3 Tips Penting Agar Proses Tukar Faktur Berjalan Lancar

Tukar faktur adalah bagian dari proses penerimaan tagihan yang diberikan oleh supplier atau pemasok untuk pembayaran. Dalam prakteknya, proses ini tidak semudah yang dibayangkan. Para pemasuk perlu memperhatikan kaidah-kaidah tertentu agar pembayaran dapat berjalan lancar dan mereka bisa mendapatkan pembayaran.

Kaidah itu berkaitan dengan jam penerimaan invoice yang diberlakukan oleh setiap perusahaan. Selain itu, semakin banyak invoice yang diurus oleh admin perusahaan, maka semakin lama juga pembayaran akan dilakukan. Karena itu, perusahaan perlu mengatur strategi penting agar pembayaran dapat berjalan lancar, vendor senang dan mereka berpotensi mendapatkan diskon karena melakukan pembayaran di awal. Berikut 3 tips penting yang perlu diketahui agar memastikan proses tukar faktur berjalan lancar.

Buat skala prioritas dalam pembayaran

Setiap perusahaan perlu membuat skala prioritas dalam pembayaran. Mereka bisa membuatnya berdasarkan seberapa penting pengaruhnya terhadap perusahaan. Bagi vendor yang memasok bahan baku terhadap produksi, maka mereka bisa diprioritaskan lebih dulu.

Baca juga: Tukar faktur, apa itu dan bagaimana memaksimalkannya

Dengan menerapkan hal ini, perusahaan bisa melakukan pembayaran dengan lebih teratur. Selain itu, hal ini memperbesar peluang untuk mendapatkan diskon berkat pembayaran di awal. Tentunya, hal ini menguntungkan bagi pihak perusahaan.

Lakukan pembayaran dalam sekali proses

Jika ada yang bilang kalau tukar faktur adalah proses yang cukup tricky, maka ungkapan ini benar. Tukar faktur tentunya membutuhkan rangkaian proses yang benar-benar detil agar memastikan data pada invoice benar.

Baca juga: 3 KPI pengelolaan account payable yang baik

Seringkali, admin finance cenderung melakukan pembayaran setiap harinya. Cara ini melelahkan dan tidak efektif. Karena itu, pembayaran bisa dikelompokkan dalam suatu hari agar dilakukan secara bersamaan. Dilain waktu, admin bisa menggunakan waktu yang kosong untuk pengecekan akan dokumen sehingga, hasilnya lebih maksimal dan menghindari resiko fraud.

Gunakan software AP Automation

Untuk memudahkan proses pengecekan serta pembayaran, banyak perusahaan menggunakan software ap automation. Dengan begitu, mereka bisa mengatur proses pembayaran purchase invoice lebih mudah dan cepat.

Software ap automation membantu proses pengecekan data, approval, hingga selesai. Dengan begitu, perusahaan dapat memangkas dana operasional hingga 6,8 milyar Rupiah menurut Bottomline Technologies dan menjaga kondisi finansial perusahaan tetap baik.