Kini, kita beralih ke bagian yang mungkin Anda paling ingin tahu, bagaimana cara melakukan procurement dengan benar? Jika Anda berpikir kalau pengadaan hanya fokus pada aktivitas pembelian saja, maka Anda salah. Ada perencanaan, pengiriman dan juga dokumentasi bukti transaksi yang harus disimpan dengan baik untuk keperluan pembukuan.

Sebelum berpindah ke bagian isi artikel, sudahkah Anda membaca Ultimate Guide procurement yang lainnya? Ultimate Guide Procurement merupakan topik terbaru dari Paper.id yang mengulas seputar hal-hal dalam bisnis dan terbagi menjadi beberapa artikel. Jika belum, Anda bisa langsung mengunjunginya lewat tabel konten dibawah ini.

  1. Part 1 :  Apa Itu Procurement
  2. Part 2 : Langkah-langkah Procurement – Anda disini
  3. Part 3 : Masalah-Masalah dalam Procurement dan Cara Mengatasinya 
  4. Part 4 : KPI Procurement 
  5. Part 5 : E Procurement, metode pengadaan di masa depan
  6. Finale : Tips-Tips Agar Procurement Berjalan Lancar 

Secara garis besar, proses pengadaan terbagi menjadi 3 tahap, perencanaan, pemilihan supplier, dan pembelian. Berawal dari pengajuan barang, aktivitas pengadaan terus berlanjut hingga proses pembayaran. Berikut tahapan serta penjelasan dalam proses pengadaan.

2.1 Tahap Perencanaan

Tahap awal dari pengadaan adalah dengan melakukan perencanaan. Di awal, pihak purchasing akan melakukan pengajuan proposal mengenai pembelian bahan baku untuk produksi. Faktor-faktor yang harus diperhatikan adalah, harga, waktu, dan anggaran yang dianggarkan. 

Proses persetujuan melibatkan banyak pihak. Proposal akan diberikan kepada supervisor untuk dilihat dan ditimbang. Jika ada yang tidak sesuai, maka pihak purchasing akan melakukan revisi. Apabila sesuai, proposal akan dilanjutkan ke pihak gudang. Pihak pengelola gudang akan meninjau apakah ada kesalahan seperti permintaan barang yang ternyata masih ada dan jumlah permintaan barang.

Setelah proposal disetujui, proses dilanjutkan ke tahap pencarian supplier. Dalam tahap persetujuan, ada perbedaan pada perusahaan kecil dan besar. Perusahaan besar biasanya melalui beberapa pihak untuk persetujuan sedangkan perusahaan kecil hanya sedikit saja dan pihak gudang biasanya merangkap sebagai divisi purchasing atau PPIC. Untuk lebih jelasnya, Anda bisa membacanya disini!

2.2 Tahap pencarian supplier/vendor 

Pemilihan supplier atau vendor menjadi langkah pertama yang sangat penting. Tanpa vendor yang bagus, Anda tidak akan mendapatkan bahan baku dengan kualitas yang baik dan harga yang sesuai. Dalam memilih vendor, ada 2 cara yang biasanya dilakukan: 

  • Memilih secara langsung

    Cara pertama yang biasanya dilakukan adalah dengan memilih vendor secara langsung lewat internet, rekomendasi dari teman/perusahaan, serta vendor langganan. Biasanya, hal ini dilakukan untuk pembelian bahan baku secara reguler atau yang sudah sering terjadi sehingga, perusahaan bisa menggunakan vendor yang lama atau rekomendasi dari orang lain. Untuk memilih vendor yang tepat, berikut tips yang perlu Anda perhatikan:

    • Carilah tender sesuai dengan kualitas yang diinginkan.
    • Pilihlah harga yang sesuai dengan keinginan vendor. 
    • Mintalah katalog agar pemilihan barangnya lebih mudah

  • Tender

    Tender sering dilakukan baik oleh perusahaan dan pemerintah. Mereka mengumpulkan sejumlah vendor agar mendapatkan penawaran terbaik mengenai kualitas dan harga barang. Untuk tender, berikut langkah-langkah dalam membuatnya:

    • Perusahaan membuat Request for Proposal (RFP) yang berisi daftar permintaan, ketentuan pengiriman, serta syarat dan ketentuan. 
    • Setelah itu, RFP akan dipasang di website dan majalah.
    • Penawaran akan masuk dari sejumlah vendor dan perusahaan perlu melakukan proses seleksi.
    • Supplier yang terpilih akan diminta untuk mengirimkan quotation atau biasa disebut dengan request for quotation.  Jika cocok, proses tender akan berlanjut ke proses akhir berupa tanda tangan kontrak.

