Scapa merupakan perusahaan kesehatan dan industri terkenal asal Inggris. Pada tahun 2018, pendapatan Scapa mencapai 291,5 juta poundsterling dengan tingkat keuntungan yang terus naik setiap tahunnya. 

Dibalik pencapaiannya, Scapa sempat mengalami masalah pada tahun 2012. Procurement yang tidak terorganisir membuat kinerja menjadi tidak efisien dan proses pembayaran invoice supplier berjalan dengan lambat.

Untuk mengatasi masalah itu, Scapa mendapatkan bantuan dari perusahaan Consumer interstate (CIC), yang bergerak di bidang distributor barang kantor dan rumah. CIC melakukan audit untuk menganalisis sumber masalah. Lewat hal tersebut, mereka menemukan adanya jumlah invoice dan supplier yang terlalu banyak sejumlah 313 supplier.

Baca juga : Pengadaan barang dan jasa serta jenis-jenis kontrak yang perlu Anda ketahui

Guna mengatasi masalah tersebut, ada beberapa langkah yang diambil. Pertama, CIC membuat daftar produk yang harus dibeli bagi 8 departemen. Kedua, jalur pemesanan dipersempit menjadi satu jalur dan diatur oleh Manajer CIC. 

Keputusan ini terbukti membawa hasil bagi Scapa. Scapa tidak lagi kesulitan dalam membayar invoice dari supplier karena, mereka bisa menerima invoice dengan teratur. Selain itu, tidak ada pembengkakan anggaran karena, jumlah supplier bisa dilihat dengan jelas. Dengan begitu, kinerja perusahaan bisa berjalan dengan efisien dan waktu yang dulu terbuang bisa dialokasikan untuk hal lainnya.

Dalam contoh kasus diatas, kita melihat adanya perubahan dalam strategi procurement bisa membawa banyak perubahan terhadap perusahaan terutama dari segi keuntungan. Hal ini juga ditunjukkan oleh perusahaan konsultan ekonomi asal Amerika Serikat, PWC mengatakan bahwa Procurement memiliki bagian penting dalam mempengaruhi berapa besaran anggaran belanja perusahaan. Terlepas dari berapa besar persentase peranannya, procurement jelas dapat mempengaruhi perkembangan dan profitabilitas perusahaan.

Untuk itu, setiap perusahaan perlu mengatur langkah yang strategis agar procurement berjalan dengan efektif dan mampu memenuhi kebutuhan akan bahan produksi perusahaan. Paper.id akan mengulas lebih dalam seputar proses procurement yang bisa Anda baca dibawah ini. 

Sebelum berpindah ke bagian isi artikel, sudahkah Anda membaca Ultimate Guide procurement yang lainnya? Ultimate Guide Procurement merupakan topik terbaru dari Paper.id yang mengulas seputar hal-hal dalam bisnis dan terbagi menjadi beberapa artikel. Jika belum, Anda bisa langsung mengunjunginya lewat tabel konten dibawah ini.

1. Part 1 :  Apa Itu Procurement – Anda disini
2. Part 2 : Langkah-langkah Procurement
3. Part 3 : Masalah-Masalah dalam Procurement dan Cara Mengatasinya 
4. Part 4 : KPI Procurement 
5. Part 5 : E Procurement, metode pengadaan di masa depan
6. Finale : Tips-Tips Agar Procurement Berjalan Lancar 

Definisi dan Jenis Procurement

Menurut Christopher dan Schooner (2007), procurement adalah sebuah kegiatan untuk mendapatkan barang atau jasa secara transparan, efektif dan efisien sesuai dengan kebutuhan dan keinginan si penggunanya.

Berdasarkan bentuknya, procurement terbagi kedalam 2 jenis, procurement langsung dan tidak langsung. Keduanya melakukan proses pengadaan yang sama namun, fungsinya berbeda dan disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Berikut pembahasan mengenai jenis dan perbedaannya.

  • Direct Procurement (Pengadaan langsung)
    Pengadaan langsung adalah bentuk pengadaan yang dilakukan untuk membeli bahan baku untuk keperluan produksi perusahaan. Aktivitas ini bersifat rumit karena menghubungkan banyak pihak baik internal maupun eksternal dan melewati banyak proses. Meski rumit, pengadaan langsung bersifat penting karena mempengaruhi kelancaran produksi barang perusahaan sehingga, dilakukan secara kontinyu. 
  • Indirect procurement (Pengadaan tidak langsung)
    Perusahaan membutuhkan alat-alat pendukung operasional seperti alat-alat tulis, meja, kertas, dan lainnya. Untuk memenuhi itu, perusahaan melakukan pengadaan tidak langsung. Barang-barang tersebut hanya berfungsi untuk mendukung pekerjaan dan bukan untuk dimodifikasi atau dijual kembali sehingga, aktivitas pengadaan ini disebut sebagai pengadaan tidak langsung. Aktivitas ini bersifat beli-putus atau tidak terus-menerus serta tidak melibatkan banyak pihak dan proses.

Timbul perdebatan yang mempertanyakan mengenai mana yang lebih penting, direct procurement atau indirect procurement. Jika disingkat, direct procurement berpengaruh terhadap anggaran dan pendapatan perusahaan, kualitas barang, dan performa perusahaan. Sementara itu, indirect procurement berhubungan dengan kegiatan operasional.

Baca juga: 5 metode pengadaan barang yang harus Anda ketahui

Lantas, manakah yang lebih penting? Keduanya memiliki peranan yang besar bagi perusahaan. Indirect procurement yang tidak berjalan dengan baik tidak dapat memenuhi kebutuhan perusahaan sehingga dikhawatirkan dapat memperlambat kinerja. Direct procurement juga berpengaruh besar karena berhubungan dengan proses produksi perusahaan dan pemenuhan bahan baku. 

Tanpa adanya Direct Procurement, perusahaan tidak dapat memproduksi barang dan mendapatkan keuntungan sehingga, mereka tidak dapat melakukan indirect procurement.  

Procurement terbagi kedalam beberapa proses dan berpotensi memakan waktu yang lama. Untuk mencapai kesuksesan, perusahaan perlu mengetahui langkah-langkah yang pasti. Dalam Ultimate Guide selanjutnya,  Paper.id akan membahas mengenai langkah-langkah Procurement serta tips-tips dalam menjalankannya secara efektif. Bagi yang penasaran, bookmark artikel ini dan tunggu edisi selanjutnya di Part 2 : Langkah-Langkah Procurement.

google_play_customer_io
Daniel Nugraha
Latest posts by Daniel Nugraha (see all)