Alasan-Alasan Kenapa Perusahaan Anda Perlu Menerapkan E-Procurement

Pada dasarnya perusahaan selalu dituntut untuk melakukan inovasi dalam meningkatkan kinerja perusahaan, diantaranya melalui procurement yang artinya adalah  kegiatan perusahaan dalam menemukan atau mendapatkan material yang dibutuhkan mulai dari pencarian pemasok, membuat pemesanan hingga material diterima.

Adapun contoh dari pengadaan tersebut yaitu seperti pembelian bahan baku berbagai alat usaha, mesin produksi, atau berbagai bahan bangunan, peralatan reparasi, serta jasa yang saat itu sedang diperlukan oleh pihak perusahaan.

Memasuki era globalisasi khususnya perkembangan e-business, banyak contoh bidang usaha yang menjadi lebih efisien dengan menggunakan teknologi. Salah satu nya yaitu E-procurement yang merupakan sebuah istilah dari pengadaan (procurement) yang terdiri dari dua kata, yaitu electronic dan procurement.

E-procurement atau electronic procurement artinya adalah sebuah rangkaian proses pengadaan barang dan jasa secara elektronik yang terjadi antara penjual dan pembeli melalui teknologi informasi. Sistem E-procurement sendiri tidak hanya sebatas dengan proses pembelian barang atau jasa, akan tetapi juga bisa dikembangkan ke dalam proses negosiasi-negosiasi elektronik dan pengambilan keputusan atas kontrak-kontrak dengan penyedia barang atau jasa.

Jenis – jenis e procurement yang perlu Anda ketahui

• Web based ERP berfungsi untuk membuat dan menyetujui permintaan pembelian, menempatkan purchase order dan menerima barang dan jasa dengan menggunakan sistem software berbasiskan teknologi Internet.
• E-MRO (Maintenance, Repair and Operating) sejenis dan hampir sama dengan web-based ERP terkecuali barang dan jasa yang dipesan adalah persediaan non-produk yang berkaitan dengan MRO.
• E-sourcing berfungsi untuk mengidentifikasi supplier baru untuk kategori tertentu dari keperluan pembelian menggunakan teknologi Internet.
• E-tendering yaitu mengirimkan permintaan seperti informasi dan harga kepada supplier dan menerima balasan dari supplier menggunakan teknologi Internet.
• E-reverse auctioning yaitu menggunakan teknologi Internet untuk membeli barang dan jasa dari supplier yang diketahui atau tidak diketahui jumlahnya.
• E-informing berfungsi untuk mengumpulkan dan mendistribusikan informasi pembelian dari pihak internal dan eksternal menggunakan teknologi Internet.

Adapun manfaat e-procurement dalam proses pelaksanaan pengadaan barang atau jasa adalah:

Mengurangi biaya operasional

Pengadaan online melalui sistem e-procurement dirasa akan lebih menghemat biaya operasional perusahaan, terutama yang berhubungan dengan pembelian barang dan jasa. Sistem ini akan mencegah terjadinya pertambahan biaya atau pengeluaran ganda yang terkait dengan jumlah pembelian barang dan prosedur pengadaan yang masih manual, seperti penggunaan amplop untuk pengiriman dokumen.

Pengeluaran akan lebih transparan

Sistem pengadaan barang secara online tak hanya memangkas biaya operasional, tetapi juga memudahkan perusahaan dalam membuat dan menganalisis laporan terkait pengadaan barang dan jasa.

Pasalnya, sistem ini akan secara otomatis melakukan pencatatan terhadap proses pengadaan yang Anda lakukan. Dengan demikian, Anda dapat memastikan bahwa prosedur dan proses pengadaan barang maupun jasa telah sesuai dengan kebijakan perusahaan.

Dengan begitu, Anda dapat terhindar dari fraud yang mengakibatkan perusahaan Anda merugi. Kemudahan dan efektivitas dalam analisis pengeluaran dapat Anda temukan dalam Paper Enterprise, sebuah solusi terkini dari Paper.id untuk pengelolaan account payable yang terukur dan komprehensif.

Visibilitas pengeluaran perusahaan dapat terpantau secara jernih dan Anda dapat mendigitalisasi proses pengelolaan account payable untuk hasil minim error dan cepat. Dengan begitu, Anda dapat menghemat budget hingga 80%. Temukan solusi Paper Enterprise lebih lanjut dengan klik disini!

Meningkatnya produktivitas

Sistem pengadaan barang secara elektronik justru tak menghabiskan banyak waktu dibandingkan dengan pengadaan barang secara tradisional. Selain itu, Anda tidak lagi perlu melakukan proses-proses yang memakan waktu, seperti proses input data.

Proses input data kerap memakan waktu yang lama, biaya yang besar dan beresiko salah karena human error. Untuk menanggulangi hal ini, Anda perlu menerapkan pengadaan barang secara digital untuk proses pengadaan yang lebih cepat dan terukur.

Mengurangi terjadinya kesalahan

Melalui sistem pengadaan online, setiap dokumen akan muncul dengan tampilan yang lebih sederhana, sehingga akan lebih mudah untuk mengoreksi kesalahan yang mungkin terjadi. Selain itu, histori pesanan juga bisa menjadi referensi dalam membuat atau membandingkan pesanan baru dengan yang sebelumnya untuk menghindari terjadinya kesalahan sebelum pembayaran.

Berikut ini merupakan alasan mengapa perusahaan Anda wajib menggunakan e-procurement:

Merupakan Kebutuhan Perusahaan

Aktivitas procurement tidak bisa dihindari oleh perusahaan. Bahkan, hal ini bisa disebut sebagai kegiatan rutin yang mempengaruhi kelangsungan hidup suatu perusahaan. Pasalnya, perusahaan membutuhkan bahan-bahan baku, bahan-bahan pendukung, suku cadang, barang jadi, dan sebagainya, untuk tetap beroperasi.

Bayangkan apa yang akan terjadi jika procurement tidak berjalan semestinya atau aktivitas ini berlangsung lambat dan kurang efektif. Dampak utamanya pasti pada kualitas output yang dihasilkan oleh perusahaan.

Efisiensi Waktu

Salah satu bagian penting dalam proses procurement adalah melakukan pemesanan barang atau jasa sesuai dengan kebutuhan dan tepat waktu. Solusinya adalah dengan beralih pada metode e-procurement, yaitu metode yang memanfaatkan jaringan internet untuk penyediaan barang dan jasa secara online sehingga pengadaan barang dapat lebih cepat dan tepat waktu

Menghindari Kerugian

Kerugian adalah hal yang paling dihindari oleh suatu perusahaan baik dalam skala kecil maupun besar. Namun, kadang kala faktor-faktor merugikan tersebut tidak dapat diawasi dengan jeli, terutama jika sumber daya manusia tidak memadai untuk melakukan kontrol. Nah, melalui e-procurement, kerugian material maupun immaterial yang mungkin terjadi selama proses pengadaan dapat diminimalisasi. Pasalnya setiap langkah yang dilakukan otomatis terpantau dan bersifat transparan.

Mudah Melakukan Integrasi

Masalah yang sering muncul dalam proses procurement adalah bagaimana membangun integrasi yang baik antara bagian pembelian dan keuangan. akan tetapi jika menggunakan e-procurement, semua kendala integrasi bisa diatasi dan alur pekerjaan di perusahaan menjadi lebih lancar.

Berkat kehadiran e-procurement saat ini, proses pengadaan barang menjadi lebih cepat, tepat dan transparan. Pengadaan barang berbasis elektronik ini bahkan sudah menarik perhatian dan minat banyak perusahaan.