7 Tips Agar Klien Bisnis Anda Membayar Faktur Tepat Waktu

Tujuan utama ketika Anda memberikan invoice penagihan pembayaran kepada klien adalah untuk mendapatkan pembayaran tepat waktu. Faktur memberitahu klien Anda tidak hanya hutang yang mereka miliki tetapi juga harapan Anda tentang kapan mereka harus menyelesaikannya. Oleh karena itu berikut ini merupakan tips agar klien Anda membayar faktur tepat waktu.

Desain Faktur Profesional 

Invoice penagihan pembayaran profesional dengan semua informasi penting yang akurat akan memudahkan klien Anda untuk memahami setiap detail transaksi dan pembayaran.  Hal ini akan memungkinkan Anda menghindari masalah pembayaran di kemudian hari, karena seperti yang kita ketahui pembayaran yang bermasalah atau mengalami kendala dapat membahayakan arus kas bisnis yang sehat. 

Selain itu dengan memberikan detail penting kepada klien Anda, faktur yang dibuat khusus untuk perusahaan Anda menunjukkan keunikan dan identitas usaha Anda secara profesional.

Baca juga: Tips Membayar Tagihan dengan Kartu Kredit untuk Bisnismu

Tradisional vs Invoice Penagihan Pembayaran Elektronik

Dahulu, perusahaan harus melakukan penagihan faktur secara manual atau tradisional, yang seringkali melibatkan banyak pekerjaan padat karya. Proses ini membutuhkan posting berulang, ulasan, pencetakan di atas kertas, dan email tanpa henti hanya untuk menyampaikan faktur kepada pelanggan. 

Belum lagi jika terjadi kesalahan manusia yang dilakukan saat proses pembuatan invoice penagihan pembayaran. Tidak jarang menemukan faktur yang menampilkan informasi yang salah atau berakhir di klien yang salah. Namun dengan munculnya teknologi modern datang cara yang lebih mudah untuk melakukan faktur. 

Faktur elektronik secara signifikan lebih mudah dibuat dan didistribusikan ke klien. Cara pembuatan faktur yang tidak rumit ini semua berkat otomatisasi piutang usaha, yang menyederhanakan seluruh proses pembuatan faktur untuk Anda dan klien Anda. Dengan otomatisasi AR, mengirimkan faktur elektronik dapat langsung ke klien Anda.

Merancang Faktur Profesional 

Berikut adalah langkah-langkah untuk merancang invoice penagihan pembayaran yang bersih, unik, dan terlihat profesional:

• Garis Besar Format Bersih

Mendapatkan faktur yang terlihat profesional dimulai dengan mendesain template yang bersih dan rapi. Langkah ini adalah saat Anda membuat garis besar yang mengatur setiap informasi penting dalam faktur Anda. Pastikan setiap item baris mengalir dengan lancar, mulai dari header hingga istilah di bagian bawah dokumen. Gunakan spasi yang konsisten untuk membuat detailnya mudah dilihat

• Mencerminkan Identitas Merek Anda

Anda melakukan segala macam upaya untuk membuat merek Anda menonjol bila memungkinkan. Mengapa tidak memulainya dari faktur Anda? Faktur Anda dapat dikatakan sebagai identitas Anda karena umumnya pada faktur terdapat logo usaha atau bisnis Anda. Anda juga dapat memanfaatkan sepenuhnya untuk mempromosikan merek Anda. Ingat, setiap materi yang Anda keluarkan harus mencerminkan kepribadian unik merek dagang Anda.

• Buatlah Mudah dan Sederhana

Salah satu fitur penting dari faktur profesional adalah kejelasan dan keterbacaan. Jika Anda ingin mendapatkan bayaran lebih cepat, buatlah template faktur Anda bebas dari elemen mengganggu yang datang dengan desain yang buruk, seperti perincian yang membingungkan dan tata letak yang tidak konsisten. Sejajarkan setiap item dengan cara yang akan memandu klien Anda dengan mudah ke pembayaran. 

• Aspek Esensial

Meskipun setiap detail dalam invoice penagihan pembayaran Anda sangat penting, beberapa kebutuhan lebih menonjol daripada yang lain. Ini adalah kasus dengan syarat pembayaran Anda, saldo total, dan tanggal jatuh tempo. Anda mungkin telah mendapatkan daftar layanan terperinci Anda dengan benar, tetapi elemen-elemen ini pada akhirnya akan menjadi yang akan memberikan pemberitahuan kepada pelanggan Anda untuk membayar. Terutama untuk saldo terutang dan tanggal jatuh tempo yang biasanya terletak tepat di bawah daftar layanan Anda

Baca juga: Tren Pembayaran Pakai Kartu Kredit Untuk Bisnis Di Masa Depan

• Detail Jangka Waktu Pembayaran

Bagian ini menguraikan rincian seperti metode penagihan pembayaran yang Anda terima, kebijakan biaya keterlambatan pembayaran Anda, dan rincian lainnya yang terkait dengan pembayaran untuk pekerjaan Anda. Ini mungkin tidak sepenting dua di atas, tetapi Anda masih perlu menemukan cara untuk memperjelas hal ini.

• Memanfaatkan Otomatisasi AR

Tujuan akhir dari perangkat lunak otomatisasi AR adalah untuk merampingkan fungsi yang membantu Anda mempertahankan arus kas bisnis yang kuat. Salah satu aspek penting yang menentukan kinerja arus kas masuk secara keseluruhan adalah pembuatan invoice penagihan pembayaran. Perangkat lunak piutang yang kuat memungkinkan Anda membuat faktur profesional yang cantik dan tampak bersih secara instan, dengan template yang telah ditulis sebelumnya yang dapat Anda sesuaikan dengan perusahaan Anda. Anda tidak perlu khawatir untuk menghasilkan format yang sangat cocok untuk Anda.