Ada beberapa elemen yang sangat dibutuhkan dalam sebuah proses bisnis di perusahaan seperti payable account di bagian akunting atau finance. Kata account payable berasal dari bahasa Inggris yang memiliki arti Account yaitu Akun, dan Payable yang artinya Pembayaran atau pengeluaran.

Secara sederhana payable account ini bisa diartikan transaksi pembelian yang dilakukan oleh perusahaan. Pada dasarnya semua bisnis memiliki tagihan yang perlu dibayar. Bagi bisnis berskala kecil, tagihan yang mereka miliki biasanya dapat ditangani oleh hanya beberapa anggota staf. Namun bagaimana dengan bisnis berskala menengah dan ke atas?

Bisnis kelas menengah ke atas biasanya memiliki ribuan tagihan per bulan. Namun jika Anda dapat menetapkan sebuah prosedur untuk payable account management dan mengikuti prosedur tersebut dengan baik, Anda dapat menempatkan perusahaan Anda sebagai pijakan keuangan yang kuat dan akan menghasilkan lebih banyak uang.

Berikut beberapa tips penting untuk memastikan departemen payable account anda dapat membantu bisnis agar lebih optimal.

Baca juga: Mengenal lebih dalam tentang account payable

Membangun Hubungan Yang Kuat Dengan Pemasok

Bisnis sama seperti kehidupan, dimana kita harus membuat koneksi. Ini terutama berlaku untuk hutang dagang. Hubungan yang lebih baik dengan pemasok menyebabkan lebih banyak kelonggaran ketika tiba saatnya untuk membayar dan peluang lebih besar untuk menerima diskon dan memiliki negosiasi yang berhasil mengenai ketentuan kontrak. Hubungan vendor tidak boleh diabaikan karena hubungan yang lebih kuat membuat seluruh proses AP berjalan lebih lancar.

Hasilkan Dan Tinjau Laporan Secara Teratur

Setiap kali saya berbicara tentang analitik di tempat kerja cobalah memaksa diri sendiri untuk memastikan anda siap. Visibilitas finansial memberikan wawasan ke dalam bisnis anda dan membantu anda membuat keputusan berdasarkan informasi tentang tindakan terbaik anda dalam situasi apapun. 

Analitik membantu untuk menghilangkan dugaan dan tekanan dari sebuah keputusan yang akan dibuat. Mengawasi arus kas juga dapat membantu memastikan masalah jarang terjadi dan diketahui lebih awal. Anda dapat mengidentifikasi hambatan dan tren dalam bisnis anda sambil bereaksi terhadap informasi yang anda temukan dari meninjau sebuah laporan dan metrik. Penipuan jauh lebih mudah untuk diidentifikasi berkat keakraban dengan laporan dan konsistensi operasi yang jelas dari ulasan konstan. Selain itu, anda dapat mengurangi risiko kepatuhan dengan jejak audit terperinci yang anda hasilkan.

Mengotomatiskan Saat Aktif

Bisnis adalah urusan yang rumit, dan ini terutama berlaku untuk keuangan. Untungnya, teknologi telah berkembang jauh dalam beberapa dekade terakhir ketika menyangkut otomatisasi bisnis. Kunci untuk memanfaatkan otomasi untuk keuntungan anda adalah menemukan tempat terbaik untuk memanfaatkannya.

Baca juga: Rahasia produktivitas Marc Jacobs dengan AP Automation

Otomasi sangat ideal untuk menghasilkan laporan dan memantau analitik, tetapi terkadang, diperlukan sentuhan manusia. Otomatisasi ini dapat menghemat uang dan waktu sambil mengurangi kesalahan, tetapi penting untuk menganalisis apakah setiap proses yang anda inginkan untuk diotomatisasi benar-benar sebanding dengan biaya otomatisasi.

Dalam mengoptimalkan account payable sebaiknya pelaku usaha mengetahui kebijakan kebijakan hutang dagang seperti: 

  1. Nilai  yang ada pada invoice nilainya harus sama dengan nilai pada goods receipt, jika nilai invoice lebih besar atau item barang yang diterima tidak sesuai dengan nilai Surat Tanda Terima Barang/GR maka harus dibuat invoice baru yang telah direvisi dari supplier.
  2. Untuk invoice Non PO, Invoice harus mendapat persetujuan dan ditandatangani terlebih dahulu oleh masing-masing departemen. Sebelum mengolah invoice Non PO tersebut, finance controller telah menyetujui invoice Non PO tersebut dan memastikan bahwa biaya-biaya tersebut telah sesuai dengan budget yang telah disetujui.
  3. Term of Payment (TOP) atau jangka waktu pembayaran hutang kepada supplier adalah sesuai kontrak dan sejak tanggal diterimanya invoice/ tanda terima faktur oleh finance department.

Kebijakan Pembayaran Hutang : 

  1. Perencanaan pembayaran harus dilakukan setiap bulan, berdasarkan  tanggal jatuh tempo.
  2. Perencanaan pembayaran dapat dibuat pada setiap akhir bulan untuk digunakan oleh AP Staff dalam pembuatan pra-kiraan Cash flow/arus kas Bulanan.
  3. Daftar pembayaran dibuat oleh AP Staff dan diinformasikan kepada Finance Controller. AP Staff membuat voucher pembayaran dan cek berdasarkan daftar pembayaran.
  4. Pembayaran untuk transaksi operasional perusahaan dilakukan melalui bank transfer, giro, transfer dana elektronik, namun pembayaran tunai dapat dilakukan kepada supplier tertentu.
  5. Voucher pembayaran bank atau tunai harus disertai dengan dokumen pendukung dan harus direview dan disetujui oleh Head of Finance.
  6. Pihak perusahaan hanya bisa melakukan pembukuan setelah transaksi disetujui dan pembayaran telah dilakukan. 
  7. AP Staff memiliki kewajiban untuk mencatat hutang dagang yang ada dalam jangka waktu sehari. 
Daniel Nugraha
Latest posts by Daniel Nugraha (see all)