Account Payable (AP) adalah bagian dalam perusahaan yang bertanggung jawab untuk mengelola semua pembayaran kepada pemasok. Proses AP yang efisien dan efektif dapat membantu perusahaan untuk menghemat biaya, meningkatkan arus kas, dan mengurangi risiko.

Menurut penelitian dari Aberdeen Group, perusahaan yang menggunakan KPI untuk mengelola AP dapat menghemat hingga 20% dari biaya AP. Selain itu, penelitian dari Chartered Institute of Purchasing & Supply (CIPS) menunjukkan bahwa perusahaan yang memiliki proses AP yang efisien memiliki arus kas yang lebih baik dan risiko kredit yang lebih rendah.

Dengan mengetahui pentingnya KPI dalam pengelolaan AP, maka perusahaan perlu memilih KPI yang tepat untuk mengukur kinerjanya. KPI yang tepat dapat membantu perusahaan untuk mengidentifikasi area yang perlu diperbaiki dan mengambil langkah-langkah untuk meningkatkan kinerjanya, dan KPI yang sering digunakan dalam Account Payable ini.

Mengapa KPI Diperlukan dalam Account Payable?

KPI bisa kamu bayangkan seperti kompas dalam kapal. Tanpa kompas, kapal bisa tersesat di lautan luas. Begitu juga dengan KPI di dunia bisnis, terutama di bagian Account Payable. KPI membantu perusahaanmu untuk memastikan pembayaran kepada pemasok dilakukan tepat waktu, efisien, dan akurat. 

Dengan KPI, kamu bisa memonitor seberapa cepat dan efektif tim kamu menyelesaikan pembayaran, mengurangi risiko keterlambatan, dan meminimalisir potensi kerugian finansial.

Apalagi di era digital sekarang ini, banyak perusahaan telah mengadopsi teknologi untuk mempercepat proses Account Payable. Menurut sebuah laporan dari Institute of Financial Operations (APQC), penggunaan otomatisasi dalam Account Payable dapat meningkatkan efisiensi sebesar 25-35% dan mengurangi biaya hingga 15-20%. 

Wow, keren kan? Itulah mengapa KPI sangat penting. KPI bukan hanya angka-angka biasa, tapi cerminan dari kinerja bisnismu. Dengan KPI yang tepat, kamu bisa melacak, mengukur, dan meningkatkan performa tim Account Payable-mu, sekaligus membantu bisnismu tumbuh lebih cepat dan stabil. Jadi, jangan remehkan kekuatan KPI, ya!

Lalu KPI yang sering digunakan dalam Account payable apa aja sih? Berikut penjelasannya dibawah ini.

Invoice Penjualan

KPI yang Sering Digunakan untuk Account Payable

Berikut ini beberapa KPI yang sering digunakan dalam account payable dikutip dari laman invoiced.com. Mari kita bahas satu per satu KPI yang sering digunakan dalam Account Payable. 

  • Days Payable Outstanding (DPO): DPO adalah ukuran krusial yang menggambarkan rata-rata hari yang dibutuhkan sebuah perusahaan untuk membayar hutangnya. Menghitung DPO simpel, cukup bagi total akun payable dengan biaya barang yang terjual, lalu kalikan dengan jumlah hari. Jika hasilnya tinggi, berarti perusahaan membutuhkan waktu lebih lama untuk membayar pemasok, yang bisa jadi tanda manajemen kas yang efektif atau masalah likuiditas. Contohnya jika total akun payable adalah 50 juta rupiah dan biaya barang yang terjual adalah 10 juta rupiah, serta perusahaan membayar hutangnya dalam waktu 20 hari, maka DPO = (50 juta / 10 juta) x 20 hari = 100 hari.
  • Invoice Processing Time: Indikator ini mengukur kecepatan perusahaan dalam memproses invoice. Waktu proses yang singkat menunjukkan efisiensi operasional yang tinggi. Untuk meningkatkan Invoice Processing Time, strategi yang bisa diadopsi antara lain adalah otomatisasi proses pembayaran dan pelatihan yang efektif bagi tim account payable. Contohnya jika sebuah perusahaan memproses invoice sejumlah 100 dalam satu bulan dan dapat menyelesaikan prosesnya dalam waktu rata-rata 5 hari, maka Invoice Processing Time = 5 hari.
  • Error Rate in Payments: Error rate mencerminkan akurasi dalam pembayaran. Pentingnya indikator ini terletak pada pengurangan kesalahan yang bisa berujung pada kerugian finansial dan reputasi. Untuk menghitungnya, bandingkan jumlah transaksi yang salah dengan total transaksi, dan berupaya untuk mengurangi error rate ini dengan standarisasi prosedur dan penerapan teknologi pembayaran canggih. Contohnya jika sebuah perusahaan melakukan 100 transaksi pembayaran dan terdapat 3 kesalahan, maka Error Rate = (3 / 100) x 100% = 3%.
  • Early Payment Discount Capture Rate: Mengambil keuntungan dari diskon pembayaran awal bisa meningkatkan margin keuntungan. Untuk mengoptimalkan Early Payment Discount Capture Rate, perusahaan harus mengevaluasi kondisi keuangan mereka dan menegosiasikan syarat pembayaran dengan pemasok, memanfaatkan software yang dapat mengidentifikasi potensi diskon, dan memastikan proses pembayaran cepat dan efisien. Contohnya Jika sebuah perusahaan berhasil memanfaatkan diskon pembayaran awal pada 8 dari 10 transaksi, maka Early Payment Discount Capture Rate = (8 / 10) x 100% = 80%.

