8 Manfaat & Keuntungan Menggunakan Invoice Online untuk Bisnis Kalian

Dengan semakin canggihnya teknologi, bisnis dituntut untuk tetap survive dengan mengimplementasikan teknologi, salah satunya lewat invoice online. Hal ini diprediksi bisa menjadi salah satu poin penting yang mendukung bisnis tetap bertahan sekaligus mendapatkan banyak keuntungan.

Keuntungan tersebut dapat terlihat di berbagai macam hal, salah satunya adalah soal biaya operasional dan juga efektivitas pekerjaan. Menurut laporan yang dirilis oleh Ardent Partners di 2023, penggunaan invoice online bisa memacu efisiensi kerja bisnis menjadi 71%. Selain itu, masih banyak keuntungan lainnya yang seperti di bawah ini.

Berikut ini contoh template invoice dari Paper.id, tentu ini akan sangat membantu bisnismu dalam membuat invoice. Sebelum membaca artikel, kamu bisa mencobanya langsung lewat demo produk di bawah.

Baca Juga: Apa itu Invoice? Pengertian, Fungsi, Hingga Contohnya

Invoice Sampai ke Customer/Supplier dalam Hitungan Detik

Invoice online memungkinkan kamu bisa mengirimnya secara instan, kamu tidak perlu lagi menunggu hingga akhir bulan untuk memproses invoice. Jika kamu mengirim invoice secara manual, contohnya menggunakan kurir misalnya grab/gojek itu butuh sekitar waktu 1 jam, lho.

Dengan kirim invoice secara online maka pengiriman akan lebih cepat. Dengan cara ini, kamu bisa mengeluarkannya segera setelah kamu menyelesaikan pekerjaan sehingga kamu bisa dibayar oleh customer atau mengirimkan invoice ke supplier lebih cepat.

Tidak Ada Resiko Kehilangan 

Saat kamu mengirim invoice melalui pos biasa, selalu ada risiko kecil, misalnya hilang. Jika hal itu terjadi tentunya, kamu akan bertanya-tanya mengapa customer itu belum bayar tagihan, meskipun pada kenyataannya mereka tidak pernah menerima invoice sejak awal.

Bahkan, jika invoice kamu berhasil melewati pos ke customer kamu, masih ada kemungkinan mereka akan kehilangan atau melupakan invoice tersebut. Nah, dengan invoice online, potensi masalah tersebut akan berkurang dan dokumen akan 100% aman karena data akan tersimpan di cloude storage.

Baca Juga: Invoice Financing, Cara Kerja Hingga Keuntungannya Untuk Bisnis

Mengurangi Penggunaan Kertas Sekaligus Go Green

Invoice online memungkinkan proses transaksi bisnis tanpa menggunakan kertas sama sekali (paperless). Dengan mengirimkan dan menerima invoice secara elektronik, kamu bisa mengurangi atau bahkan menghilangkan kebutuhan untuk mencetak dan menyimpan dokumen fisik.

Selain itu, kamu juga ikut andal dalam mengurangi limbah kertas (go green) yang berasal dari proses pencetakan, pengiriman, hingga sampai pada penyimpanan dokumen.

Pelacakan Invoice Online yang Mudah

Pernah tidak kamu bertanya-tanya apakah customer sudah melihat invoice kamu? Penggunaan invoice online menghilangkan dugaan itu karena sistem memiliki fitur untuk melacak invoice sejak dikirim ke customer.

Itu berarti kamu bisa melihat dengan tepat kapan customer membaca invoice dan kamu bahkan dapat mengatur pemberitahuan untuk memberi tahu kamu kapan invoice tersebut harus dibayar secara penuh.

Bahkan, kamu bisa mengatur pengingat pembayaran otomatis, sehingga perangkat lunak/sistem memberitahu customer ketika tenggat waktu semakin dekat.

Tidak hanya itu, kamu tidak perlu lagi repot-repot dalam follow-up customer, apakah invoice sudah dibayar atau sudah sampai di tangan mereka atau belum. Dengan begitu, kamu bisa dengan mudah melacak invoice yang dikirim tersebut. 

