Data entry manual tercatat masih menjadi salah satu masalah yang dialami banyak perusahaan di Indonesia. Di Amerika, tercatat 80% perusahaan besar masih menggunakan metode tersebut. Yang lebih parah, hampir 99,62% unit bisnis di Indonesia masih juga melakukan hal yang serupa.

Pada dasarnya data entry merupakan kegiatan seseorang yang bertanggung jawab untuk menginput data ke dalam sistem dan memastikan bahwa data yang diinput sudah benar. Pengolahan data dapat dilakukan  dengan menggunakan metode tertentu. Sebelum mengolah data, maka diadakannya pengumpulan data untuk mencari data yang diperlukan agar data yang dihasilkan nanti tepat dan benar.

Baca juga: 6 kesalahan dalam rekonsiliasi bank yang perlu Anda hindari

Dalam suatu perusahaan tentu kita mengetahui bahwa agar perusahaan dapat berjalan, selain dibutuhkan proses produksi, juga harus ada proses jual beli demi kelancaran cash flow perusahaan. Dalam proses tersebut para pelaku usaha juga pasti dihadapkan pada aktivitas utang piutang. 

Dalam akuntansi, istilah utang piutang ini dikenal dengan istilah account receivable dan account payable. A/P atau account payable adalah suatu transaksi yang menjadi dasar perusahaan untuk mengeluarkan uang atau secara singkat dapat dikatakan account payable ini merupakan kewajiban perusahaan kepada pihak lain yang harus segera dipenuhi dalam jangka waktu tertentu. 

Biasanya account payable terjadi karena perusahaan membeli barang secara kredit atau pembelian dilakukan dengan menggunakan sistem uang muka atau down payment. Sebagai seorang yang akan bekerja berhubungan dengan finance atau keuangan tentunya seorang A/P harus memiliki ketelitian dan kemampuan analisa yang baik merupakan hal yang sangat penting. Karena tanpa disadari hal tersebut menjadi salah satu bagian yang sangat vital dalam menjaga stabilitas cash flow perusahaan. 

Tanggung jawab staf account payable

  1. Memastikan agar arus kas perusahaan seimbang, hal ini hanya dapat dilakukan dengan berkoordinasi secara menyeluruh dengan bagian dari supply chain atau rantai supply.
  2. Memastikan dokumen dan arsip-arsip yang berkaitan dengan pembelian perusahaan (akun yang harus dibayar) di analisa dan di cek dengan baik.
  3. Memastikan segala pembelian yang dilakukan oleh perusahaan dicatat dengan baik.
  4. Memastikan pembayaran terhadap barang, baik yang sudah diterima oleh perusahaan atau belum diterima terlaksana dengan baik sesuai kesepakatan.
  5. Memastikan Laporan mingguan dan bulanan terkait pembelian perusahaan dan dilaporkan kepada manajer atau supervisor untuk dipertanggung jawabkan.

Baca juga: Tips sukses mengoptimasi payable account

Masalah-masalah data entry account payable

  • Pengelolaan Data Yang Salah
  • Tidak Cukup Teliti Menyimpan Bukti Transaksi
  • Kesalahan Matematis Saat Berhitung
  • Tidak balance-nya nomor invoice yang sudah terdata di Account Payable system dengan sumber data dari supplier.
  • Hilangnya bon atau nota dari pihak supplier sehingga mengganggu proses entry data 
  • Penulisan kwitansi dari supplier tidak sesuai

Solusi untuk mempermudah data entry bisa dilakukan dengan menggunakan software account payable. Dengan begitu, proses pengolahan data berjalan lebih cepat hingga 80% dan meminimalisir kesalahan yang bisa terjadi akibat human error.

Kemudahan ini ada pada Paper Enterprise Solution, sebuah platform account payable untuk membantu proses order-to-pay menjadi lebih ringkas dan cepat. Temukan kemudahannya dengan mengakses link disini.

Daniel Nugraha
Latest posts by Daniel Nugraha (see all)