7 Perusahaan Ini Ubah Pembayaran Bisnisnya Jadi Lebih Baik!

Efisiensi dalam proses pembayaran bisnis menjadi kunci kesuksesan perusahaan. Banyak perusahaan telah mengadopsi digitalisasi teknologi untuk mengoptimalkan transaksi mereka, meningkatkan keamanan, dan kemudahan dalam pembayaran. 

Tak hanya di luar negeri saja, proses pembayaran bisnis dengan digitalisasi teknologi juga sudah banyak diterapkan oleh berbagai industri bisnis di Indonesia. Salah satunya, perusahaan F&B unicorn yang cukup ternama, Kopi Kenangan.

Selain Kopi Kenangan, ada 7 perusahaan lainnya termasuk dari luar negeri yang bisa kamu jadikan insight dalam mempertimbangkan keputusan terkait pengubahan proses pembayaran bisnis. Simak di bawah ini!

1. J&T Cargo

Salah satu perusahaan logistik di Asia Tenggara, J&T Cargo sebelumnya harus mengurus 5000-an invoice dari berbagai mitra bisnisnya setiap bulan. Pengelolaannya pun secara manual hingga memakan waktu yang lama, mulai dari pembuatan, pembayaran, sampai pengecekan transaksi. 

Jika sebelumnya dalam pembuatan invoice, J&T Cargo masih memanfaatkan Ms. Excel, kini mereka telah mendigitalisasikan proses invoicing untuk menunjang kegiatan bisnisnya agar lebih efisien. Digitalisasi proses invoicing yang mereka lakukan adalah dengan membuat invoice elektronik dari Paper.id.

Pembuatan ribuan invoice secara cepat mereka lakukan dengan memasukkan invoice penjualan dalam jumlah banyak ke satu akun secara bersamaan dengan mudah, karena template-nya sudah tersedia. Selain itu, invoice bisa langsung dikirimkan ke buyer melalui email, WhatsApp, atau SMS.

Baca Juga: Praktik Jatuh Tempo Pembayaran Bisnis di Asia dan Eropa

2. Waroeng Teh Kotjok 

Bisnis minuman teh, Waroeng Teh Kotjok juga telah mengubah proses penagihan invoice ke mitra bisnisnya dengan digitalisasi. Sebelumnya, proses penagihan invoice masih mereka lakukan secara manual menggunakan Ms. Excel dan dikirim melalui WhatsApp.

Tentunya, proses ini memakan waktu, tenaga, dan sumber daya manusia atau tim admin. Beberapa admin harus mengelola penagihan untuk puluhan outlet. Namun kini, Waroeng Teh Kotjok menggunakan platform invoicing dan pembayaran antar bisnis yang menghemat waktu penagihan ke mitra bisnis mereka hingga 75%.  

Dalam hal SDM atau tim admin juga lebih hemat karena satu admin bisa menangani minimal 10 hingga 20 mitra/hari dengan mudah. Terlebih lagi, Waroeng Teh Kotjok menggunakan opsi pembayaran kartu kredit di Paper.id, sehingga mitra mereka memiliki waktu 30-45 hari mengumpulkan dana untuk membayar invoice-nya.

3. Alivation

Melansir Bill, dari luar negeri, ada perusahaan asal Amerika Serikat bernama Alivation. Perusahaan ini juga telah mengubah proses pembayaran bisnis mereka terutama dalam mengelola tagihan atau invoice. 

Awalnya, Alivation harus mengelola pengeluaran dengan memilah tagihan atau invoice dari sekitar 20 kartu kredit termasuk mengumpulkan tanda terima. Hingga pada akhirnya, pihak perusahaan menemukan invoice palsu. 

Namun, setelah menggunakan software yang menyederhanakan, mendigitalkan, dan mengotomatisasi proses keuangan, mereka menghemat lebih dari 20 jam setiap bulan dalam mengelola keuangan termasuk pembayaran bisnis di dalamnya. 

4. Kopi Kenangan

Perusahaan F&B Unicorn, Kopi Kenangan juga sebelumnya memiliki masalah dalam mengelola ribuan invoice. Oleh karena itu, Kopi Kenangan telah mengubah pengelolaan invoice beserta pembayarannya secara digital. 

Kini, mereka mengelola ribuan invoice dan memantau penyediaan bahan baku dengan satu sistem yang lengkap dan mudah dengan memanfaatkan supplier portal dari Paper.id. Portal ini menyediakan update status yang real-time dan memudahkan pemantauan status invoice, serta memfasilitasi komunikasi dengan mitra bisnis dari satu platform, seperti yang diungkapkan oleh perwakilan dari Kopi Kenangan berikut ini.

