Ultimate Guide: Inventory Management Untuk Pelaku Usaha

Inventory Management- Walmart selalu membanggakan diri mereka sebagai sebuah toko yang bersih dan rapi. Namun pada kenyataannya di lapangan, apa yang dikatakan malah menunjukkan kebalikannya. Barang-barang tidak tersusun rapi, stok persediaan tidak mencukupi hingga ada banyak ruang kosong di dalam rak padahal stok di gudang masih menumpuk.

FYI, Walmart merupakan perusahaan ritel besar di dunia dengan keuntungan 296 miliar dollar (400,8 triliun rupiah). Jika dihitung, angka tersebut sudah mencapai seperempat kali dari milik Amazon yang mencapai 916 miliar dollar. Kedigdayaan Walmart lainnya bisa terlihat dari persebaran toko yang berada di 127 negara dengan total mencapai hampir 12 ribu unit.  

Walaupun sangat besar, Walmart kenyataannya juga mempunyai permasalahan yang sama dengan perusahaan ritel lainnya, yakni kesulitan dalam melakukan pengelolaan stok dalam gudang. Di tahun 2014 lalu, perusahaan milik Walton Family tersebut merugi hingga 3 miliar dollar karena permasalahan stok ini.

Dalam artikel berjudul why are walmart stores such a mess, Forbes menjelaskan secara gamblang kesalahan apa saja yang dilakukan oleh Walmart sehingga mereka harus merasakan kerugian yang amat besar, mulai dari stok, gudang hingga bagaimana cara setiap pegawai untuk melakukan pengelolaan.

Masalah-masalah yang dialami oleh Walmart merupakan kejadian yang juga dialami perusahaan besar lainnya, terutama yang berkaitan dengan pengelolaan gudang. Semuanya terjadi karena satu hal, yakni ketidakmampuan dalam mengelola gudang dengan baik. 
Di bawah ini, Paper.id akan menjelaskan mengenai inventory management sebagai satu-satunya cara memperbaiki ‘buruknya’ pengelolaan sebuah perusahaan, terutama untuk mereka yang bergerak di bisnis ritel, distributor, manufaktur hingga food and beverages.

Kenapa Pengusaha Perlu Memahami Inventory Management?

Dalam sebuah bisnis atau perusahaan yang berfokus pada penjualan produk, Inventory Management akan memegang peranan penting. Sebab tanpa adanya pengelolaan stok yang jelas, usia dari produk tidak akan panjang. Lantas, apa yang dimaksud dengan Inventory Management itu sendiri?

Inventory Management adalah sebuah kegiatan untuk melakukan penghitungan, pengawasan hingga pencegahan atas hal-hal yang terjadi pada stok gudang. Tujuan dari hal ini sebenarnya sangat sederhana, yakni memastikan semua stok selalu dalam kondisi prima sehingga tidak ada yang terbuang sia-sia. 

Selain itu, sebuah perusahaan juga harus memastikan stok selalu tersedia, baik di gudang ataupun di rak belanja, karena hal tersebut akan membuat pelanggan akan semakin betah berbelanja di tempat kamu sehingga tidak berpaling ke kompetitor.

Sebab, tidak terpakainya atau terbuangnya sebuah produk akan menyebabkan kerugian. Mungkin jika yang rusak hanya satu buah tidak masalah namun bagaimana yang gagal produksi mencapai 1 lusin atau bahkan 100 lusin? 

Mungkin, bisa saja kamu melakukan clearance sale atau diskon besar-besaran terhadap produk tersebut. Akan tetapi, hal itu tentunya akan mengurangi keuntungan yang didapatkan dari perhitungan yang semula.

Beberapa masalah yang biasanya melanda para pemilik usaha apabila tidak melakukan Inventory Management dengan benar, yakni:

1. Produk yang Kadaluarsa

Jika kamu menjual produk yang mudah kadaluarsa (makanan atau make-up), kamu pasti tidak selalu menjualnya tepat waktu. Dengan kata lain, akan ada waktu dimana produk tersebut tidak terjual hingga melebihi masa kadaluarsanya.

Apabila sudah masuk ke dalam kategori kadaluarsa, hanya ada satu hal yang bisa dilakukan yakni membuang produk tersebut. Tentunya, itu akan membuat kerugian sehingga laba (keuntungan) yang didapat tidak maksimal seperti biasanya.

