Saat membuat invoice, nomor invoice menjadi salah satu elemen yang tidak boleh dilupakan. Pasalnya nomor ini berfungsi sebagai penanda untuk membedakan invoice-invoice yang dikirim. Lantas, apa itu nomor invoice?

Definisi Nomor Invoice

Nomor invoice adalah nomor yang ada di dalam invoice, terdiri dari beberapa digit yang disertai dengan tahun atau tanggal. Kombinasi nomor tersebut bisa berbeda-beda tergantung kebutuhan.

Nomor invoice juga bertujuan untuk memastikan bahwa pendapatan disimpan dengan benar untuk tujuan pajak dan akuntansi. Dengan adanya nomor invoice, kamu bisa mempermudah pelacakan pembayaran.

Selain itu, nomor ini digunakan untuk mengurutkan tagihan dari yang satu dengan yang lainnya. Setiap invoice yang diterbitkan harus diberi nomor dengan jelas. Tanpa nomor, invoice tersebut dapat dianggap sebagai dokumen yang tidak resmi.

Tidak hanya itu, nomor invoice secara umum biasanya diletakkan di sebelah kanan informasi kontak buyer.

Untuk membuat nomor invoice terdapat beberapa poin yang harus diperhatikan seperti:

  • Angka yang jelas
  • Tanggal invoice dibuat
  • Tenggang waktu pembayaran
  • Metode pembayaran yang bisa dilakukan oleh pelanggan
  • Berikan peringatan pembayaran kepada pelanggan agar tidak lupa
  • Pertimbangkan memberikan denda apabila pelanggan lupa membayar

Baca juga: Template Invoice dengan Perhitungan Pajak, Mudah & Otomatis!

Nah, kamu bisa langsung mencoba membuatnya lewat demo produk invoice digital di bawah ini.

Coba Buat Invoice Gratis Tanpa Daftar

Hanya 5 Menit & Mudah

powered by Advanced iFrame. Get the Pro version on CodeCanyon.

Klik tombol di bawah untuk melanjutkan demo produk ini

Bagaimana Cara Membuat Nomor Invoice?

Karena nomor invoice merupakan aspek yang paling penting, kamu harus membuatnya secara berurutan, artinya jumlah setiap invoice baru wajib bertambah. Secara hukum, urutan nomor invoice tidak boleh ada pengulangan dan terlewati.

Contoh Invoice
Contoh Nomor Invoice (Sumber: Dok. Pribadi)

Cara umum untuk membuat nomor invoice yang lebih panjang dan lebih spesifik adalah dengan menyertakan bulan atau tahun saat invoice diterbitkan. Misalnya, dalam urutan yang mengacu pada tahun, seperti invoice pertama tahun 2020 bisa diberi nomor 200001 dan seterusnya.

Pada awal tahun baru, kamu bisa memperbarui nomor invoice pertama tahun berikutnya seperti 210001. Hal ini memungkinkan kamu melihat dengan cepat pada tahun berapa invoice diterbitkan. Pada kenyataannya, nomor invoice tidak selalu berisi angka. Kamu juga dapat membuat kode unik yang menyertakan angka, huruf, dan karakter khusus seperti garis miring (/) atau tanda hubung (-).

Menambahkan huruf dan karakter ke rangkaian nomor invoice dapat membantu kamu dalam melakukan pengaturan catatan dan mengidentifikasi invoice dengan mudah. Pada rangkaian nomor invoice alfanumerik, kamu harus mengikuti aturan yang sama seperti dalam rangkaian nomor invoice biasa.

Nomor tersebut harus berurutan dan tidak boleh terlewati. Jika kamu memilih untuk menyertakan huruf dalam rangkaian nomor invoice kamu, huruf-huruf tersebut tidak boleh diubah hanya angka yang harus bertambah.Berikut ini adalah contoh dalam menuliskan nomor invoice:

  • 2020/INV/0001
  • 20-QUT-0001
  • 2020/0001
  • 2020-0001
  • 20/0001

Jika kamu ingin mengubah nomor seri pada invoice kamu seluruhnya, cara terbaik adalah menunggu sampai periode akuntansi berikutnya. Karena hal ini dapat  membantu kamu menghindari kebingungan dan mencegah nomor invoice yang hilang atau duplikat.

Baca juga: 5 Contoh Invoice Catering yang Mudah Dibuat agar Cepat Dibayar!

Apakah Nomor Invoice Boleh Sama?

Sering muncul pertanyaan, apakah nomor invoice boleh sama semua? Jawabannya adalah tidak boleh. Karena setiap invoice memuat data transaksi yang berbeda-beda terutama soal customer atau supplier yang kamu hadapi. 

Jika nomornya sama, kamu akan merasa kesulitan dalam mencari dokumen yang sama. Belum lagi jika mencari dokumen invoice-nya masih manual, ‘kan? Bayangkan, kamu harus butuh waktu berapa lama. Apalagi, nomor invoice itu berbeda-beda.

Nah, untuk mempermudah kamu dalam mencari nomor invoice, kamu bisa menggunakan Paper.id, platform invoice & pembayaran bisnis. Dengan Paper.id, kamu bisa membuat invoice secara digital, GRATIS dan tanpa batas. 

Selain itu, kamu bisa mengirimkan invoice lewat WhatsApp/Email/SMS, semuanya gratis. Yang terpenting, invoice tersimpan dengan rapi dan bisa kamu cek kapan saja dengan mudah. Status pembayaran invoice juga akan ter-update otomatis ketika buyer sudah membayar tagihan.

Baca juga: Bayar Invoice di Marketplace Lebih Praktis & 5 Menit Selesai!

Nomor Invoice dan Invoice yang Dihapus

Sebagai aturan standar, invoice tidak boleh dihapus karena telah diberi nomor secara berurutan. Di sisi lain, pada invoice yang telah diselesaikan kemudian ingin dihapus akan menjadi celah dalam catatan keuangan kamu.

Sebaiknya jika kamu ingin menghapus transaksi, lebih baik mengeluarkan nota kredit dengan jumlah yang sama. Hal ini secara efektif akan membatalkan suatu transaksi, dan memastikan bahwa urutan nomor kamu sudah lengkap tanpa ada yang terlewati.

Jika invoice terhapus, kamu akan kesulitan dalam melacak invoice yang ada. Apalagi, invoice yang ada biasanya disimpan dalam arsip atau lemari yang bisa rusak akibat rayap atau kebakaran. Untuk mengatasi masalah ini, kamu bisa membuatnya sebagai invoice digital.

Untuk itu, kamu bisa membuat invoice digital dengan Paper.id, solusi invoicing dan pembayaran di Indonesia. Selain itu, kamu bisa tagih buyer dengan 30+ metode pembayaran ke buyer. Cocok untuk berbagai jenis bisnis, yuk daftar sekarang dengan klik tombol di bawah!

Daftar Gratis
Daniel Nugraha
Latest posts by Daniel Nugraha (see all)