Template Invoice Excel dan Cara Mudah Membuatnya!

Masih banyak business owner atau tim keuangan yang merasa bingung bagaimana cara membuat invoice. Banyak dari mereka masih mengandalkan pembuatan invoice secara manual dengan cara menulisnya sendiri.

Namun, saat ini, buat invoice bisa dilakukan dengan menggunakan Microsoft Excel lho, terlebih sudah tersedia juga template yang bisa kamu pakai. Nah, berikut cara membuat invoice di Excel dengan mudah!

Baca Juga: 5 Langkah Cara Membuat Invoice Dengan Mudah & Cepat, Pebisnis Wajib Tahu!

Cara Membuat Invoice dari Template Excel

Membuat invoice dari template Excel sangatlah mudah dan tidak memakan waktu lama, biasanya hanya sekitar 30 menit. Namun, sebelum memulainya, penting untuk menyadari bahwa ada cara yang lebih cepat dalam pembuatan invoice, hanya dalam waktu 5 menit!

Jawabannya adalah menggunakan platform Paper.id. Dengan Paper.id, kamu bisa membuat invoice secara cepat dan mudah dalam waktu hanya 5 menit. Selain itu, tersedia berbagai macam template invoice profesional yang dapat digunakan secara gratis.

Kendati demikian, kamu juga bisa menggunakan template yang sudah tersedia di Ms. Excel. Dengan template tersebut, kamu bisa dengan mudah menyesuaikan invoice dengan merek bisnismu, termasuk warna, logo, hingga font yang diinginkan.

Berikut ini cara membuat invoice dari template Excel: 

1. Buka Microsoft Excel

Langkah pertama adalah membuka Microsoft Excel yang sudah terinstal di dalam komputer atau laptop kamu. Selanjutnya, kamu bisa pilih File > New > Klik New From Template. Dari sana, kamu bisa memilih template yang sesuai dengan keinginan. 

2. Cari template invoice

Setelah itu, kamu bisa mencari template yang diinginkan dengan cara mencarinya di kolom search. Posisinya terletak di pojok kanan atas, kemudian ketikkan kata “invoice”. Dengan demikian, semua template yang berhubungan dengan invoice akan muncul untuk dipilih.

3. Edit dan sesuaikan template invoice

Setelah memilih template yang diinginkan, coba kamu klik pada tamplate tersebut. Sebelum mulai mengedit, pastikan bahwa template sudah sesuai dengan kebutuhan kamu, ya. Nah, template invoice excel harus memenuhi beberapa unsur seperti berikut:

• Kata “Faktur” atau “Invoice” pada bagian header. 
• Nama perusahaan dan informasi kontaknya
• Nama klien dan detail kontrak
• Tanggal jatuh tempo pembayaran
• Tanggal penerbitan invoice 
• Nomor invoice
• Daftar rinci produk dan deskripsi singkat
• Syarat pembayaran
• Pajak atau diskon
• Jumlah yang harus dibayar

Setelah semua unsur tersebut sudah terpenuhi, kamu bisa mempersonalisasikan atau mengedit template invoice Excel sesuai preferensi kamu sendiri.

4. Simpan dan kirim invoice

Terakhir, setelah kamu selesai mengedit template invoice sesuai dengan keinginan, simpan invoice tersebut. Caranya adalah dengan mengklik File > Save As > Pilih lokasi penyimpanan > Klik Save. Seperti yang ditunjukkan dalam gambar di bawah ini.

Kamu juga bisa save invoice tersebut dalam bentuk PDF lho. Setelah berhasil di-save, kamu bisa mengirim langsung kepada klien. 

Nah, klik tombol di bawah ini untuk template invoice Excel yang bisa kamu download!

Baca Juga: 7 Aplikasi Invoice Online yang bisa Digunakan GRATIS untuk Desktop & Mobile

Cara Membuat Invoice Tanpa Template di Excel

Jika sebelumnya membahas cara membuat invoice dengan menggunakan template yang sudah tersedia di Ms. Excel, sekarang akan membahas cara membuatnya secara manual tanpa menggunakan template.