Baca Juga: Mengenal Invoice Penagihan atau Penjualan Untuk Bisnis

Hemat Biaya

Fakta yang menyedihkan bahwa menurut studi oleh Gartner pada tahun 2022 memperkirakan bahwa bisnis di seluruh dunia menghabiskan rata-rata 3% dari pendapatan mereka untuk kertas. Studi ini juga menemukan bahwa rata-rata pekerja kantor menggunakan 10.000 lembar kertas per tahun.

Dengan invoice online, artinya tidak ada kertas, tidak ada amplop, tidak ada ongkos kirim, dan kamu atau anggota staf kamu akan membutuhkan waktu yang jauh lebih sedikit untuk menyelesaikan tugas. 

Bayangkan, jika kamu mengirim 100 invoice dalam satu hari, kamu harus menghabiskan uang sebesar Rp1.000.000. Jika dikalikan dengan 30 hari, maka, kamu menghabiskan Rp30.000.000. Dengan invoice online, kamu tidak akan mengeluarkan uang sama sekali, lebih hemat kan? 

Jika dikalikan 1 tahun, maka kamu bisa menghabiskan Rp360.000.000, dana ini tidak sedikit dan sebenarnya bisa digunakan untuk kebutuhan lainnya. Nah, sudah tahu kan, makanya kamu harus menggunakan invoice online.

Baca Juga: 5 Langkah Cara Membuat Invoice Dengan Mudah & Cepat, Pebisnis Wajib Tahu!

Terlihat Lebih Profesional

Dengan menggunakan invoice online akan memberikan kesan bisnis kamu terlihat lebih profesional. Selain itu, bisnis kamu juga akan terlihat mampu beradaptasi dengan teknologi modern dan hal tersebut tentu akan berdampak baik terhadap citra bisnis kamu sendiri.

Ini akan menanamkan kepercayaan yang lebih besar dalam basis customer bahwa bisnis kamu menawarkan produk dan layanan yang sama berkualitasnya. Dengan invoice yang terlihat modern dan mengikuti perkembangan zaman, maka akan terlihat lebih profesional. 

Terintegrasi dengan Pembayaran Digital

Saat kamu menjalankan bisnis , sangat penting untuk mengawasi setiap penjualan dan pengeluaran. Jika kamu menerbitkan invoice kertas, kamu harus menyimpan salinannya dan memasukkan masing-masing secara manual ke dalam perangkat lunak akuntansi kamu.

Invoice online menghilangkan kedua tugas tersebut. Kamu bisa membuat dan mengirim invoice langsung dari aplikasi seluler atau perangkat lunak. Yang artinya, kamu tidak perlu khawatir kehilangan invoice sebelum dicatat dan informasi penjualan kamu akan diperbarui secara real time. 

Jika kamu sudah memiliki perkiraan dalam sistem, kamu bisa mengubahnya menjadi invoice untuk catatan berkelanjutan. Selain itu, dengan invoice online juga menghilangkan kebutuhan untuk menyimpan salinan cetak.

Baca Juga: 7 Contoh Invoice Pembayaran & Penjualan Untuk Bisnis

Cepat Dibayar Oleh Customer

Invoice online memberi kamu opsi untuk menambahkan hyperlink ke sistem pembayaran online kamu. Ketika customer menerimanya, yang harus mereka lakukan hanyalah mengklik tautan untuk membayar tagihan mereka.

Jika kamu menjual ke bisnis atau profesional yang sibuk, kemudahan ini adalah keuntungan besar. Hal ini memungkinkan customer kamu untuk menyelesaikan tagihan mereka dengan cepat dan ini berarti kamu tidak perlu menunggu cek untuk diproses dan dibersihkan.

Masih Mau Menggunakan Invoice Fisik?

Saat kamu memindahkan invoice ke platform online, kamu tidak hanya menyederhanakan manajemen penagihan, kamu juga dapat menghemat waktu. Invoice online sering memungkinkan customer untuk melihat invoice dan membayar melalui portal online dalam satu langkah mudah. 

Untuk mempermudah kirim invoice online, gunakanlah Paper.id! Dengan Paper.id, kamu bisa membuat invoice online secara gratis dan bisa dikirimkan lewat Email, WhatsApp atau email. Di Paper.id juga sudah tersedia beragam template invoice yang bisa kamu pakai.

Tidak hanya itu,invoice bisa langsung dibubuhkan dengan e-Meterai, asli dari PERURI! Yuk gunakan Paper.id secara gratis dengan klik tombol dibawah ini!