Cara Mengelola Dokumen-Dokumen Account Payable Dalam Bisnis

Account payable adalah jumlah yang terutang oleh suatu entitas kepada vendor atau pemasoknya untuk barang dan jasa yang diterima. Setelah suatu entitas memesan barang dan menerima sebelum melakukan pembayaran untuk itu, ia harus mencatat kewajiban dalam pembukuannya berdasarkan jumlah faktur. Dalam buku besar, itu diklasifikasikan sebagai kewajiban dan termasuk dalam kategori kewajiban lancar.

Baca Juga: Account Payable, Pengertian, Tugas, dan Tanggung Jawab

Pentingnya mengelola account payable untuk bisnis Anda

Hutang usaha dan pengelolaannya sangat penting untuk kelancaran proses setiap entitas bisnis. Penting untuk bisnis kecil, menengah bahkan bisnis besar sekalipun karena:

• Bertanggung jawab untuk membayar tagihan entitas secara tepat waktu. Hal ini penting agar kredit yang kuat dan hubungan jangka panjang dengan vendor dapat dipertahankan.
• Hanya ketika faktur dibayar tepat waktu, vendor akan memastikan aliran pasokan dan layanan tidak terputus, yang pada gilirannya akan membantu dalam aliran sistematis bisnis.
• Proses hutang usaha yang baik memastikan tidak ada denda atau biaya keterlambatan yang harus dibayar..
  Proses hutang dagang yang terorganisir memastikan semua faktur yang jatuh tempo dilacak dan dibayar dengan benar. Ini akan membantu menghindari pembayaran yang hilang dan melakukan pembayaran dua kali.
• Hal ini juga memungkinkan entitas bisnis untuk mengelola arus kas yang lebih baik
  Penipuan dan pencurian dapat dihindari pada tingkat yang lebih besar dengan mengikuti proses hutang yang ketat.

Cara mengelola hutang dagang dalam perusahaan

Proses atau fungsi Account payable sangat penting karena melibatkan hampir semua pembayaran perusahaan di luar penggajian. Proses Account payable dapat dilakukan oleh departemen hutang di perusahaan besar, oleh staf kecil di perusahaan menengah, atau oleh pemegang buku atau mungkin pemilik dalam bisnis kecil.

Terlepas dari ukuran perusahaan, misi hutang dagang adalah membayar hanya tagihan dan faktur perusahaan yang sah dan akurat. Ini berarti bahwa sebelum faktur vendor dimasukkan ke dalam catatan akuntansi dan dijadwalkan untuk pembayaran, faktur harus mencerminkan:

• Apa yang telah dipesan perusahaan
• Apa yang telah diterima perusahaan
• Biaya unit yang tepat, perhitungan, total, persyaratan.

Pesanan pembelian (PO)

Pesanan pembelian atau PO disiapkan oleh perusahaan untuk mengkomunikasikan dan mendokumentasikan dengan tepat apa yang dipesan perusahaan dari vendor. Pesanan pembelian akan menunjukkan nomor PO, tanggal disiapkan, nama perusahaan, nama vendor, nama dan nomor telepon orang yang dapat dihubungi, deskripsi barang yang dibeli, jumlah, harga satuan, metode pengiriman, tanggal yang dibutuhkan, dan hal-hal terkait lainnya.

Laporan Penerimaan Barang

Laporan penerimaan adalah dokumentasi perusahaan atas barang yang telah diterimanya. Kuantitas dan deskripsi atau informasi barang yang ditunjukkan pada laporan penerimaan harus dibandingkan dengan informasi pada pesanan pembelian perusahaan.

Faktur Vendor

Pemasok atau vendor akan mengirimkan tagihan kepada perusahaan yang telah menerima barang atau jasa secara kredit. Ketika invoice atau tagihan diterima, pelanggan akan menyebutnya sebagai vendor invoice. Setiap faktur vendor dialihkan ke hutang dagang untuk diproses. Setelah faktur diverifikasi dan disetujui, jumlah tersebut akan dikreditkan ke akun hutang usaha perusahaan dan juga akan didebit ke akun lain (seringkali sebagai beban atau aset).

Pembayaran faktur

Langkah akhir jika semua sudah sesuai, maka pembayaran account payable akan dilakukan atau akan dibayarkan sesuai dengan tanggal jatuh tempo.

Untuk mengamankan kas perusahaan dan aset lainnya, proses utang usaha harus memiliki pengendalian internal. Beberapa alasan untuk pengendalian internal adalah untuk mencegah membayar faktur penipuan, mencegah pembayaran faktur yang tidak akurat, dan mencegah membayar faktur vendor dua kali.

Pastikan bahwa semua faktur vendor dicatat secara berkala dan perusahaan harus mencari bantuan profesional untuk meningkatkan pengendalian internalnya.

Baca juga: Cara menjaga arus kas dengan memperpanjang termin pembayaran

Karena proses hutang sangat penting untuk setiap usaha atau bisnis, otomatisasi proses hutang menjadi penting. Ini akan meminimalkan waktu dan biaya pemrosesan faktur, jumlah karyawan, dan banyak lagi. Otomatisasi juga akan membantu mengurangi kesalahan manusia dan meningkatkan efisiensi.

Perangkat lunak akuntansi yang semakin maju dan modern akan dapat merampingkan proses hutang. Ini menghilangkan sebagian besar dokumen yang terlibat dalam prosesnya. Menggunakan faktur elektronik, salinan laporan yang dipindai, persetujuan email, dan lain-lain, tidak hanya akan mengurangi waktu yang terlibat dalam mengelola hutang tetapi juga akan meningkatkan kinerja bisnis sehari-hari. Dan pada akhirnya mereka akan dapat meningkatkan efisiensi bisnis.