Kini, setelah memahami berbagai KPI penting dalam Account Payable, lalu bagaimana agar bisa achieve setiap KPI yang ada? Kamu bisa menggunakan aplikasi untuk automate AP ini sendiri. 

Bagaimana Otomatisasi dapat Bantu Capai Target KPI AP?

Otomatisasi dalam Account Payable bukan hanya meningkatkan kinerja yang dilacak oleh berbagai KPI, tapi juga mempermudah, menyederhanakan, dan mempercepat seluruh upaya manajemen Account Payable bisnismu. Bahkan perubahan kecil menuju otomatisasi bisa membawa efisiensi besar dan memberikan manfaat sebagai berikut:

  1. Mempercepat Siklus Waktu: Otomatisasi mengurangi keterlambatan dalam pemrosesan dan menghindari pembayaran terlambat dengan alur kerja otomatis dan verifikasi invoice. Ini membantu memastikan bahwa pembayaran kepada pemasok dilakukan tepat waktu, meningkatkan hubungan dengan mereka, dan membantu mempertahankan reputasi perusahaan.
  1. Mengurangi Potensi Fraud: Dengan otomatisasi yang mendukung proses invoice straight-through, jumlah staf internal yang memiliki akses ke data kritis perusahaan menjadi terbatas, mengurangi risiko kebocoran atau penyalahgunaan informasi.
  1. Menurunkan Biaya: Otomatisasi mendorong efisiensi baru dan memberdayakan staf untuk memproses lebih banyak invoice dengan tenaga kerja langsung yang lebih sedikit. Ini secara langsung mengurangi biaya operasional dan meningkatkan margin keuntungan.
  1. Mengurangi Kesalahan: Strategi invoice digital dapat membatasi — bahkan menghilangkan — jumlah sentuhan yang dibutuhkan, mengurangi peluang untuk kesalahan manusia. Hal ini sangat penting dalam mengurangi error rate dalam pembayaran.
  1. Memudahkan Audit: Umumnya, alat otomatisasi termasuk fungsi pelaporan yang intuitif. Di setiap langkah proses, metrik ini dihubungkan dengan metadata yang sesuai, membuatnya lebih mudah untuk memverifikasi dan membenarkan operasi.
  1. Memperkuat Manajemen Arus Kas: Ketika kamu mengurangi waktu dan sumber daya yang dibutuhkan untuk memproses pembayaran keluar, kamu bisa lebih fokus pada tugas strategis yang memanfaatkan metrik yang terkumpul untuk pengambilan keputusan yang lebih cerdas.

Dengan ini, otomatisasi tak hanya menciptakan lingkungan kerja yang lebih efisien, tetapi juga memberikan landasan bagi pengambilan keputusan bisnis yang lebih cerdas, didukung oleh data yang akurat dan tepat waktu. 

Nah, untuk mempermudah kamu dalam proses AP, kamu bisa menggunakan platform pembayaran digital dan invoice dari Paper.id. Dengan Paper.id kamu bisa dengan mudah melakukan proses AP dengan mudah.

Selain itu juga kamu bisa membuat, serta mengirim invoice dengan cepat, dan invoice yang telah dibuat pun sudah terekonsiliasi dengan sistem pembayaran digital, jadi tidak perlu lagi repot menyediakan metode pembayaran lagi nih. Yuk, pakai Paper.id sekarang juga dengan klik tombol di bawah ini.

Daftar Sekarang
Alfian Dimas
Latest posts by Alfian Dimas (see all)