Quotation yang diterima akan dievaluasi berdasarkan faktor-faktor berikut:

  • Harga
  • Diskon
  • Ketentuan pengiriman
  • Ketentuan pembayaran
  • Kualitas barang
  • Biaya kargo
  • Biaya asuransi

Setelah proses evaluasi, perusahaan akan melakukan negosiasi dengan pihak vendor terkait permintaan barang. Jika tercapai kesepakatan, pihak perusahaan akan memberikan kontrak dan purchase order kepada vendor. Pencarian supplier bisa lebih mudah jika ada kontrak yang terjalin. Jika masih ada kontrak yang berjalan, perusahaan bisa menghubungi supplier yang terkait untuk permintaan barang. Baca lebih lanjut mengenai jenis-jenis dan penjelasan kontrak tender disini!

Perusahaan memberikan Service Level Agreements (SLA), dokumen resmi yang berisi perjanjian tentang hubungan kerja antara 2 pihak. SLA berisi deskripsi pekerjaan dan standar ketentuan yang harus dipenuhi, kewajiban, dan konsekuensi yang dihadapi jika pekerjaan tidak selesai. SLA berperan penting untuk menghindarkan perusahaan dari hal-hal yang tidak diinginkan seperti, vendor yang mangkir, pekerjaan yang tidak selesai, dan hasil yang jauh dari harapan.

SLA harus disetujui oleh kedua belah pihak serta dibuat berdasarkan administratif perusahaan, prosedur regulasi keamanan lingkungan, dan keuangan. Departemen pengadaan akan melakukan pemantauan terhadap vendor untuk memastikan pekerjaan akan berjalan lancar dan selesai sesuai harapan. 

Ketentuan pembayaran juga turut disertakan dalam kontrak. Pada umumnya, pembayaran akan dilakukan oleh perusahaan kepada vendor pada 45 hari setelah penerimaan Purchase invoice. Jika perusahaan Anda import barang dari luar negeri maka, Anda membutuhkan international commercial terms (incoterms), sebuah dokumen yang berisi terminologi untuk pengiriman barang. Untuk mengetahui lebih dalam mengenai incoterm, cek artikelnya disini!

Ada 4 jenis pembayaran yang biasanya digunakan oleh perusahaan untuk penyediaan barang dan jasa seperti dibawah ini:

  1. Pembayaran di muka

    Perusahaan akan membayar barang sebelum invoice pembelian diberikan oleh vendor.

  2. Letter of Credit

    Letter of Credit adalah sebuah dokumen resmi mengenai pembayaran yang akan dilakukan bank untuk penyediaan barang atau jasa yang dilakukan oleh perusahaan berdasarkan syarat dan ketentuan tertentu. Untuk syarat dan jenis Letter of Credit bisa Anda baca lebih lanjut disini!

  3. Documentary collection

    Documentary collection terjadi ketika pihak exporter akan menyerahkan kewajiban untuk menagih pembayaran kepada bank dengan menyerahkan dokumen pembayaran beserta instruksi pembayaran yang harus dilakukan.

  4. Open Account

    Open Account adalah sebuah tahap dimana vendor akan mengirimkan barang serta invoice untuk dibayar sesuai dengan waktu dan ketentuan yang telah disetujui.

2.3 Tahap Pengiriman atau Penerimaan

Tahap procurement akan meliputi proses pengiriman barang, pembayaran, dan pengecekan barang. Pertama, pihak vendor akan memberikan konfirmasi terkait purchase order yang mereka terima. Konfirmasi bisa dilakukan via email atau software procurement jika digunakan oleh vendor. Anda bisa merasakan kemudahannya dengan menggunakan software Paper.id. Dengan fitur purchase order, Anda bisa membuatnya dimana saja dan sudah terhubung dengan inventaris dan invoice yang ada. Download disini untuk mendapatkan Paper.id!

