Kasih Denda ke Pelanggan? Keputusan Tepat atau Malah Bikin Dia Minggat?

Sebagai pemilik bisnis, kamu pasti sudah memberikan produk atau layanan terbaik kepada pelanggan kamu, namun setiap kali jatuh tempo pembayaran, kamu merasa frustasi karena pelanggan terlambat membayar.

Terlebih, dalam konteks B2B, keterlambatan pembayaran invoice biasanya karena pelanggan juga telah dibayar oleh mitra bisnisnya. Misalnya, bisnis A harus membayar bisnis B dengan uang yang diterima dari bisnis C.

Tetapi jika bisnis C sendiri terlambat membayar, maka bisnis A tidak akan memiliki cukup uang untuk membayar bisnis B dalam waktu yang tepat. Oleh karena itu, keterlambatan pembayaran dapat menyebar dari satu bisnis ke bisnis lainnya dalam rantai pasokan.

Pertanyaannya, apakah kamu harus memberikan denda keterlambatan pembayaran invoice ke pelanggan kamu?

Kamu mungkin berpikir bahwa membebankan biaya keterlambatan dapat memperkuat posisi keuangan bisnis kamu dan memotivasi pelanggan untuk membayar tepat waktu. Namun, apakah sesederhana itu?

Apakah terdapat situasi di mana keputusan tersebut menjadi kurang tepat, bahkan menjadi ide buruk? Dan setelah kamu memutuskan untuk menerapkan denda telat bayar, berapa biaya yang akan kamu tetapkan?

Faktanya, ada banyak hal yang perlu kamu pertimbangkan. Berikut ini adalah beberapa hal yang perlu kamu pertimbangkan sebelum memutuskan memberikan denda keterlambatan pembayaran invoice untuk pelanggan. Antara lain:

Mengapa Mengenakan Biaya Keterlambatan Pembayaran Bisa Menjadi Ide yang Baik

Selain mendorong pelanggan untuk membayar, biaya keterlambatan pembayaran adalah ide yang bagus untuk alasan lain, seperti:

• Kamu Membutuhkan Uang Secepatnya

Salah satu cara untuk menjaga arus kas tetap lancar adalah dengan mengenakan biaya keterlambatan pembayaran sebagai insentif tambahan agar pelanggan membayar lebih cepat.

Meskipun, idealnya kamu dapat menghindari tindakan tersebut, namun hal tersebut dapat memotivasi pelanggan untuk membayar sesegera mungkin atau setidaknya berkomunikasi dengan kamu jika mereka tidak dapat melakukannya.

Baca juga: Pembayaran Invoice Telat? Begini Cara Cerdas Mengatasinya!

• Membuktikan Bahwa Kamu Profesional

Sederhananya, jika kamu tidak menyertakan kebijakan denda keterlambatan, persepsi yang muncul mungkin bahwa pelanggan yang tidak membayar kamu pada tanggal jatuh tempo dapat mengulangi perilaku tersebut.

Oleh karena itu, dengan memutuskan adanya denda keterlambatan pembayaran, akan menunjukkan bahwa kamu sebagai seorang profesional yang serius memiliki bisnis untuk dijalankan.

Bagaimana Cara yang Tepat untuk Membuat Biaya Denda Telat Pembayaran ke Pelanggan?

Dengan mengikuti cara di bawah ini, kamu akan lebih memahami kapan waktu yang tepat untuk membebankan biaya keterlambatan.

• Pastikan Pelanggan Mengetahui Keterlambatan

Tidak ada yang bisa merusak hubungan dengan klien lebih cepat daripada biaya keterlambatan yang mengejutkan. Jangan cantumkan biaya keterlambatan pembayaran jika pelanggan tidak mengharapkannya. 

Sebaliknya, pertama-tama tetapkan ekspektasi dengan:

1. Menentukan biaya keterlambatan di awal transaksi, secara tertulis, idealnya melalui kontrak. Ingat, jika dilakukan dengan cara yang positif dan bersahabat, pelanggan kamu akan memahami bahwa denda keterlambatan bukanlah masalah.
2. Cantumkan biaya keterlambatan pada semua invoice yang kamu kirimkan dan tentukan apakah itu biaya tetap atau persentase dari jumlah invoice.

