Di dalam dunia bisnis, istilah invoice dan kwitansi pasti sering digunakan. Meskipun istilah-istilah tersebut sering digunakan secara bergantian, pada dasarnya invoice/faktur dan kwitansi berbeda satu sama lain.

Invoice merupakan dokumen yang memuat rincian mengenai waktu dan catatan transaksi antara pembeli dan penjual. Mereka memastikan bahwa perjanjian perdagangan jelas dan semua informasi yang relevan didokumentasikan.

Faktur menentukan apa yang ditukar, berapa biayanya dan jumlah total barang atau jasa yang ditransaksikan. Biaya akhir yang dibayar ini dihitung berdasarkan semua data lain dan dikirimkan ke orang yang akan membayar tagihan.

Sementara itu, kwitansi merupakan dokumen tanda bukti yang diserahkan dari penjual kepada pembeli setelah pembayaran dilakukan dan dibubuhi tanda tangan penerima uang. Jadi, kwitansi akan diberikan setelah adanya penyerahan sejumlah uang.Agar kamu memahami perbedaan invoice dan kwitansi, yuk simak perbedaannya satu sama lain secara mendetail di bawah ini.

Baca Juga: Apa Itu Invoice? Pengertian, Fungsi, Hingga Contohnya

Pengertian Invoice dan Kwitansi

Invoice adalah dokumen penagihan yang dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli sebelum pembayaran dilakukan. Sedangkan Kwitansi adalah dokumen yang digunakan sebagai bukti pembayaran setelah transaksi selesai. 

Dalam dokumen invoice ini mencakup detail transaksi, seperti deskripsi barang atau jasa, jumlah, harga per unit, dan total yang harus dibayarkan, serta syarat pembayaran yang telah disepakati. Invoice berfungsi sebagai permintaan resmi untuk melakukan pembayaran dan juga menjadi dasar pencatatan piutang dalam laporan keuangan bisnis kamu.

Sedangkan Kwitansi mencatat jumlah yang telah dibayarkan, tanggal pembayaran, serta identitas penjual dan pembeli, dilengkapi dengan tanda tangan atau cap sebagai pengesahan. Dengan adanya kwitansi, kamu dapat memastikan bahwa pembayaran telah dilakukan, dan dokumen ini juga berguna sebagai referensi serta bukti sah dalam pencatatan keuangan dan audit.

5 Perbedaan Utama antara Invoice dan Kwitansi

Memahami perbedaan antara invoice dan kwitansi sangat penting dalam pengelolaan transaksi dan pencatatan keuangan. 

Berikut adalah lima perbedaan utama antara kedua dokumen tersebut:

  1. Fungsi Dokumen
    • Invoice: Berfungsi sebagai permintaan pembayaran kepada pembeli sebelum transaksi lunas. Dokumen ini digunakan oleh penjual untuk menagih pembayaran atas barang atau jasa yang telah diserahkan kepada pembeli.
    • Kwitansi: Berfungsi sebagai bukti pembayaran setelah transaksi selesai. Kwitansi diberikan oleh penjual kepada pembeli sebagai tanda bahwa pembayaran telah diterima dan transaksi telah diselesaikan.
  2. Waktu Penerbitan
    • Invoice: Diterbitkan sebelum pembayaran dilakukan, biasanya bersamaan dengan pengiriman barang atau setelah jasa diberikan. Ini menandakan bahwa pembeli memiliki kewajiban untuk membayar sejumlah uang tertentu dalam jangka waktu yang ditentukan.
    • Kwitansi: Diterbitkan setelah pembayaran selesai sebagai tanda bahwa transaksi telah lunas. Kwitansi diberikan segera setelah penjual menerima pembayaran penuh dari pembeli.
  3. Isi dan Informasi yang Tercantum
    • Invoice: Memuat detail barang atau jasa yang ditransaksikan, termasuk harga satuan, jumlah, subtotal, diskon (jika ada), pajak, total pembayaran, serta syarat dan ketentuan pembayaran. Informasi ini memberikan gambaran lengkap mengenai apa yang ditagihkan kepada pembeli.
    • Kwitansi: Memuat jumlah yang telah dibayarkan, nama penerima dan pemberi uang, tanggal pembayaran, serta tanda tangan penerima uang. Kwitansi fokus pada konfirmasi bahwa sejumlah uang tertentu telah diterima oleh penjual dari pembeli.
  4. Pihak yang Mengeluarkan
    • Invoice: Dikeluarkan oleh penjual atau penyedia layanan kepada pembeli sebagai permintaan pembayaran.
    • Kwitansi: Dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli sebagai bukti bahwa pembayaran telah diterima.
  5. Kegunaan dalam Pencatatan Keuangan
    • Invoice: Digunakan sebagai dasar pencatatan piutang atau utang dalam laporan keuangan bisnis. Ini membantu penjual memantau pembayaran yang belum diterima dan pembeli untuk mengetahui kewajiban pembayaran yang harus diselesaikan.
    • Kwitansi: Digunakan sebagai bukti transaksi yang sudah selesai dan dapat menjadi dokumen pendukung dalam audit atau pelaporan pajak. Kwitansi memastikan bahwa pembayaran telah dilakukan dan diterima, sehingga penting dalam rekonsiliasi keuangan.