2. Menghindari Deadstock

Selain produk yang bisa ‘basi’ dalam waktu dekat, melakukan inventory management juga akan menghindari dead stock. Pengertian dari ‘dead stock’ sendiri adalah produk-produk yang sudah tidak terpakai lagi atau tidak digunakan lagi sehingga tidak laku di pasaran.

Produk akan disebut ‘dead stock’ apabila tidak lagi diperlukan oleh pelanggan. Bisa saja produk-produk itu kurang mendapatkan minat karena sudah tidak jamannya lagi, contohnya adalah baju koko khas Black Panther.

3. Penyusutan Produk (Shrinkage)

Masalah terakhir yang ternyata seringkali melanda para pemilik usaha adalah penyusutan produk (shrinkage). Dalam akuntansi, ini merupakan situasi dimana daftar produk yang tertera di pembukuan tidak sama dengan keadaan stok sebenarnya yang berada di gudang.

Biasanya, ada beberapa hal yang menyebabkan penyusutan, misalnya produk rusak, produk kadaluarsa (basi) ataupun hilang karena dicuri. Semakin besar penyusutan akan berbanding lurus dengan kerugian yang akan dialami seorang pemilik usaha.

Mengurus gudang sebuah bisnis memang bukanlah pekerjaan yang mudah sebab keempat masalah di atas biasanya akan datang di saat yang berbeda-beda atau bahkan bersamaan. Untuk mengatasi masalah-masalah tersebut, kamu bisa melakukan beberapa hal ini:

1. Gunakan FIFO

Menjual produk yang mudah kadaluarsa memang membutuhkan penanganan yang spesial. Sebab apabila tidak terjual dalam jangka waktu tertentu, produk tersebut akan basi dan otomatis berpengaruh terhadap keuntungan.

Untuk mengatasi jenis produk tersebut, penggunaan metode FIFO (First in, First Out) memang menjadi cara yang paling tepat. Intinya adalah, metode ini digunakan untuk memastikan produk yang pertama kali masuk ke dalam gudang akan terjual terlebih dahulu.

Dengan begini, produk tersebut tidak akan berada di gudang dalam waktu yang lama sehingga terhindar dari kadaluarsa.

2. Bundling dan 2 Cara Lain Atasi Stock

Dead Stock membuat gudang menjadi penuh namun tidak mempengaruhi profit perusahaan. Faktanya, dead stock malah memberikan bencana bagi bisnis karena mengurangi sekitar 11,7% dari keuntungan yang seharusnya bisa didapatkan.

Lantas, bagaimana cara untuk mengatasi dead stock? Ada 3 langkah yang bisa dilakukan yaitu:

– Paket Bundling

Produk yang tidak laku dan menumpuk di gudang bisa dimasukkan ke dalam promosi bundling paket. Singkatnya, paket tersebut adalah gabungan dari produk yang sedang ramai digunakan di pasaran dengan produk yang tidak laku. Keduanya dikemas dalam harga yang terjangkau.

– Kembalikan ke Supplier

Jika produk tidak laku tersebut memenuhi gudang, kamu bisa melakukan opsi pengembalian ke supplier (apabila sesuai dengan syarat dan persetujuan). Apabila hal ini bisa dilakukan, otomatis kamu bisa memangkas kerugian yang dialami.

– Didonasikan

Opsi terakhir dalam mengatasi dead stock adalah dengan mendonasikannya kepada yang membutuhkan. Hal ini tentunya akan mempengaruhi keuntungan yang berkurang namun setidaknya bisa meningkatkan brand awareness.

3. Kontrol Penyusutan di Gudang

Penyusutan persediaan (inventory shrinkage) merupakan hal yang sering terjadi dalam gudang apalagi jika tidak diawasi dengan benar oleh para pegawai. Ada beberapa faktor yang menyebabkan penyusutan seperti kemalingan, produk kadaluarsa, rusak dan lain-lain.

