Nota: Pengertian, Jenis, hingga Fungsinya untuk Bisnis

Pernahkah kamu menerima sebuah catatan kecil berisi rincian transaksi setelah berbelanja atau melakukan pembayaran? Nah, itulah yang disebut dengan nota. 

Bagi sebagian besar orang, nota mungkin terlihat seperti hanya selembar kertas biasa yang sering diabaikan. Namun, dalam dunia bisnis, nota memainkan peran penting sebagai bukti transaksi dan alat yang memastikan kelancaran administrasi.

Dalam bisnis, nota bukan hanya sekadar bukti pembayaran, lho. Nota memiliki berbagai jenis dan fungsi yang membantu mengatur keuangan, mencatat penjualan, hingga menjadi bukti yang sah untuk audit dan perpajakan. 

Lantas, apa saja jenis-jenis nota, bagaimana fungsinya dalam operasional bisnis, serta seperti apa contohnya? Yuk, simak penjelasan lebih lanjut mengenai nota di bawah ini!

Apa Itu Nota?

Nota adalah dokumen atau bukti tertulis yang diberikan oleh penjual kepada pembeli setelah transaksi dilakukan. Nota mencatat detail transaksi, seperti barang atau jasa yang dibeli, jumlah pembayaran, tanggal transaksi, dan informasi lainnya yang relevan. 

Tidak hanya itu, nota juga dapat mencatat bagaimana pembayaran dilakukan, apakah secara tunai, kartu kredit, transfer bank, atau metode lain. Ini membantu pelacakan arus kas masuk bagi penjual dan memberikan kejelasan bagi pembeli.

Baca juga: Download Contoh Nota Kosong, Format Word & Excel

Jenis-Jenis Nota yang Harus Kamu Ketahui

Setidaknya ada beberapa jenis nota yang sering digunakan dalam dunia bisnis, dan masing-masing memiliki fungsinya tersendiri. Berikut penjelasannya:

1. Nota kontan

Nota kontan adalah bukti transaksi yang diberikan saat pembayaran dilakukan secara langsung atau tunai. Biasanya, nota ini dikeluarkan oleh pihak penjual kepada pembeli sebagai tanda bahwa pembayaran sudah diterima. 

Fungsi utamanya adalah sebagai bukti pembayaran yang sah dan dapat digunakan untuk mencatat penjualan harian.

2. Nota kredit

Berbeda dengan nota kontan, nota kredit digunakan saat transaksi dilakukan secara kredit atau pembayaran ditunda ke waktu tertentu. Nota ini mencatat jumlah utang yang harus dibayar oleh pembeli di masa mendatang. 

Selain itu, nota kredit penting untuk menjaga catatan piutang usaha dan memudahkan pelacakan pembayaran yang belum diselesaikan.

3. Nota debet 

Diterbitkan oleh pembeli kepada penjual saat terjadi pengembalian barang yang tidak sesuai, baik karena rusak maupun alasan lain. Nota debet berfungsi untuk mengurangi jumlah utang atau piutang yang tercatat sebelumnya, sehingga kedua belah pihak memiliki bukti yang sah dalam proses retur.

4. Nota penjualan 

Ini adalah jenis nota yang paling umum ditemukan dalam bisnis ritel. Nota penjualan mencatat seluruh rincian transaksi penjualan, mulai dari produk yang dibeli, harga satuan, hingga total pembayaran. 

Nota ini sangat penting untuk mencatat setiap penjualan yang terjadi dan menjadi bukti resmi dalam pelaporan pajak.

Fungsi Nota untuk Kelancaran Operasional Bisnis

Selain sebagai bukti transaksi, nota memiliki peran strategis dalam menjaga keuangan bisnis tetap sehat. Misalnya, dalam proses audit, nota menjadi dokumen yang akan memudahkan auditor dalam memeriksa aliran dana keluar masuk.

Berikut beberapa fungsi penting lainnya:

1. Mengatur keuangan bisnis

Nota membantu dalam mencatat setiap transaksi secara detail. Ini memudahkan bisnis untuk memonitor pendapatan, pengeluaran, dan piutang dengan lebih transparan. Dengan adanya nota, manajemen keuangan menjadi lebih terstruktur dan mudah dilacak.