Baca Juga: 5 Cara Membuat Format Invoice Yang Baik dan Benar

Penggunaan Invoice dan Kwitansi

Invoice digunakan untuk mencari pembayaran dari pembeli, melacak transaksi, mengelola inventaris, dan mempermudah pengirim barang atau jasa. 

Invoice juga digunakan untuk melacak perkiraan pendapatan dan mengelola hubungan klien dengan memberikan pilihan pembayaran yang nyaman, seperti jangka waktu pembayaran yang lebih lama, diskon untuk pembayaran lebih awal, dan pembayaran tunai.

Sedangkan, kwitansi digunakan pembeli dan penjual untuk menunjukkan bahwa mereka telah membayar suatu barang atau jasa, terutama dalam keadaan refund, di mana barang rusak atau di bawah standar kwitansi akan menjadi sangat penting.

Invoice Penjualan

Dengan Paper.id, Buat Invoice Hanya 1 Menit!

Nah itulah informasi perbedaan antara invoice dan kwitansi, buat kamu yang memiliki bisnis dan membuat invice masih manual, kamu bisa membuat invoice dengan invoice generator online atau invoice software. Pasti kamu sudah merasakan membuat dengan cara manual tentu akan cukup menghabiskan waktu. Sementara itu, seorang pebisnis harus bekerja secara fleksibel agar mereka secara efektif dan efisien mengerjakan pekerjaan lainnya. 

Lantas, bagaimana solusinya? Kamu bisa menggunakan Paper.id, app invoice Paper.id menawarkan fitur yang berguna untuk membuat dan mencatat tagihan atas barang dan jasa yang telah dikirimkan ke pelanggan yang dapat diakses dengan mudah melalui aplikasi Android dan iOS.

Software Invoice online Paper.id juga terhubung dengan berbagai metode pembayaran digital, mulai dari transfer bank, QRIS, Virtual Account, marketplace, dan bahkan kartu kredit untuk membuat cash flow bisnismu jadi lega. Kamu juga bisa langsung cek status pembayaran invoice dari platform Paper.id. Jadi, tidak perlu lagi repot-repot cek manual untuk tahu pembayaran sudah dilakukan atau belum.

Dan semua fiturnya itu bisa kamu coba tanpa dipungut biaya apapun alias GRATIS. Selain itu, kamu juga bisa menikmati beberapa fitur terbaik Paper.id, seperti pengelolaan stok, pengiriman Invoice hingga pembukuan yang rapi dan tercatat secara akurat.

Menarik, kan? Ayo, kamu bisa langsung daftar nih dengan klik tombol dibawah ini. Yuk langsung Daftar Paper.id sekarang juga dengan klik tombol dibawah ini, GRATIS!

Daftar Sekarang!
Alfian Dimas
Latest posts by Alfian Dimas (see all)