Untuk mencegahnya, ada beberapa hal yang perlu dilakukan seperti:

– Pekerjakan Orang yang Tepat

Gudang merupakan aset yang sangat vital bagi sebuah bisnis. Jika stok produk di dalamnya tidak dikelola dengan baik, hal itu akan mempengaruhi profit bisnis. Agar terhindar dari segala kemungkinan yang merugikan perusahaan, tunjuklah sosok yang kompeten dan dipercaya untuk menjadi manajer gudang sebagai pengawas utama.

Sistem sebaik apapun belum tentu bisa jalan jika sumber daya manusianya tidak bisa dipercaya.

– Tingkatkan Pengamanan Gudang

Semakin besar sebuah gudang, semakin banyak pula wilayah yang harus dijaga. Agar pengamanan meningkat, tidak ada salahnya untuk memasang CCTV di sudut-sudut yang tak dapat dijangkau. Selain itu, monitoring kegiatan pegawai juga perlu dilakukan karena 35,8% kasus pencurian di gudang malah dilakukan oleh pegawai perusahaan itu sendiri.

– Tandai Produk dengan Kode Tertentu

Jika kamu melihat dengan teliti, banyak sekali produk yang menggunakan SKU (Stock Keeping Unit),  UPC (Universal Product Code) atau juga barcode. Tujuannya adalah untuk memastikan setiap produk terdata secara maksimal sehingga bisa dilihat oleh pihak pengelola gudang.

– Strukturisasi dalam Gudang

Setiap produk memiliki karakteristik yang berbeda. Ada yang harus berada di tempat lembab, namun ada juga yang harus berada di tempat bercahaya. Selain itu, penempatan di dalam gudang juga perlu diperhatikan karena akan mempengaruhi daya tahan sebuah produk.

Khusus untuk penataan gudang, perlu dibuatkan sistem rak yang mendapatkan label tertentu sehingga pengawas gudang bisa mengetahui produknya sendiri dengan mudah tanpa harus mencari lagi.

Tipe Pengolahan Stok

Proses panjang dilalui dalam melakukan inventory management. Terlebih lagi dalam sebuah gudang perusahaan terdapat berbagai jenis produk dengan cara perawatan yang berbeda pula. Tergantung dari aktivitas bisnis sendiri, inventory management dibagi ke dalam 4 tahapan, yaitu raw material, work in process, finished goods dan MRO goods.

1. Raw Material (Bahan Baku)

Raw material adalah bahan dasar yang dibeli sebuah perusahaan dari supplier untuk membuat produk yang akan dijual kepada klien. Contohnya adalah pembelian terigu untuk sebuah restoran pizza ataupun kain untuk pembuatan baju.

Peran raw material dalam sebuah perusahaan sangatlah vital. Tanpa adanya bahan mentah ini, perusahaan tidak bisa membuat produk untuk pelanggan. Akibatnya, arus kas menjadi bermasalah karena tidak adanya profit atau pemasukkan yang terjadi dalam jangka waktu tertentu.

2. Work in Process

Tahapan kedua setelah raw materials adalah work in process (WIP) yang merupakan proses pembuatan bahan-bahan mentah menjadi produk jadi untuk dijual kepada konsumen. Ini bukanlah proses terakhir sebab masih dalam produksi yang memerlukan pemeriksaan final.

Contohnya mungkin bisa dianalogikan seperti sepasang sepatu yang telah selesai dibuat namun belum bisa langsung dijual kepada pelanggan sebab harus dibuatkan kardus atau packing terlebih dahulu. Sentuhan akhir akan terjadi pada proses selanjutnya.

Stok WIP inilah yang seringkali menjadi beban tersembunyi bagi banyak perusahaan manufaktur. Walaupun tidak terasa, namun semakin banyak WIP yang terkumpul pada jalur produksi, ini artinya semakin banyak stok yang tidak bisa dijual maupun dikembalikan kepada supplier. Namun stok WIP harus tetap ada supaya kapasitas jalur produksi tetap maksimal. Untuk mengatur masalah ini akan dibahas pada bagian Just-in-Time (JIT) Inventory.

3. Finished Goods

Ini adalah tahapan terakhir yang termasuk di dalam manajemen gudang. Pada tahap ini, produk sudah selesai dan bisa dijual kepada konsumen. Sebuah produk akan bisa dikatakan bagus apabila telah melewati quality control yang dilakukan dengan cara sesuai perusahaan itu sendiri.

