Divisi procurement dan account payable (AP) memiliki hubungan yang erat dan saling bekerjasama dalam alur supply chain. Kerjasama yang baik dapat menghasilkan proses supply chain yang lebih mulus dan memangkas budget operasional dengan hasil yang maksimal.

Untuk memaksimalkan kerjasama antar kedua divisi, AP Automation dibutuhkan untuk membantu mereka. AP Automation memiliki peran krusial dalam meningkatkan interaksi, proses kerja yang lebih ringkas serta akses untuk melihat data yang dibutuhkan.

Baca juga: Bagaimana memaksimalkan account payable selama pandemi dengan cloud computing

Bagaimana account payable dan procurement saling terhubung?

Baik bagian account payable dan procurement sama-sama memiliki peran dalam proses supply chain. Account payable bertugas untuk mengurus pembayaran sedangkan procurement berperan dalam pengadaan barang. Keduanya saling bekerjasama untuk memastikan efisiensi sebuah proses pengadaan dengan budget seminim mungkin.

Seringkali, masalah kerap terjadi dalam proses tersebut seperti keterlambatan pembayaran dan pengiriman barang, kecurangan dan kualitas barang yang tidak sesuai harapan. Kedua divisi saling terhubung dan mengemban 3 tanggung jawab penting yakni:

  • Memastikan proses procurement berjalan dengan lancar dan tidak terlambat. Dengan begitu, perusahaan bisa mendapatkan peluang untuk membayar supplier lebih cepat dan diskon.
  • Memantau proses yang sedang berlangsung terhadap status pengadaan dari dokumen-dokumen yang ada seperti invoice, apakah sudah dibayar atau belum.
  • Menanggulangi resiko kecurangan yang bisa terjadi akibat ulah oknum-oknum yang tidak bertanggung jawab dan kerap memanfaatkan keadaan dengan melakukan kecurangan seperti korupsi dan pengadaan palsu.

Untuk itu, AP Automation dibutuhkan, agar kinerja kedua divisi dapat dimaksimalkan. Dengan pemantauan secara real-time, kesalahan dapat diminimalisir serta proses pengadaan dapat berjalan dengan lancar.

Untuk mengatasi masalah ini, Anda dapat mengandalkan Paper Enterprise Solution, sebuah supply chain platform untuk perusahaan Anda. Klik disini untuk mencari tahu bagaimana kami dapat membantu Anda.

Memaksimalkan account payable dan procurement dengan AP Automation

Proses supply chain melibatkan banyak pihak mulai dari account payable, bagian procurement hingga supplier. Ketiganya saling berkaitan dan peran AP Automation dapat mengkoneksikan ketiganya lebih baik. Dengan begitu, bagian AP dapat bekerja dengan lebih baik dan membantu bagian procurement untuk merawat hubungan dengan supplier. Bagaimana AP Automation dapat membantu perusahaan dalam pekerjaan mereka?

  • AP Automation dapat membantu divisi procurement dalam melihat letak masalah yang mengakibatkan keterlambatan pembayaran agar diselesaikan segera.
  • AP Automation membantu perusahaan untuk mendapatkan data secara ­real-time, sehingga mereka selalu up-to-date akan perkembangan yang ada.
  • Divisi procurement dapat dengan mudah memantau performa para supplier dalam memenuhi ketentuan kontrak yang ada.
  • Proses dari pengadaan hingga pembayaran akan berjalan lebih cepat, sehingga pembayaran bisa dilakukan secara tepat waktu dan berpotensi untuk mendapatkan diskon dari supplier karena berhasil memenuhi kewajiban secara tepat waktu atau lebih cepat.

Baca juga: Implikasi buruk duplicate payment dan bagaimana cara mengatasinya?

Dampak pengelolaan account payable yang buruk pada alur supply chain

“Automation bukan lagi sebuah kemewahan, melainkan sebuah keharusan” (Judy Bicking, Konsultan IOFM)

Mengutip pernyataan dari Judy Bicking di atas, kita bisa melihat bahwa perusahaan perlu menggunakan AP automation platform untuk mempermudah proses procure-to-pay. Sayangnya, masih banyak perusahaan yang melakukannya secara manual. Dalam penelitian yang dilakukan oleh the institute of financial operations, 81,1% dari 213 total koresponden menyatakan bahwa mereka tidak membutuhkan AP Automation.

Pengelolaan account payable yang buruk dapat berakibat fatal terhadap alur supply chain, memperburuk hubungan dengan supplier, dan proses produksi perusahaan. Berikut 3 dampak nyata yang terasa dan terjadi:

  • Pengelolaan secara manual mengakibatkan terjadinya kesalahan-kesalahan akibat human error. Hal ini kerap terjadi pada manajemen data dan pengolahan faktur.
  • Pembayaran tepat waktu atau lebih awal memungkinkan perusahaan untu menghemat budget yang dapat dialokasikan untuk kebutuhan lainnya.
  • Reputasi perusahaan yang memburuk akibat tidak menaati ketentuan pembayaran sesuai yang telah disetujui oleh kedua belah pihak.
paperblog
Latest posts by paperblog (see all)