Memang keuntungannya adalah kamu punya lebih banyak kebebasan dalam mengatur isi dan tampilan template. Namun, langkahnya sedikit lebih rumit. Mari kita simak caranya di sini!

1. Buka workbook baru

Untuk membuka workbook Excel baru, kamu bisa menekan File > New. Setelah itu, secara otomatis Excel akan membuat sebuah spreadsheet kosong untukmu.

2. Hapus gridlines

Kedua, kamu bisa mengghapus gridlines atau garis kisi. Dengan cara ini, kamu bisa membuat lembar kerja yang terlihat lebih bersih dan rapi. Namun, tahapan ini bersifat opsional, ya.

Untuk melakukannya, buka menu layout, dan kemudian pada bagian tampilan, hilangkan centang pada kotak gridlines.

3. Buat header invoice

Berikut beberapa komponen header invoice, di antaranya sebagai berikut:

1. Kata “Invoice”
2. Nama Bisnis dan informasi kontak seperti alamat jalan, kita, nomor telepon, dan email. 
3. Logo Bisnis. 

Setelah itu, kamu bisa memasukkan elemen tersebut ke dalam Excel seperti contoh berikut.

4. Tambahkan tanggal jatuh tempo pembayaran & nomor invoice

Di sisi kanan tajuk, buat tiga baris yang merinci tanggal penagihan, tanggal jatuh tempo pembayaran, dan nomor invoice unik.

5. Masukkan informasi kontak klien

Rincian kontak klien termasuk nama klien, alamat jalan, kota, dan nomor telepon.  Awali bagian ini dengan kata-kata “invoice ke” atau hanya “ke”, lalu isi semua detailnya.

6. Buat daftar layanan dan produk yang rinci

Sebuah daftar terperinci dari layanan dan produk meliputi:

1. Nama dan deskripsi layanan/produk.
2. Harga per unit
3. Jumlah yang dibeli
4. Diskon dan pajak
5. Subtotal untuk setiap lini produk
6. Jumlah total

Cara termudah untuk membuat daftar ini adalah dengan menambahkan tabel, dengan kolom dan baris untuk setiap elemen. Lakukan ini dengan membuka Tabel, dan mengklik New.

Selanjutnya, kamu mempersonalisasi warna tabel dengan skema warna yang diinginkan menggunakan fitur Table Styles yang terletak di bagian kiri atas menu Tabel yang sama.

Setelah memilih desain, isi tabel dengan detail penjualan yang sesuai. Sekarang, invoice kamu akan terlihat seperti ini:

7. Sertakan syarat pembayaran dan catatan tambahan lainnya

Di bagian bawah invoice, sertakan persyaratan pembayaran dengan catatan singkat “terima kasih“.

8. Simpan dan kirim invoice

Simpan invoice yang sudah selesai sebagai file PDF dengan mengikuti langkah-langkah yang telah dijelaskan sebelumnya.

Terakhir, kirimkan invoice kepada klien menggunakan metode pilihan kamu, dan akhirnya, terimalah pembayaran invoice tersebut.

Buat Invoice Lebih Mudah dengan Paper.id 

Membuat invoice menggunakan Microsoft Excel bisa memakan banyak waktu, mulai dari pembuatan hingga pencetakan.

Untungnya, ada solusi untuk masalah ini. Di era digital saat ini, pembuatan invoice bisa dilakukan dengan mudah melalui aplikasi Paper.id. Yuk, coba demo produknya secara gratis di bawah ini!

Dengan Paper.id, kamu bisa membuat hungga mengirim invoice hanya dengan beberapa sentuhan, lho. Menariknya, Paper.id menyediakan beragam template invoice profesional secara gratis dan sudah terintegrasi dengan sistem pembayaran yang sudah disediakan.

Jadi. kamu tidak perlu pusing dalam menyediakan metode pembayaran untuk klien, deh. Yuk, pakai Paper.id sekarang juga GRATIS! Dengan klik tombol dibawah ini!