Misalnya dalam perusahaan sepatu, pengecekan terakhir biasanya dilakukan adalah dengan memeriksa secara detail mengenai warna dari sepatu dan kerapian penjahitan.

4. MRO Goods

Maintenance, repair and operating supplies (MRO) Goods adalah merupakan alat ‘pendukung’ dalam sebuah proses produksi. Walaupun digunakan untuk menghasilkan produk, MRO Goods tidak bisa dikategorikan ke dalam tahapan finished goods.

Dengan kata lain, MRO Goods adalah penunjang setelah produk selesai dibuat. Tujuannya adalah untuk merawat, memperbaiki ataupun mengoperasikan produk. Alat-alat yang termasuk sebagai MRO Goods adalah:

– Peralatan industri (katup, kompresor, pompa).

– Barang habis pakai (peralatan kantor, laboratorium, dll).

– Alat keamanan (sarung tangan, helm, sepatu kerja dll).

MRO Goods adalah tipe barang yang pengusaha sering menganggap-remeh untuk diatur. Namun pada perusahaan yang padat modal (capital intensive), contoh pertambangan atau oil and gas, kumpulan MRO Goods bisa mencapai angka ratusan juta!

5. Defective Goods

Tidak ada satupun perusahaan yang mampu membuat produk 100% sempurna. Diantara sekian banyak produk yang diproduksi, pasti akan ada hasil yang kurang sempurna (cacat) baik dari segi warna, ukuran ataupun besaran. Produk ini disebut sebagai defective goods.

Kerusakan sebuah produk memang tidak dapat diukur namun hal ini bisa dicegah sejak pertama bahan baku produk (raw material). Pemeriksaan bahan baku bisa menjadi solusi paling bagus untuk menghasilkan produk terbaik nantinya.

Selain itu, pencegahan juga bisa dilakukan dengan cara melakukan inspeksi pada saat melakukan pembuatan produk. Biasanya, pihak pengawas akan mengambil sampel dari masing-masing produk untuk diteliti apakah ada kemungkinan kecacatan atau tidak.

Metode Inventory Management

Jika berbicara dengan gudang selalu berkaitan dengan stok produk. Setiap bisnis memiliki cara yang berbeda-beda dalam mengelola gudang mereka tergantung dengan jenis produk yang dijual kepada pelanggan. Di bawah ini, terdapat beberapa metode manajemen inventaris yang sering dilakukan:

1. FIFO (First In, First Out)

Teknik yang pertama disebut sebagai FIFO (First in, First Out). Yang dimaksud dalam FIFO adalah mengeluarkan stok produk yang pertama kali dimasukkan ketika ada penjualan. Hal itu dilakukan untuk mencegah adanya produk yang expired date.

Singkatnya, FIFO merupakan teknik yang sangat bagus untuk meningkatkan penjualan sebab pemilik bisnis diwajibkan untuk melakukan pengecekan stok dan mengurutkan produk sesuai dengan tanggal masuknya agar efisiensi produk tetap terjaga.

Contohnya adalah ketika menjual kue. Sebagai produk yang cepat basi, kue yang matang pertama kali harus yang pertama kali juga diberikan kepada pelanggan dan begitu seterusnya hingga semua kue laku. Bisnis yang cocok digunakan di FIFO:

– Produk yang mudah kadaluarsa (makanan, minuman, skin care dll).

– Fast moving consumer goods (FMGC)

2. LIFO (Last In, First Out)

Berbanding terbalik dengan FIFO, LIFO merupakan sebuah teknik dimana produk yang terakhir masuk ke dalam stok bisa dikeluarkan terlebih dahulu dan dijual kepada pelanggan. Namun, pengeluaran stok bisa dilakukan berdasarkan syarat-syarat tertentu saja.

Bisnis baju merupakan contoh terbaik dalam penggunaan metode LIFO. Biasanya, sang pemilik toko akan memajang produk yang sedang diminati oleh pelanggan. Dengan kata lain, baju yang terbaru masuk ke dalam gudang bisa juga terjual lebih dahulu tanpa harus melihat produk lainnya yang sudah ada di gudang lebih lama.