Pihak vendor akan mengirimkan barang sesuai dengan permintaan dan menyertakan dokumen pengiriman yang berisi:

  • Nama pengirim
  • Resi pengiriman (Tracking Number)
  • Berat
  • Lokasi penerimaan barang
  • Deskripsi barang

Dokumen tersebut bisa dijadikan sebagai acuan dari perusahaan untuk melakukan pemantauan. Jika terjadi suatu masalah seperti keterlambatan pengiriman, maka perusahaan bisa melacaknya dengan mudah. 

Setelah barang sampai, pihak gudang akan melakukan pengecekan terhadap barang tersebut sesuai dokumen PO. Jika terdapat kerusakan atau ada yang tidak sesuai, barang bisa ditolak di tempat dan akan dikembalikan ke supplier untuk diganti. Goods receipt akan dibuat dan pihak gudang akan melakukan update mengenai penambahan barang yang sudah datang.

2.4 Tahap Pengecekan dan Pembayaran (3-Way Match)

Banyak perusahaan melakukan 3 ways match atau pengecekan terhadap 3 jenis dokumen yang digunakan dalam procurement yakni:

  1. Purchase order

    Dokumen resmi yang dikirimkan oleh perusahaan kepada vendor yang berisi jumlah dan deskripsi barang yang diminta, harga, alamat pengiriman, nomor PO, informasi pembayaran, dan alamat invoice. PO merupakan bukti konfirmasi akan pembelian barang yang dilakukan perusahaan kepada vendor. 

  2. Surat Jalan

    Bagian dari procurement yang berisi informasi yang sama dengan invoice dan berfungsi sebagai bukti pembayaran dan pengiriman. Biasanya disertakan dalam dokumen yang dikirimkan oleh vendor. 

  3. Purchase Invoice

    Dokumen ini dikirimkan oleh vendor kepada perusahaan selaku pembeli yang berisi informasi yang sama dengan PO. PO merupakan dokumen yang digunakan sebagai penagihan kepada pembeli.

Sebelum melakukan pembayaran, staf  Accounts Payable akan melakukan pengecekan jumlah barang dan harga untuk memastikan kalau apa yang ada di PO sama dengan yang dikirim oleh vendor. Pembayaran akan dilakukan jika hasilnya cocok. 

Metode 3-way match penting untuk dilakukan karena ada membawa 3 manfaat penting yang berpengaruh terhadap kemajuan perusahaan seperti:

  • Menghemat pengeluaran

    Verifikasi data PO, kwitansi, dan invoice membantu perusahaan dalam menghindari masalah overpay, bayar 2 kali, bayar pada barang yang tidak dipesan, dan menghindari kecurangan akan pemalsuan dokumen.

  • Profesionalitas

    3-way match menunjukkan sisi profesionalisme perusahaan dan meningkatkan kepercayaan vendor terhadap perusahaan Anda serta menghindari kesalahan yang berpotensi menurunkan kredibilitas Anda di mata vendor.

  • Memperlancar proses audit

    Pemeriksaan yang detil membantu perusahaan Anda dalam dokumentasi bukti-bukti yang digunakan dalam procurement. Dengan bukti yang lengkap, proses audit dapat berjalan dengan lancar. 

Proses procurement tergolong panjang karena membutuhkan perencanaan yang solid mengingat, hal ini berhubungan dengan proses operasional perusahaan. Kesalahan kecil dapat memberikan dampak yang besar terhadap berbagai macam sektor. 

Untuk memudahkan procurement yang Anda lakukan, ada Paper.id, sebuah platform bisnis yang siap membantu para pelaku usaha kecil dan menengah. Untuk Procurement, ada paket jet dengan fitur PO, Invoice dan penerimaan barang yang telah terintegrasi sehingga, proses kerja Anda menjadi lebih mudah, efisien dan transparan. Gunakan sekarang dan cek disini untuk informasi lebih lanjut!

Demikian informasi mengenai langkah-langkah Procurement. Selanjutnya, Paper.id akan membahas mengenai masalah-masalah yang sering terjadi dalam procurement serta solusinya. Biar gak ketinggalan, bookmark artikel ini dan ikuti terus informasi mengenai Ultimate Guide Procurement disini!

google_play_customer_io
Daniel Nugraha
Latest posts by Daniel Nugraha (see all)