Dalam proses penagihan piutang usaha, ada banyak masalah yang kerap terjadi dan mengakibatkan pembayaran tidak kunjung berjalan. Salah satunya, invoice dispute yang terkesan kecil, namun dapat membuat pelanggan Anda tidak mau membayar.

Apa Anda tahu? Kesalahan dalam penulisan total angka pembayaran atau tidak adanya lampiran PO ternyata bisa membuat pelanggan Anda membayar invoice. Untuk itu, Anda perlu melakukan invoice dispute untuk mengatasinya.

Invoice dispute merupakan langkah pemecahan masalah untuk mengecek invoice yang bermasalah. Apakah data invoice Anda kurang lengkap? Apakah ada lampiran yang belum dilampirkan? Faktor-faktor tersebut sangat berpengaruh untuk pembayaran invoice Anda.

Apa yang perlu diketahui dari invoice dispute?

Dalam payment collection, collection officer seringkali hanya mengirim invoice tanpa mengeceknya lebih dalam. Alhasil, mereka tidak tahu apakah invoice mereka sudah oke atau masih bermasalah. Mereka baru sadar ketika pelanggan mereka tidak kunjung membayarnya.

Ada 2 alasan mendasar, kenapa invoice Anda belum terbayar. Satu, ini murni kesalahan Anda yang berpengaruh terhadap proses pembayaran. Kedua, pelanggan Anda mengalami suatu masalah, sehingga pembayaran jadi tertunda.

Untuk meminimalisir terjadinya masalah ini, Anda perlu melakukan invoice dispute dari awal. Dengan begitu, invoice Anda dapat terbayar tepat waktu dan arus kas usaha Anda dapat berjalan dengan lancar. Apa saja masalah dalam invoice dispute?

Baca juga: Pentingnya manajemen piutang yang rapi agar kas perusahaan tetap aman

Coba Buat Invoice Gratis Tanpa Daftar

Hanya 5 Menit & Mudah

powered by Advanced iFrame. Get the Pro version on CodeCanyon.

Klik tombol di bawah untuk melanjutkan demo produk ini

Masalah-masalah dan solusi invoice dispute demi penagihan piutang usaha yang lebih lancar

Proses transaksi B2B berbeda dengan B2C. Kesalahan sekecil apapun dapat membuat klien Anda enggan membayarnya. Anda mungkin sudah berhati-hati untuk mengecek apa yang kurang dalam invoice Anda.

Namun, invoice Anda tetap saja tidak terbayar. Apa yang kurang ya dari invoice-nya? Untuk itu, Anda bisa melihat kedalam contoh-contoh masalah yang kerap terjadi dalam invoice dispute serta solusi yang dapat Anda lakukan.

  1. Lampiran informasi purchase order

    Dalam sebuah penelitian yang digagas oleh Kathy Hoffelder dalam Why Firms Don’t Pay Their Invoices, sebuah perusahaan bernama TermSync melakukan studi ilmiah terhadap 100 finance executive. Hasilnya, 49% responden mengatakan bahwa ketiadaan atau kesalahan dalam data purchase order dapat membuat invoice Anda tidak terbayar.Masalah ini tentu saja dapat diatasi dengan mudah. Anda dapat melampirkan PO pada email invoice yang Anda kirimkan atau menggunakan Paper.id. Di Paper.id, Anda dapat melampirkan PO secara langsung dalam satu invoice yang ada. Dengan begitu, pelanggan Anda dapat membuka invoice dan PO secara langsung dalam satu tempat.

  2. “Saya belum Terima invoice-nya”

    Sebagai collection officer, Anda wajib melakukan follow up jika invoice Anda belum terbayar. Namun, Anda terkejut ketika pelanggan Anda mengatakan bahwa mereka belum menerima invoice-nya, padahal Anda sudah mengirimnya. Dalam sebuah artikel di CFO.com, masalah ini juga dialami oleh 11% responden yang membuat invoice tidak terbayar.Untuk mengatasi masalah ini, ada 2 hal yang perlu diketahui. Apakah Anda masih mengirim invoice via email atau Anda sudah menggunakan software akuntansi atau ERP? Software akuntansi atau ERP hanya bisa menggunakan single contact send, dimana invoice akan terkirim langsung ke satu kontak saja. Proses follow up tetap dilakukan secara manual yang memakan waktu dan energi.Sistem invoice pada Paper.id membantu Anda dalam melakukan pengecekan status invoice. Anda dapat melihat status invoice dengan mudah. Dengan begitu, Anda akan tahu invoice mana saja yang sudah terkirim dan belum.

Anda dapat mengecek status pengiriman dari dashboard Paper.id
Anda dapat mengecek status pengiriman dari dashboard Paper.id

  • Salah kirim

    Ada kalanya, Anda mungkin terlalu Lelah sehingga, level kewaspadaan Anda menurun. Akhirnya, Anda salah kirim invoice. Hal ini kerap terjadi dan membuat pembayaran invoice tertunda atau malah tidak terbayar sama sekali.

