakati.

Baca juga: Kelemahan Buat Purchase Order (PO) di Spreadsheet, Pakai Cara Otomatis!

Rincian Informasi yang Harus Ada di dalam Purchase Order

Ada beberapa rincian yang harus disertakan di dalam PO, seperti berikut ini: 

• Nama Pemesanan
• Nama Perusahaan 
• Alamat Pengiriman 
• Alamat Penagihan 
• Tanggal Pengiriman 
• Nomor Telepon
• Alamat Email
• Nama Produk 
• Jumlah Barang
• Harga Barang
• Metode Pembayaran
• Cara Pengiriman
• Nomor Pesanan
• Syarat dan Ketentuan Transaksi

Manfaat Purchase Order Bagi Pembeli

1. Sebagai bukti transaksi

PO menjadi dokumen resmi yang mencatat permintaan pembelian barang atau jasa dari supplier. Nantinya, dokumen ini bisa digunakan sebagai referensi jika terjadi perbedaan pendapat atau perselisihan terkait pesanan.

2. Memastikan kejelasan pesanan

Dengan adanya PO, pembeli bisa memastikan detail pesanan seperti jumlah barang, spesifikasi, harga, dan tanggal pengiriman yang tercatat secara jelas untuk membantu menghindari miskomunikasi dengan supplier.

3. Memudahkan proses audit

PO memberikan catatan yang rapi dan terstruktur, yang sangat berguna untuk keperluan audit internal atau eksternal. Pasalnya, dokumen ini bisa menunjukkan transparansi dalam proses procurement.

4. Meningkatkan hubungan profesional dengan supplier

Dengan menyediakan PO, pembeli menunjukkan profesionalisme dalam bertransaksi, yang dapat meningkatkan kepercayaan dan kerja sama jangka panjang dengan supplier.

Alur atau Proses Pembuatan Purchase Order

1. Purchase Order biasanya diajukan setelah adanya permintaan pengadaan oleh pihak gudang ke bagian pembelian dengan mengisi form permintaan barang.
2. Permintaan disampaikan kepada manajer terkait untuk dicek dan disetujui.
3. Setelah disetujui, maka dilakukan proses pembuatan PO oleh bagian pembelian yang ditujukan kepada supplier barang terkait.
4. Setelah PO diproses oleh supplier, terjadilah penerimaan barang sesuai dengan pesanan yang diajukan di dalam PO. Tahap penerimaan barang ini berupa penerbitan surat tanda terima barang kepada pemesan oleh supplier.
5. Setelah barang diterima, bagian pembelian menerima invoice yang diterbitkan oleh supplier berisi perincian pembelian barang beserta rincian harga yang telah disepakati.
6. Tahap pembayaran utang usaha oleh pembeli kepada supplier sesuai dengan invoice yang diterima sebelumnya.

Mengapa Perlu Menggunakan Purchase Order?

Masih banyak perusahaan yang tidak ingin menggunakan PO karena mereka menganggap bahwa proses pembuatan dokumen ini merepotkan serta memperlambat transaksi. Selain itu, hubungan yang sudah akrab dengan supplier sering dianggap cukup sehingga PO dirasa tidak perlu.

Melakukan pemesanan dalam jumlah kecil mungkin masih biasa dan wajar. Namun, ketika kamu mempunyai bisnis yang besar serta sudah berkembang, tentu hal ini menjadi lebih kompleks dan spesifik. 

Bayangkan, ketika kamu menerima pesanan dan ternyata itu tidak sesuai dengan harapan, sementara kamu tidak ada dokumen yang dapat digunakan sebagai rujukan atau referensi.

Tentu saja, hal tersebut akan menimbulkan kesalahpahaman. Akibatnya, hubungan profesional kamu dengan supplier menjadi renggang, bahkan konflik bisa sulit diselesaikan.

Sebaliknya, dengan menggunakan PO, segalanya tercatat secara profesional. Semua pihak dapat merujuk pada dokumen ini untuk meminimalkan kesalahpahaman, sehingga proses kerja sama tetap lancar dan profesional.

Contoh Purchase Order

Baca juga: Contoh Purchase Order: Yuk, Praktikkan di Bisnismu!

Nah, demikian penjelasan mengenai Purchase Order, mulai dari pengertian, perbedaannya dengan invoice, manfaat, hingga contohnya. Dengan memahami pentingnya PO dalam transaksi bisnis, kamu dapat menjaga proses procurement tetap terstruktur, transparan, dan terhindar dari risiko kesalahpahaman.

Jika kamu ingin membuat Purchase Order dengan cepat dan praktis, Paper.id solusinya. Platform invoicing dan pembayaran antar bisnis ini memungkinkan kamu membuat dan mengelola PO secara digital.

Menariknya, PO yang kamu buat bisa dengan mudah juga dikonversi menjadi invoice oleh supplier. Cukup beberapa klik, semua data yang ada di dalam PO akan terinput secara otomatis ke dalam invoice sehingga mempercepat proses transaksi.

Yuk, gunakan Paper.id secara gratis sekarang dan dapatkan kemudahan dalam mengelola dokumen bisnis seperti invoice, Purchase Order, surat jalan, kwitansi, dan lain sebagainya dengan cara klik tombol di bawah!