“Sejak 2017, Kopi Kenangan telah bertumbuh hingga punya ratusan gerai baik di dalam maupun luar negeri, sehingga jumlah supplier yang dikelola juga semakin banyak. Tim finance kami hanya berisi 8 orang dan harus mengelola lebih dari 4000 invoice dari ratusan supplier berbagai negara. Hal ini cukup membuat tim merasa kesulitan. Tentu, kami ingin lebih efisien serta efektif, namun dengan biaya bisnis yang paling optimal. Setelah mencari berbagai vendor untuk memenuhi kebutuhan kami hingga ke AS, Singapura, dan India, akhirnya Paper.id yang menyediakan sistem terkustomisasi lewat supplier portal-nya diputuskan merupakan ‘jodoh’ terbaik bagi Kopi Kenangan. Terlebih lagi, karena merupakan produk dalam negeri, tentunya lebih mudah untuk menghubungi dan bertemu dengan pihak Paper.id untuk mengembangkan sistem yang sesuai,” kata VP of Finance, Accounting Tax and Treasury Kopi Kenangan, Indry Lestari, pada Jumat (22/12/2023).

Baca Juga: Paper.id Resmi Digaet Kopi Kenangan, Wujudkan Digitalisasi Sistem Operasi yang Lebih Efektif

5. PT Eka Tunas Cemerlang

Mengubah proses pembayaran bisnis tidak terbatas pada jenis industri tertentu, nyatanya perusahaan yang memproduksi parfum, PT Eka Tunas Cemerlang telah mengefisiensikan proses pembayarannya. Sama halnya dengan kasus-kasus sebelumnya, PT Eka Tunas Cemerlang menggunakan Ms. Excel dalam pencatatan dan pembayaran bisnis. 

Namun, permasalahan tersebut telah teratasi. Mereka telah menggunakan platform penagihan dan pembayaran antar bisnis dari Paper.id sejak tahun 2019, sehingga proses manual tidak lagi dipakai.

Terlebih, urusan pembayaran yang jatuh tempo juga tidak lagi menjadi masalah lantaran sudah tersedia berbagai metode pembayaran ke supplier, seperti marketplace, QRIS, VA, transfer bank, terutama kartu kredit. Dengan kartu kredit, buyer bisa memiliki waktu mengumpulkan dana untuk membayar invoice-nya. 

6. RenewalMD

Selain Alivation, perusahaan luar negeri lainnya yang mengubah proses pembayaran bisnis mereka secara otomatis, ada RenewalMD dari Amerika Serikat. Melansir Bill, berbeda dengan kasus J&T Cargo dan Waroeng Teh Kotjok, RenewalMD awalnya mengalami penipuan pembayaran bisnis melalui cek. 

Namun, kini mereka telah beralih menggunakan software yang menyederhanakan, mendigitalkan, dan mengotomatisasi proses keuangan, sehingga mengurangi potensi penipuan akibat pembayaran manual. RenewalMD juga merasakan kemudahan dalam mengelola arus kas (cash flow), memungkinkan penjadwalan pembayaran otomatis, dan mengurangi risiko kehilangan invoice.

7. Smile Consulting Indonesia

Terakhir, ada Smile Consulting Indonesia sebagai Pusat Pelayanan Psikologi (Biro Psikologi) yang telah mengubah proses pembayaran bisnis mereka secara otomatis, meninggalkan cara manual. Awalnya, Smile Consulting Indonesia mengalami tantangan operasional terkait tagihan atau invoice dan pembayaran bisnis. 

Memiliki lebih dari 2000 klien, mereka kerap kali mendapati masalah di mana klien lupa membayar tagihan sesuai jatuh tempo hingga mereka juga lupa untuk menagih. Namun, masalah tersebut diatasi dengan menggunakan Paper.id. 

Menurut sang owner, permasalahan yang dialami Smile Consulting Indonesia dapat teratasi dengan fitur yang ada di Paper.id. Berikut permasalahan yang telah teratasi oleh Smile Consulting Indonesia:

• Opsi pembayaran: Buyer dapat memilih metode pembayaran seperti transfer bank, virtual account, QRIS, marketplace, atau kartu kredit. Dana dari opsi pembayaran ini diproses aman oleh Paper.id dan diteruskan ke Smile Consulting Indonesia.
• Keterlambatan pembayaran: Adanya fitur pengingat otomatis yang mengingatkan buyer untuk membayar tagihannya yang telah jatuh tempo. 
• Jumlah invoice yang dikelola: Membuat invoice digital lebih cepat dan mudah secara otomatis, mengurangi kesalahan proses manual. 

Nah, tunggu apalagi, gunakan platform invoice dan pembayaran secara digital ke supplier dengan Paper.id. Bayar tagihan ke supplier jadi lebih mudah dengan berbagai metode pembayaran, mulai dari kartu kredit, transfer bank, marketplace, QRIS, hingga e-wallet!

Supplier juga tak perlu repot untuk membuat invoice manual dan mengingatkan buyer akan invoice yang perlu dibayar, karena Paper.id menyediakan fitur invoice digital dan invoice reminder yang secara otomatis mengingatkan buyer atas tagihannya.