    Solusinya adalah, Anda perlu menanyakan langsung tentang email dan alamat kepada pelanggan Anda. Kenyataannya, banyak orang hanya bergantung kepada internet dengan tinggal googling untuk mencari alamat dari pelanggan. Solusi ini terkadang kurang bagus, karena bisa saja alamat yang tertera telah berubah atau pelanggan Anda telah pindah.

    Solusi lainnya adalah, Anda bisa memberikan kewenangan kepada sales untuk mengakses system invoice Anda. Dengan begitu, sales dapat memberikan informasi pelanggan dengan tepat.

  • Template invoice kurang jelas

    Template invoice yang baik memiliki desain yang minimalis serta kolom-kolom informasi yang jelas, seperti, nama perusahaan serta nama klien, tanggal, term of payment, jumlah dan total harga barang yang dibeli, keterangan dan sebagainya.

    Ingat, informasi yang lengkap dapat membuat proses transaksi menjadi mulus. Sebaliknya, invoice Anda terancam tidak terbayar tepat waktu jika informasi pada invoice tidak lengkap. Untuk itu, Anda perlu memiliki template invoice yang baik dan dapat menampung semua informasi yang Anda butuhkan.

    id memiliki 7 template invoice yang dapat Anda gunakan secara gratis. Selain itu, Anda dapat memilihnya bebas. Keunggulannya adalah, selain kolom informasi yang lengkap, Paper.id juga menyediakan kolom tanda tangan dan logo perusahaan. Hal ini dapat meningkatkan profesionalitas perusahaan Anda terutama bagi UMKM.

  • Masalah non-billing

    Terkadang, ada masalah diluar invoice yang juga membuat proses pembayaran jadi lama. Studi dari TermSync menyatakan 11% dari responden mengatakan bahwa ada masalah pada barang yang tidak cocok, kualitas barang yang tidak pas, masalah pada servis, dan sebagainya.

    Untuk itu, Anda perlu menerapkan komunikasi yang intens dengan pelanggan untuk meningkatkan tingkat integritas perusahaan dan loyalitas pelanggan. PaperChain menerapkan system dispute dalam satu portal sehingga Anda dan pelanggan dapat chatting secara langsung untuk transaksi.

    Hal ini menjadi solusi masa depan akan jawaban Supply Chain 4.0 yang menekankan internet of things dan artificial intelligence dalam proses supply chain. Bagaimana PaperChain dapat membantu bisnis saya? Klik disini untuk membuat jadwal konsultasi langsung dengan tim kami!

    • Baca juga: Ingin melakukan penghapusan piutang? simak syarat-syaratnya disini

    Kesimpulan

    Invoice dispute dapat menyebabkan proses payment collection melambat. Dalam sebuah studi yang dilakukan di UK pada tahun 2011, 50% perusahaan menghabiskan waktu rata-rata 4 hingga 6 jam untuk menyelesaikan invoice dispute. Selain itu, 4000 perusahaan harus gulung tikar di tahun 2008 akibat masalah ini. Bayangkan, Anda harus membuang waktu selama 4 hingga 6 jam hanya untuk mengurus hal-hal kecil yang dapat membuat Anda kehilangan pendapatan.

    Semakin lama, invoice Anda ditangguhkan, maka semakin besar pula resiko tidak terbayarnya. Bagi perusahaan berskala menengah hingga besar, hal ini tidak dapat dihindari. Apalagi, mereka harus mengurus invoice dalam jumlah banyak, ratusan bahkan hingga ribuan.

    Kemungkinan terburuk, perusahaan Anda harus melakukan write off terhadap piutang usaha yang tak tertagih. Secara data, perusahaan dengan tingkat keuntungan 10 juta dolar pertahunnya harus menderita kerugian sebanyak 4% per tahun atau sekitar $400.000. Jika Anda mampu mengurangi resikonya 20% saja, maka perusahaan Anda akan mendapatkan $80.000. Caranya bagaimana, Jika Anda masih mengelola invoice secara manual, Anda perlu meninggalkannya dan menyerahkannya kepada supply chain platform terbaik, Paper.id.

    Paper.id memiliki solusi terbaik untuk meminimalisir resiko piutang usaha yang tidak terbayar. Dengan sistem yang tersentralisasi, Anda dapat memantau piutang usaha Anda secara komprehensif dengan fitur reminder yang dapat Anda atur serta fasilitas financing untuk menjamin agar invoice Anda tetap terbayar.

    Jadilah bagian dari masa depan dengan mendigitalisasi usaha Anda dan rasakan kemudahannya! Tertarik untuk menggunakannya? Jadwalkan konsultasi dengan tim terbaik kami dengan mengklik tombol diatas!

    Daniel Nugraha
    Latest posts by Daniel Nugraha (see all)