Cara Mengelola dan Menagih Piutang Yang Tokcer

Piutang adalah jenis aktiva dalam suatu perusahaan. Dalam sudut pandang akuntansi, piutang merupakan tuntutan perusahaan kepada pihak eksternal yang diharapkan akan diselesaikan dengan cara melakukan pembayaran sesuai dengan jumlah uang tunai yang sesuai. Ciri pada piutang di antaranya adalah nilai jatuh tempo, tanggal jatuh tempo, hingga bunga.

Ketatnya persaingan di dunia usaha, memaksa perusahaan untuk memberikan pelayanan yang maksimal kepada para pelanggannya. Pembayaran tunai yang ditawarkan oleh suatu perusahaan menjadi suatu yang sangat mustahil, sebab pesaing akan memberikan kemudahan dalam persyaratan pembayaran.

Oleh karena itu penjualan dan pembayaran secara kredit merupakan metode yang digunakan para pelaku usaha guna menghadapi ketatnya persaingan yang ada. Dengan melakukan penjualan secara kredit, maka akan muncul piutang dagang dan dengan munculnya piutang ini berarti perusahaan harus menyisihkan sejumlah dana yang akan diinvestasikan ke dalam piutang tersebut.

Baca juga: Cara mengajukan invoice financing secara digital lewat Paper.id (Hanya 5 menit!)

Jenis Piutang

Berdasarkan jenisnya terdapat 3 jenis piutang yang harus diketahui dalam aktivitas bisnis seperti:

• Piutang Usaha (Account Receivable)

Piutang ini dirupakan dalam bentuk kredit yang dibeli melalui pelanggan dari proses jual beli berupa barang atau jasa. Masa tagihan Piutang Usaha kurang lebih 1 sampai 2 bulan. Jika dilihat dari sisi jumlahnya, maka jenis ini adalah yang paling besar.

• Wesel Tagih (Notes Receivable)

Sesuai dengan namanya, piutang ini memiliki bentuk fisik berupa surat formal. Surat formal ini diterbitkan dalam upaya untuk mengukur  besarnya utang. Berbeda dengan piutang usaha, wesel tagih ditargetkan dengan  masa pelunasan 2 sampai 3 bulan. Masa pelunasan bisa diperpanjang apabila pihak yang memiliki utang bersedia membayar bunga.

• Piutang Lain-lain (Other Receivable)

Jenis ini merupakan salah satu jenis yang lebih luas. Contoh dari piutang jenis ini adalah piutang gaji, piutang bunga, restitusi pajak, serta uang muka karyawan. Karena piutang ini bersifat luas, maka catatannya dapat dilaporkan secara terpisah dalam neraca.

Jika piutang dagang tidak bisa ditagih tepat waktu, maka proses penjualan juga akan terganggu.

Berikut cara untuk mengelola piutang diantaranya adalah :

• Standar penanganan atau pengelolaan piutang dagang atau account receivable pelanggan harus dibuat, hal ini untuk memastikan proses pengendalian piutang agar bisa tepat waktu. Jadwal penagihan ini biasanya berbentuk daftar tagihan, yang berisi data pelanggan, tanggal pengambilan atau penjualan dan jatuh tempo faktur penjualan serta nilai piutang yang harus dibayar pelanggan.
• Kendalikan piutang usaha dengan cara menyaring pelanggan dan menetapkan sejumlah ketentuan dan administrasi yang berbuhungan dengan ketentuan piutang atau kredit.
• Melakukan perhitungan pada perputaran piutang usaha untuk mengetahui efisiensi dalam pengumpulan piutang yang akan dilakukan. Perputaran piutang yang dimaksud adalah periode waktu atas terikatnya dana piutang. Misalnya seperti pengumpulan piutang yang sedang dilakukan lebih lama dibandingkan dengan batas pembayaran yang harus dilakukan, maka konsumen harus menemukan cara dengan menghitung perputaran piutang tersebut sehingga cara pengumpulan piutang bisa lebih cepat jika dibandingkan dengan batas pembayaran yang telah tertera.  

Pada dasarnya, ketika jatuh tempo ada beberapa pelanggan  yang telat dalam melakukan pembayaran. Untuk itu berikut ini adalah beberapa hal yang dapat Anda lakukan untuk mendorong pelanggan membayar tepat waktu.

Baca juga: Contoh proposal makanan yang mudah dibuat

Membuat Kebijakan Peminjaman Yang Jelas

Melonggarkan sedikit aturan yang sudah anda buat untuk memperpanjang kredit pada pelanggan anda (disebut juga kebijakan kredit), biasanya lebih banyak menyebabkan masalah daripada mendapat keuntungan dan bisa membawa perusahaan anda ke ujung jurang.

Alangkah lebih baik, buatlah panduan yang jelas kapan anda bisa dan tidak bisa memperpanjang kredit pada pelanggan anda, dan jangan ragu untuk melaksanakannya, bahkan jika artinya anda harus menolak beberapa orang dalam jangka pendek. 

Perusahaan dapat meminta deposit di awal untuk pesanan jumlah besar, dan memberikan bunga untuk pembayaran yang terlambat hal ini biasa dikhususkan kepada pelanggan baru. Saat pelanggan baru mendaftar dan melihat peraturan ini. Biasanya mereka akan mengerti bahwa Anda memiliki keseriusan tentang pembayaran. 

Beri Mereka Insentif Finansial

Salah satu cara membuat orang lebih cepat membayar Anda adalah dengan memberi mereka keuntungan. Tawarkan mereka diskon sebesar 5% untuk membayar tagihan jika membayar dalam 15 hari. Hal ini menyebabkan pembayaran akan lebih cepat dibayar dan mengurangi beban biaya pelanggan juga.

Telepon Dan Jadwalkan Pengingat Secara Terus Menerus

Seringkali, hanya dengan menelepon pelanggan dan mengingatkan mereka tentang keterlambatan pembayaran sudah cukup untuk membuat mereka membayar. Jangan lupa untuk mengirimkan email sebagai pengingat dengan interval pengulangan. katakanlah, setelah 15, 30, 45 dan 60 hari. Hal ini dapat membantu ingatan pelanggan anda.

Lalu bagaimana jika mereka tidak membayar? Katakanlah jika Anda sudah melakukan semua hal di atas dan masih belum mendapatkan pembayaran Anda. berikut adalah hal yang harus dilakukan ketika konsumen tidak melakukan pembayaran sesuai dengan kesepakatan yang terjadi: 

Putuskan Pengiriman Kepada Pelanggan Yang Terlambat Membayar

Banyak perusahaan akan berhenti mengirimkan barang kepada pelanggannya jika mereka memiliki tagihan yang sudah terlambat lebih dari 120, 90, atau bahkan 60 hari. Memutuskan pelanggan seperti ini dapat memberikan tanda bahwa anda sangat serius tentang pembayaran, dan dapat dipastikan bahwa Anda tidak akan melakukan bisnis dengan orang yang melanggar  sebuah aturan.

Ubah Tagihan Menjadi Pinjaman Jangka Panjang

Jika anda memiliki hubungan baik dengan para pelanggan yang terlambat membayar, anda dapat mempertimbangkan untuk mengubah tagihan mereka menjadi pinjaman jangka panjang. Dalam situasi ini, anda dapat mengganti tagihan mereka dalam buku anda dengan pinjaman yang jangka waktunya lebih dari 12 bulan, dan anda memasukan bunga juga dalam tagihan.