Misalnya, kamu punya sebuah toko retail yang menjual berbagai produk akan menerima banyak transaksi setiap harinya. Dengan mencatat setiap transaksi melalui nota, kamu dapat dengan mudah memeriksa berapa banyak produk yang terjual, berapa total pendapatan yang diperoleh, dan apakah ada barang yang dikembalikan oleh buyer.

Nah, semua transaksi ini tersimpan dalam sistem, yang kemudian dapat digunakan untuk membuat laporan keuangan harian, mingguan, atau bulanan.

2. Sebagai pelaporan pajak

Setiap transaksi yang tercatat dengan nota dapat digunakan sebagai bukti untuk pelaporan pajak. Baik itu untuk Pajak Pertambahan Nilai (PPN) maupun pajak penghasilan, nota menjadi dokumen penting yang menunjukkan jumlah transaksi yang terjadi dalam periode tertentu.

Sebagai contoh, dalam bisnis ritel yang mengenakan PPN pada setiap produk yang dijual, nota penjualan yang diterbitkan kepada buyer akan mencantumkan total harga barang dan jumlah PPN yang dikenakan.

Informasi tersebut sangat penting ketika tiba waktunya untuk melaporkan pajak bulanan atau tahunan. Nota tersebut akan menjadi bukti transaksi yang sah, yang menunjukkan berapa besar PPN yang sudah dipungut dari konsumen.

3. Untuk mencegah kesalahan dalam penagihan

Dengan adanya nota, baik penjual maupun pembeli memiliki bukti fisik dari setiap transaksi yang terjadi. Ini membantu mencegah kesalahan dalam penagihan dan meminimalkan risiko perselisihan di kemudian hari.

Misalnya, jika sebuah perusahaan membeli barang dari supplier dan menerima nota sebagai bukti transaksi, nota ini akan mencantumkan rincian seperti jumlah barang yang diterima, harga per unit, dan total pembayaran. 

Jika ada perbedaan antara barang yang diterima dan nota yang dikeluarkan, perusahaan dapat menggunakan nota untuk mengonfirmasi kekeliruan dan meminta perbaikan dari supplier.

Baca juga: Mengenal Perbedaan Nota Debet dan Nota Kredit dan Fungsinya

Contoh Nota

Berikut beberapa contoh nota dari segi jenis-jenisnya:

1. Contoh nota kontan

2. Contoh nota kredit

3. Contoh nota debet

4. Contoh nota penjualan

Baca juga: 7 Rekomendasi Aplikasi Nota Terbaik

Nah, itu dia penjelasan mengenai nota, mulai dari pengertian, jenis, fungsinya untuk operasional bisnis, hingga contoh-contohnya. Nota, yang sering dianggap sepele, ternyata memiliki peran yang sangat krusial dalam operasional bisnis.

Dari mengatur keuangan, mencatat piutang, hingga menjadi bukti sah untuk audit dan pelaporan pajak, nota adalah dokumen yang tidak boleh diabaikan. Dengan memahami berbagai jenis nota dan fungsinya, bisnis dapat berjalan lebih lancar dan terorganisir.

Untuk kamu yang ingin lebih praktis dan efisien dalam membuat dan mengelola nota, coba deh pakai Paper.id. Kamu bisa membuat nota penjualan secara otomatis, mencatat setiap transaksi dengan akurat, dan mengelola semua dokumen keuangan dalam satu platform.

Sebagai platform invoicing dan pembayaran antar bisnis, kamu bisa buat otomatis nota dari invoice yang sudah kamu buat. Kamu tinggal mengisi seluruh kolom sehingga kamu tidak perlu repot membuatkannya secara manual.

Menariknya, kamu bisa tambahkan juga soal perpajakan di nota secara otomatis. Nota yang dibuat di Paper.id, akan terakumulasi langsung sehingga kamu bisa mengirimnya langsung ke buyer melalui Email, SMS, maupun WhatsApp. Mudah sekali, ‘kan?

Yuk, daftarkan segera bisnismu di Paper.id dan nikmati semua fitur atau produk yang tersedia dengan cara klik tombol di bawah ini!