Singkatnya, LIFO merupakan metode yang tidak mementingkan kapan sebuah produk masuk ke dalam gudang. Selama itu bisa terjual kepada pelanggan, sang pemilik pasti akan langsung segera menjualnya demi mendapatkan keuntungan.

3. JIT (Just In Time)

Selanjutnya, ada sebuah metode bernama Just In Time dimana dilakukan untuk menekan biaya anggaran pengeluaran. Produk yang dibuat dalam JIT hanya akan sesuai dengan pesanan dari pelanggan. Jadi tidak akan produksi apabila tidak ada pembelian.

Pembuatan produk yang sesuai dengan pesanan dilakukan untuk menekan anggaran pemeliharan sekecil-kecilnya. Biasanya, teknik JIT diterapkan pada perusahaan manufaktur yang melayani pesanan skala besar.

FYI, Just In Time merupakan metode yang paling penting sebab semua jenis perusahaan bisa menggunakannya, baik yang membutuhkan periode jual (expired date) ataupun produk yang tidak lekang oleh waktu.

Alur Proses Inventory Management

Dalam sebuah perusahaan, produk tidak bisa masuk atau keluar begitu saja. Sebab, ada prosedur-prosedur yang harus dilewati agar semua produk tersebut bisa tercatat tanpa satupun yang tertinggal. Secara umum, alur prosesnya akan menjadi seperti ini:

1. Manufacturing Order

Instruksi ataupun perintah yang diberikan oleh produsen untuk melakukan pengerjaan manufaktur. Pihak produsen juga mengelola secara langsung produk yang akan dibuat, mulai dari jadwal pembuatan, bahan yang dibutuhkan hingga jumlah produk yang nantinya dijual kepada pelanggan.

Contohnya di pabrik mobil. Pihak produsen akan mencatat semua bahan baku apa saja yang diperlukan, kemudian juga dengan jadwal perencanaan sehingga bisa selesai membuat mobil 100 buah dalam waktu satu bulan.

2. Penerimaan Barang (Goods Receipt)

Proses awal dari inventory pastinya adalah kedatangan produk dari supplier. Biasanya, hal ini ditandai dengan dibuatnya penerimaan barang (goods receipt) sebagai bukti laporan jika ada produk yang masuk ke dalam gudang. Sebelumnya, orang gudang juga telah diberitahu apabila ada produk yang akan datang.

Prosedur ini dilakukan agar bisa tercatat ke dalam pembukuan. Jika kamu ingin pencatatan penerimaan barang yang lebih mudah, kamu bisa membuatnya di Paper.id. Software Invoice #1 di Indonesia tersebut bisa kamu gunakan kapanpun, melalui laptop ataupun smartphone. Klik disini untuk langsung mudahkan bisnismu!

3. Stock Opname

Stock opname adalah kegiatan penghitungan seluruh produk yang berada di dalam gudang. Proses keluar masuknya produk juga dilakukan dalam tahap ini sebab hal tersebut akan mempengaruhi catatan laporan nantinya.

Biasanya pencatatan stock opname akan dilakukan di sebuah kertas bernama kartu stok. Nantinya, orang gudang yang sedang mengambil ataupun menaruh produk harus mengisi kartu tersebut sesuai agar semua produk bisa tercatat.

Selain itu, stock opname juga bisa dibilang sebagai cara untuk monitor kesamaan data yang terdapat di dalam pembukuan dengan stok riil yang terdapat di gudang. Masih hitung data manual di kertas? Stock opname bisa dilakukan dengan lebih mudah apabila menggunakan software akuntansi.

Kenapa? Karena kamu tidak perlu membeli buku-buku yang pastinya menggunakan uang. Efisiensi tempat juga menjadi alasan kenapa kamu harus menggunakan software akuntansi sebab kamu bisa menyelesaikannya hanya dengan laptop atau smartphone kamu saja!

4. Penjualan Produk

Alur terpenting dari sebuah proses gudang adalah pada saat melakukan penjualan produk kepada pelanggan. Dalam setiap pengiriman, kamu perlu membuatkan bon atau struk sebagai bukti pembelian produk dari pelanggan.