• Ketahuilah Kapan Memanfaatkan Adalah Pilihan yang Lebih Baik

Hanya karena kamu memiliki kebijakan denda keterlambatan untuk pelanggan, bukan berarti kamu harus memberlakukannya di setiap kesempatan. Sebagai contoh, pelanggan mungkin sedang mengalami tantangan pribadi, seperti menghadapi duka cita atau penyakit yang tak terduga.

Dalam kasus lain, mungkin ada keadaan yang tidak terduga di mana pelanggan yang menguntungkan dan biasanya dapat diandalkan tidak dapat membayar kamu tepat waktu. 

Evaluasi setiap situasi, jangan memberlakukan kebijakan keterlambatan pembayaran yang sama pada semua orang, dan lihat apakah kamu dapat menemukan cara lain untuk menangani invoice yang belum dibayar.

Misalnya, alih-alih mengenakan biaya keterlambatan, kamu dapat menawarkan perpanjangan pembayaran untuk memperpanjang jangka waktu pembayaran dari 30 hingga 60 hari.

Cara Mencegah Agar Pelanggan Tidak Telat Bayar

Jika kamu ingin menghindari keterlambatan pembayaran dan harus memberikan denda keterlambatan kepada pelanggan, pertimbangkan beberapa alternatif berikut ini:

• Mintai Pembayaran di Muka Mulai dari 20-50% dari Harga

Peluang menerima pembayaran penuh untuk invoice lebih tinggi ketika pelanggan telah membayar deposit. Skenario terburuknya, pelanggan tidak membayar saldo yang belum dibayar, tetapi setidaknya kamu memiliki deposit untuk menutupi biaya kamu.

• Berikan Diskon atas Pembayaran yang Cepat

Misalnya, berikan diskon 2% dari invoice sebelum pajak untuk pelanggan yang membayar dalam 7 hari. Hindari membuat pelanggan kamu mengalami kerugian finansial dengan menaikkan harga kamu dengan jumlah diskon.

• Izinkan Pembayaran Secara Online

Seperti diketahui, alasan pembayaran secara online begitu menarik adalah karena faktor kenyamanan. Selain itu, setiap pelanggan juga memiliki cara pembayaran yang berbeda.

Misalnya, beberapa pelanggan mungkin lebih suka membayar melalui kartu kredit untuk mengumpulkan poin. Dengan menyediakan berbagai pilihan yang diinginkan pelanggan, maka kemungkinan invoice akan dibayar lebih cepat.

Terbukti, menurut studi yang dilakukan oleh oleh J.P. Morgan menunjukkan bahwa penggunaan layanan pembayaran online dapat mengurangi waktu pemrosesan pembayaran hingga 70%, dari rata-rata 34 hari menjadi 10 hari.

Baca juga: 4 Cara Cerdas Mengatur Bisnis Ala “Two Pizza” dari Jeff Bezos

Nah, demikianlah mengenai keterlambatan pembayaran. Sebagai pebisnis, pasti semuanya ingin dibayar tepat waktu karena arus kas bisnis begitu penting. Namun, hal tersebut tidak selalu menjadi ide yang baik. Jadi, menurut kamu apakah keputusan yang tepat membebankan biaya keterlambatan Pembayaran invoice pada pelanggan?

Mau kelola bisnis jadi lebih praktis? Gunakan Paper.id. Terima pembayaran jadi lebih cepat, pelanggan dapat membayar invoice kamu dengan berbagai pilihan seperti transfer antar bank atau kartu kredit agar pelanggan kamu dapat tambahan tempo!

Yuk daftarkan segera bisnis kamu sekarang juga di Paper.id dan dapatkan kemudahan mengelola bisnis jadi lebih praktis dengan cara klik tombol di bawah ini. Gratis!