Account payable merupakan kewajiban perusahaan terhadap pihak lain yang harus dipenuhi dalam jangka waktu singkat. Account payable ini tercatat secara otomatis ketika perusahaan melakukan pembelian secara kredit. 

Di perusahaan, besar kecilnya AP sangat menentukan terhadap likuiditas suatu perusahaan. Dari sudut pandang perusahaan, adanya AP adalah hal yang wajar dan normal. AP memperlihatkan adanya satu aktivitas perusahaan sesuai dengan bidangnya. 

Dalam sebuah pengelolaan keuangan di perusahaan pastinya tidak luput dari kecurangan laporan keuangan atau niat buruk seseorang yang selalu ingin menyalahgunakan keuangan perusahaan yang akan berdampak buruk bagi perusahaan dan ini dapat dikatakan suatu tindakan kriminal atau biasa disebut Fraud.

Berdasarkan the Association of Certified Fraud Examiners (ACFE), kecurangan adalah salah satu tindakan yang melanggar hukum, yang dilakukan dengan sengaja dengan maksud tertentu, seperti manipulasi atau membuat laporan keuangan yang keliru kepada pihak lain. Pada dasarnya, kecurangan dapat terjadi diakibatkan oleh beberapa hal yang mendasarinya seperti:

  • Insentif atau tekanan atau dorongan untuk melakukan fraud
  • Peluang untuk melakukan kecurangan
  • Sikap ataupun rasionalisasi untuk membenarkan tindakan fraud

Berikut adalah tindakan fraud yang banyak terjadi di dalam account payable di suatu perusahaan, yaitu:

Billing Schemes

Billing schemes adalah skema permainan (schemes) dengan menggunakan proses billing atau pembebanan tagihan sebagai sarananya. Pelaku fraud dapat mendirikan perusahaan “bayangan” (shell company) yang seolah-olah merupakan penyuplai atau rekanan atau kontraktor sungguhan. Perusahaan bayangan ini merupakan sarana untuk mengalirkan dana secara tidak sah ke luar perusahaan. Skema jenis ini seringkali dilakukan oleh pegawai dengan pengetahuan yang mereka miliki dan dapat juga dengan pengalaman yang berbeda. 

Check Fraud

Penelitian terbaru menemukan bahwa lebih dari tiga per empat dari semua bisnis terkena dampak dari penipuan yang dilakukan oleh account payable merupakan korban penipuan cek. Penipuan melalui cek biasanya termasuk dalam menyesuaikan jumlah yang tertera di cek, mengganti penerima bayaran, atau menulis cek untuk pengeluaran pribadi dari akun bisnis.

Automated Clearing House (ACH) Fraud

Penipuan ACH terjadi saat seseorang (biasanya pegawai bisnis atau peretas) mendapatkan akses dana ketika mereka melewati kantor penerima cek otomatis yang digunakan untuk memproses pemindahan dana elektronik.

Pegawai atau pelaku fraud mungkin mendapatkan akses ke data melalui pemindai keyboard atau cara lainnya. Saat pelaku fraud mendapatkan akses ke data, mereka bisa melakukan Variance Inflation Factor (VIF). Ini bisa saja terjadi ketika pelaku fraud merubah profil vendor untuk mengirimkan pembayaran resmi, tetapi uang yang dicairkan akan masuk ke akun pribadi mereka.

Baca juga: Implikasi buruk duplicate payment dan bagaimana cara mengatasinya

Expense Reimbursement Fraud

Penipuan terkait biaya bisa jadi sangat sulit diungkap dan biasanya memakan waktu bertahun-tahun. Jenis penipuan ini bisa terjadi saat pegawai membuat pembelian pada kartu pribadi dan memasukkannya ke dalam laporan pengeluaran dan laporan kelebihan biaya. Terkadang pelaku fraud sengaja menyerahkan salinan laporan atau membuat pengeluaran fiktif untuk barang yang tak pernah dibeli.

Sementara jumlahnya mungkin kecil pada awalnya, tapi akan dengan cepat bertambah jika penipuan ini tak ketahuan. Jenis lain penipuan terkait biaya bisa terjadi saat pegawai membeli menggunakan kartu kredit pribadi, dan menerima pembayaran dari perusahaan. Kemudian mengembalikan barangnya dan mendapatkan pengembalian dana. Terkadang hal ini terjadi karena kejujuran dan pegawai hanya lupa. Inilah sebabnya banyak perusahaan memilih menggunakan kartu kredit kantor hingga mereka bisa mendapatkan pengembalian dana.

Kickback Schemes

Skema pembayaran kembali bisa jadi kegiatan penipuan yang sangat merugikan, karena ada bantuan dari orang dalam yang dapat membantu melakukan penipuan secara protokol. Biasanya skema ini terjadi saat orang luar menawarkan pegawai uang untuk memberikan suatu  keputusan bisnis, seperti pemilihan vendor.

Hasilnya, keputusan bisnis penting dibuat berdasarkan siapa yang bisa mengisi kantong salah satu pegawai Anda, bukan apa yang terbaik untuk pelangganmu. Ini juga bisa menjadi jenis lain penipuan, seperti skema penagihan.

Beberapa cara untuk menanggulangi fraud pada account payable atau menguatkan budaya anti-fraud di perusahaan, maka perlu beberapa program antara lain:

  • Menggunakan software yang accountable
  • Memperketat pelaksanaan SOP
  • Melakukan proses rekrutmen karyawan secara cermat
  • Menyediakan sistem pengendalian internal
  • Menjalankan proses komunikasi akuntansi yang baik
  • Memiliki standar prosedur pengendalian internal
  • Melakukan pengawasan terhadap kinerja semua karyawan
  • Mengadakan audit secara proaktif
  • Memberi saluran komunikasi khusus pelaporan tindak kecurangan
  • Memberikan pelatihan Anti-Fraud bagi karyawan
Daniel Nugraha
Latest posts by Daniel Nugraha (see all)