Perbedaan dan Fungsi Purchase Requisition vs Purchase Order

Dalam dunia usaha atau bisnis terdapat beberapa komponen yang memiliki pengaruh penting dalam suatu perusahaan. Salah satu komponen yang memiliki pengaruh penting dalam bisnis Anda tersebut adalah purchase requisition atau PR dan Purchase Order (PO)

Purchase requisition adalah dokumen permintaan pembelian yang dikeluarkan oleh suatu departemen kemudian dikirimkan ke departemen keuangan dalam satu lingkup perusahaan. Jika permintaan ini telah disetujui oleh pihak terkait dan pemilik otoritas, maka akan diteruskan menjadi purchase order atau PO.

Sedangkan Purchase order merupakan suatu dokumen yang berisi informasi tentang nomor PO, informasi pembeli, informasi vendor, alamat penerima, deskripsi dan jumlah barang, harga, informasi tagihan, juga syarat lain dari pembayaran jika ada. PO dan PR merupakan dua dokumen penting yang selalu ada saat proses pengadaan barang dilakukan. Mengapa Purchase Requisition penting untuk Bisnis ?

Baca juga: 5 strategi pengelolaan piutang bagi distributor

Proses Pengadaan Menjadi Lebih Mudah dan Aset Perusahaan Lebih Terkontrol

Dengan PR proses pengadaan barang atau jasa dalam kegiatan usaha menjadi lebih mudah. Departemen pengadaan bisa langsung menghubungi vendor atau supplier yang bersangkutan untuk pengajuan barang atau bahan yang diperlukan. Selain itu waktu yang diperlukan juga akan lebih hemat dengan hal ini, karena semua informasi telah tertuang jelas dalam dokumen yang diberikan pada divisi purchasing. Keuntungan lain yaitu dengan adanya kegiatan purchase requisition aset perusahaan akan lebih aman. Sebab, aset perusahaan akan diketahui dan bisa di cek kapan saja.

Menghindari Terjadinya Kecurangan

Pembelian palsu atau dark purchasing cukup sering terjadi pada suatu perusahaan oleh oknum perusahaan yang tidak bertanggung jawab. Hal ini pastinya akan menimbulkan kecurangan dan kerugian bagi perusahaan. Adanya dokumen PR ini bisa membantu perusahaan untuk menghindari kecurangan tersebut. Alasannya adalah adanya dokumen formal atau resmi yang diberikan pengguna kepada divisi purchasing

Dalam purchase requisition terdapat detail yang harus ada dalam dokumen PR seperti:

• Divisi yang membutuhkan barang
• Daftar barang yang dibutuhkan
• Jumlah atau kuantitas barang yang dibutuhkan
• Estimasi harga barang
• Nama vendor yang menyediakan barang tersebut

Baik PR maupun PO adalah instrumen yang merekap aktivitas pemesanan barang. Akan tetapi, kedua instrumen tersebut memiliki perbedaan di tingkat persetujuan. PR hanya mendokumentasikan list barang-barang pesanan dari pembeli. Sedangkan ketika PO sudah dibuat, itu berarti perusahan atau bisnis sebagai pembeli telah menyetujui permintaan yang diajukan dari PR. Biasanya proses persetujuan dari PR menjadi PO dilakukan dan diotorisasi oleh manajemen dan departemen akuntansi.
Ada dua alasan kenapa perusahaan harus menggunakan dokumen ini, yaitu untuk mengontrol pengeluaran, dan memperoleh potongan harga karena ada peluang membeli barang dalam jumlah banyak.

Berbeda dengan purchase requisition, pada umumnya ada beberapa detail yang harus tercantum dalam PO yaitu sebagai berikut:

• Nomor PO
• Tanggal transaksi dan jatuh tempo
• Detail perusahaan (nama, alamat, kontak)
• Nama produk yang dipesan
• Jumlah atau kuantitas produk yang dipesan
• Harga setiap unit produk yang dipesan
• Total harga sesuai dengan harga per unit dan kuantitas produk
• PPN
• Kolom otorisasi

Baca juga: Peran vital collection officer dalam penagihan piutang usaha

Sebaiknya untuk menjaga efisiensi, sistem pengadaan barang secara elektronik bisa dimanfaatkan karena umumnya sudah terintegrasi secara luas. Terlepas dari proses penggunaannya yang butuh banyak perhatian, purchase requisition dan purchase order tetap merupakan bagian krusial dari komponen perusahaan.

Purchase requisition dan purchase order tak hanya membantu mengelola anggaran dan inventaris, tapi juga akan membantu perusahaan mengurangi risiko salah order atau order ganda dan juga melindungi pembeli serta vendor.