Bon atau struk sangat penting karena menjadi dokumen bukti pengurangan produk yang ada pada gudang. Jika kamu menggunakan aplikasi akuntansi, biasanya stok dalam sebuah gudang akan secara otomatis ketika bon atau struk tersebut diberikan kepada pelanggan, baik itu secara langsung maupun dikirim secara online.

5. Surat Jalan

Setelah ada kesepakatan di antara kedua pihak, penjual wajib mengirimkan produk. Sebagai bukti jika produk telah dikirimkan, perlu adanya surat jalan. Dokumen ini bisa dibuat secara manual namun membutuhkan waktu yang sangat lama. 

Bisa dibilang, surat jalan merupakan salah satu dokumen yang wajib dibawa apalagi untuk perusahaan manufaktur yang berskala nasional maupun internasional. Sebab, apabila tidak ada surat jalan, pihak keamanan (polisi atau dishub) berhak menggeledah atau bahkan menahan truk ataupun kapal pengangkut barang tersebut.

Cara yang lebih mudah bisa kamu dapatkan jika menggunakan software invoice. Sebab dengan software tersebut, kamu bisa langsung membuat surat jalan dari invoice yang telah dikirimkan sebelumnya.

6. Pindah Gudang

Besarnya sebuah bisnis akan mengakibatkan kompleksitas produk yang dibuat. Dengan begitu, perlu adanya gudang-gudang khusus sesuai dengan jenis produknya. Perusahaan ritel modern seperti Alfamart dan Indomaret akan memiliki banyak gudang yang kadang disebut sebagai Distribution Center (DC) untuk meminimalisir ongkos pengiriman dari hulu ke hilir. Di setiap gudang, bisa juga terjadi perpindahan barang namun harus disertai dengan dokumen-dokumen pendukung.

Sebab, jika produk yang pindah gudang tidak dibuatkan dokumen, hal tersebut akan menyebabkan kebingungan pihak pengelola gudang ketika sedang melakukan rekap di setiap periodenya. Perlu sebuah software akuntansi yang bisa membuat multi gudang? Mulai gunakan Paper.id saat ini juga!

Inventory Management Kamu Sudah Tepat?

Kamu telah melakukan inventory management, lalu apa lagi yang harus dilakukan? Jawabannya adalah memastikan jika semua langkah yang diterapkan sudah tepat dan berdampak positif bagi bisnis kamu. 

Lantas, bagaimana cara memastikan semua kegiatan inventory management telah ada di jalan yang benar?

1. Inventory Turnover

Inventory turnover merupakan salah satu cara untuk mengetahui seberapa efektif sebuah perusahaan dalam mengelola persediaan stok mereka. Caranya adalah dengan membandingkan harga pokok persediaan dengan persediaan rata-rata dalam satu periode.

Inventory Turnover: Harga Pokok Penjualan (HPP) / Rata-rata Persediaan

Dua komponen penting di dalam inventory turnover adalah stok pembelian (stock purchasing) dengan penjualan (sales). Apabila seorang pemilik usaha melakukan banyak stok pembelian, itu akan membuat persediaan mereka juga akan semakin menumpuk.

Jika sudah begitu, pemilik usaha juga harus bekerja keras menjual lebih banyak lagi produk agar kinerja dari rasio perputaran persediaan menjadi lebih maksimal.

2. Aging Stocks

Selain inventory turnover, cara kedua untuk mengukur kesuksesan inventory management adalah dengan melakukan aging stocks. Maksudnya, mengukur seberapa lama sebuah produk sudah berada di dalam gudang. Rumus yang biasanya digunakan untuk ini adalah:

Umur Barang= Tanggal saat ini – Tanggal pertama barang masuk

Kesimpulannya, gudang menjadi awal mula dari sebuah bisnis. Segala bentuk pengelolaan hingga penghitungan menjadi hal yang krusial untuk diselesaikan di tempat tersebut. Akan tetapi, sebagian besar pemilik usaha enggan melakukannya karena satu hal, yaitu malas. Malas untuk menghitung ataupun malas untuk mengelola.

Untungnya, masalah gudang kamu bisa diselesaikan dengan menggunakan Paper.id. Software invoice #1 di Indonesia bisa mempermudah urusan gudang kamu, mulai dari stock adjustment, penghitungan FIFO dll. Klik disini jika kamu mau gunakan Paper.id secara gratis!