Hutang usaha (AP) adalah istilah akuntansi yang digunakan untuk menggambarkan uang yang terutang kepada vendor atau pemasok untuk barang atau jasa yang dibeli secara kredit. Sistem hutang usaha yang baik juga memastikan Anda tidak memiliki kewajiban dalam pembukuan Anda yang terlalu lama guna menghindari risiko terhadap kepercayaan bisnis. Oleh karena itu bagi suatu perusahaan, mengelola faktur dengan cepat dan akurat adalah kunci untuk menjaga hubungan baik dengan pemasok.

Sederhananya, utang usaha terdiri dari semua hutang bisnis Anda kepada kreditur. Hutang usaha adalah kewajiban bagi bisnis. Ini membuatnya sangat penting untuk dapat mengelola secara efektif dan bertanggung jawab, karena hal itu membantu menjaga kepercayaan pada kemampuan Anda untuk membayar hutang Anda.

Biasanya, hutang usaha mengacu pada utang jangka pendek, yaitu hal-hal yang Anda rencanakan untuk dilunasi dalam tahun ini. Sedangkan utang jangka panjang seperti hipotek dan pinjaman lain yang membutuhkan waktu lebih dari dua belas bulan untuk dilunasi yang biasanya diperinci sebagai kewajiban terpisah, dan tidak termasuk dalam utang usaha.

Baca juga: 4 hal kenapa memperpanjang tempo membawa banyak keuntungan

Hutang usaha vs. piutang usaha

Untuk setiap penjualan atau pembelian, bisnis Anda akan menerbitkan atau menerima faktur. Jika Anda telah menyediakan barang atau jasa, tim keuangan akan mencatat jumlah yang Anda harapkan akan dibayar dalam piutang. Jika Anda membayar faktur, Anda akan mencatat jumlah dalam utang usaha.

AR dianggap sebagai aset karena Anda mengandalkan penerimaan uang itu dalam garis waktu yang ditentukan saat penjualan dimulai. AP dianggap sebagai kewajiban karena Anda harus membayar jumlah itu dalam jangka waktu tertentu. Uutang usaha mengacu pada pemrosesan pembayaran yang terutang kepada debitur oleh bisnis Anda. Sedangkan piutang usaha, bagaimanapun, mengacu pada kebalikannya, uang yang terutang ke bisnis Anda oleh debitur, yaitu orang-orang yang belum membayar barang atau jasa Anda.

Mengelola proses hutang dagang

Di zaman modern saat ini, tidak sedikit orang-orang yang mengandalkan pembayaran faktur yang cepat dan akurat untuk membantu mengelola pembayaran faktur tersebut. Sebelum Anda memproses faktur vendor untuk pembayaran, ingatlah untuk memeriksa hal berikut:

  • Apakah faktur mencerminkan persis apa yang dipesan perusahaan?
  • Apakah perusahaan benar-benar menerima barang atau jasa yang ditagih?
  • Apakah biaya unit dan perhitungannya benar?
  • Mendapatkan detail ini dengan benar akan membantu memastikan keakuratan dan integritas proses utang usaha Anda.

Langkah atau kunci dalam alur proses AP

Untuk sebagian besar bisnis, proses utang dagang bermuara pada tiga langkah utama:

  • Menyelesaikan pesanan pembelian
    Ini melibatkan pengaturan barang atau layanan yang akan dibeli, serta harganya. Pesanan pembelian juga mencantumkan syarat dan ketentuan apa pun untuk transaksi, dan jadwal pengiriman.
  • Memproses laporan penerimaan
    Di sini, pemasok mencatat barang atau jasa yang disediakan dan mencantumkan pembayaran yang harus dibayar kepada pemasok.
  • Menerima dan memproses faktur pemasok
    Setelah faktur diterima, bisnis kemudian memprosesnya untuk pembayaran. Seperti di atas, ini melibatkan pemeriksaan melalui setiap detail untuk memastikan kecocokan dengan barang atau jasa yang benar-benar diterima.

Baca juga: Jenis-jenis vendor serta cara membangun hubungan baik dengan vendor

Langkah penting lainnya dalam mengelola alur proses AP

  • Menggunakan sistem pembayaran terpusat.
    Saat memproses faktur pemasok, sangat penting untuk memusatkan pembayaran. Jika semua pembayaran perusahaan berasal dari satu akun, jauh lebih mudah untuk mendapatkan gambaran yang jelas tentang uang yang keluar dari satu sumber.
  • Lacak setiap pembayaran yang jatuh tempo dengan jelas
    Untuk keperluan arus kas, penganggaran, dan pengambilan keputusan, penting untuk mengetahui dengan tepat kepada siapa, dan kapan pembayaran jatuh tempo. Untuk mencapai ini, Anda perlu memastikan setiap pembayaran jatuh tempo dilacak dengan jelas dalam perangkat lunak akuntansi atau manajemen pengeluaran Anda. Untuk banyak pembayaran rutin dan berulang, menyiapkan pembayaran berulang mungkin lebih nyaman. Pembayaran berulang dapat menghilangkan stres dalam mengelola pembayaran berulang. Namun, Anda harus menyeimbangkannya dengan kebutuhan untuk memiliki visibilitas di seluruh pembayaran Anda jika tidak ingin mengambil risiko membayar untuk hal-hal yang tidak lagi Anda perlukan.
  • Tahu persis siapa yang mengotorisasi pembayaran
    Untuk setiap faktur klien yang datang, Anda perlu mengetahui siapa yang bertanggung jawab atas otorisasi pembayaran. Apakah itu manajer yang relevan? Apakah itu CFO? Heck, atau itu CEO? Jawaban atas pertanyaan ini akan tergantung pada struktur perusahaan dan tingkat otonomi dalam mengelola pembayaran. Jika terjadi penyimpangan pengeluaran, mengetahui dengan pasti siapa yang menandatangani pembayaran tertentu sangat penting untuk memahami hal-hal yang mendasar. Tidak hanya itu, memiliki tanggung jawab yang jelas juga mengurangi risiko faktur tidak dibayar.

Proses hutang usaha yang tidak tepat tentunya dapat merusak hubungan Anda dengan pemasok atau vendor, serta dapat membuka risiko penipuan. Oleh karena itu sebaiknya gunakanlah metode yang tepat seperti halnya software keuangan yang modern untuk memudahkan Anda dalam mengelola hutang usaha.

Daniel Nugraha
Latest posts by Daniel Nugraha (see all)