E-Procurement: Pengertian, Jenis, Manfaat, & Bedanya dengan Purchasing Konvensional

Pernah mendengar istilah e-procurement? Ya, di era digital seperti sekarang, proses pengadaan barang dan jasa terus berkembang menjadi lebih efisien dengan bantuan teknologi.

E-procurement menjadi solusi modern yang mengubah cara perusahaan melakukan pembelian, menggantikan metode konvensional yang sering kali memakan waktu dan kurang transparan.

Lantas, apa sebenarnya e-procurement, apa saja jenis-jenisnya, bagaimana manfaatnya, hingga perbedaannya dengan purchasing konvensional? Yuk, simak lebih jauh di bawah ini!

Apa Itu E-Procurement?

E-procurement, atau electronic procurement, adalah sistem berbasis teknologi yang digunakan untuk mengelola proses pengadaan barang dan jasa secara digital. Dengan sistem ini, perusahaan dapat mengelola kebutuhan pembelian secara terintegrasi mulai dari pemesanan hingga pembayaran.

Berbeda dengan cara konvensional, e-procurement memanfaatkan platform digital untuk mempercepat proses, memastikan transparansi, serta meminimalkan risiko kesalahan dalam administrasi pengadaan.

Baca juga: Kerugian Finansial Akibat Procurement Fraud, Seperti Apa Serba-serbinya?

Jenis-Jenis E-Procurement

Berikut beberapa jenis e-procurement, antara lain:

1. Web based ERP

WEB based ERP (Enterprise Resource Planning) berfungsi untuk membuat dan menyetujui permintaan pembelian, menempatkan purchase order dan menerima barang dan jasa dengan menggunakan sistem software berbasiskan teknologi internet.

2. E-MRO (Maintenance, Repair and Operating)

sejenis dan hampir sama dengan web-based ERP, terkecuali barang dan jasa yang dipesan adalah persediaan non-produk yang berkaitan dengan MRO.

3. E-Sourcing

E-Sourcing berfungsi untuk mengidentifikasi supplier baru untuk kategori tertentu dari keperluan pembelian menggunakan platform digital.

4. E-Tendering

E-tendering yaitu mengirimkan dan mengundang permintaan seperti informasi dan harga kepada supplier menggunakan platform digital sehingga memungkinkan evaluasi lebih cepat dan akurat.

5. E-reverse auctioning

E-reverse auctioning yaitu menggunakan platform digital untuk membeli barang dan jasa dari supplier yang diketahui atau tidak diketahui jumlahnya.

6. E-Catalogue

Sistem katalog digital yang memungkinkan perusahaan memilih barang atau jasa yang sudah tersedia dengan harga dan spesifikasi yang jelas.

Baca juga: Purchase Order Financing: Pengertian, Manfaat, & Kapan Bisnis Membutuhkannya?

Manfaat E-Procurement untuk Bisnis

Adapun manfaat e-procurement dalam proses pelaksanaan pengadaan barang atau jasa adalah:

1. Mengurangi biaya operasional

Pengadaan online melalui sistem e-procurement akan lebih menghemat biaya operasional perusahaan, terutama yang berhubungan dengan pembelian barang dan jasa.

Sistem ini akan mencegah terjadinya pertambahan biaya atau pengeluaran ganda yang terkait dengan jumlah pembelian barang dan prosedur pengadaan yang masih manual, seperti penggunaan amplop untuk pengiriman dokumen.

2. Pengeluaran akan lebih transparan

Sistem pengadaan barang secara online tak hanya memangkas biaya operasional, tetapi juga memudahkan perusahaan dalam membuat dan menganalisis laporan terkait pengadaan barang dan jasa.

Pasalnya, sistem ini akan secara otomatis melakukan pencatatan terhadap proses pengadaan yang kamu lakukan. Dengan demikian, dipastikan bahwa prosedur dan proses pengadaan barang maupun jasa telah sesuai dengan kebijakan perusahaan.

3. Meningkatnya produktivitas

Sistem pengadaan barang secara elektronik justru tak menghabiskan banyak waktu dibandingkan dengan pengadaan barang secara tradisional. Selain itu, kamu tidak lagi perlu melakukan proses-proses yang memakan waktu, seperti proses input data.

Proses input data kerap memakan waktu yang lama, biaya yang besar dan berisiko salah karena human error. Untuk menanggulangi hal ini, kamu perlu menerapkan pengadaan barang secara digital untuk proses pengadaan yang lebih cepat dan terukur.

Perbedaan E-Procurement dan Purchasing Konvensional

Aspek	E-Procurement	Purchasing Konvensional
Proses	Digital dan otomatis	Manual dan berbasis dokumen fisik
Efisiensi	Cepat, hemat waktu dan biaya	Proses lambat, banyak tahap administrasi
Transparansi	Tinggi, mudah diaudit	Rendah, risiko manipulasi data tinggi
Akses	Melalui platform terintegrasi	Cenderung terbatas

Baca juga: Purchase Requisition dan Purchase Order, Apa Saja Perbedaannya?

Demikian penjelasan mengenai e-procurement yang bisa menjadi langkah modern untuk mengoptimalkan pengadaan bisnis. Dengan sistem ini, pengelolaan bisa menjadi lebih efisien, transparan, dan terintegrasi.

Mengenai pengadaan barang atau jasa, tentu kamu membutuhkan dokumen seperti PO atau Purchase Order sebagai daftar pembelian yang harus kamu list sebelum memesan ke supplier.

Pertanyaannya, bagaimana jadinya jika kamu harus membuat PO secara manual dengan jumlah yang tidak sedikit, akan memakan banyak waktu, ‘kan?

Untuk menjawab tantangan tersebut, solusinya kamu bisa gunakan Paper.id untuk membuat PO secara digital, jadi makin praktis! Kamu bisa kirim langsung ke supplier, dan kamu juga bisa langsung mengubah menjadi Purchase Invoice dengan sekali klik, jadi 3x lebih cepat dari biasanya!

Yuk, daftarkan bisnismu di Paper.id sekarang dengan cara klik tombol di bawah ini!