Dalam sebuah perusahaan, produk tidak bisa masuk atau keluar gudang begitu saja. Sebab, ada prosedur-prosedur yang harus dilewati agar semua produk tersebut bisa tercatat tanpa satupun yang tertinggal. Singkatnya, penjaga gudang tidak diperbolehkan untuk memberikan produk kepada siapapun tanpa adanya surat jalan. Dokumen diperlukan agar tidak ada kesalahan dalam penghitungan.

Hai pengusaha, ini merupakan bab ke-5 dari Ultimate Guide Inventory Management Khusus Pemula. Jika kamu ingin mendalami pemahaman tentang pengelolaan gudang atau inventory management, kamu bisa lihat daftar lengkapnya di bawah ini:

  1. Ultimate Guide Inventory Management Khusus Pemula: Introduction (Part 1)
  2. Ultimate Guide Inventory Management Khusus Pemula: Masalah dalam Gudang (Part 2) 
  3. Ultimate Guide Inventory Management Khusus Pemula: Tipe Pengolahan Stok (Part 3)
  4. Ultimate Guide Inventory Management Khusus Pemula: Metode (Part 4) 
  5. Ultimate Guide Inventory Management Khusus Pemula: Alur Proses (Part 5) – Kamu disini.
  6. Ultimate Guide Inventory Management Khusus Pemula: Kesimpulan (Part 6)

Lantas, bagaimana alur proses menurut Inventory Management apabila kamu ingin memasukkan atau mengeluarkan barang dari sebuah gudang?

Manufacturing Order

Instruksi ataupun perintah yang diberikan oleh produsen untuk melakukan pengerjaan manufaktur. Pihak produsen juga mengelola secara langsung produk yang akan dibuat, mulai dari jadwal pembuatan, bahan yang dibutuhkan hingga jumlah produk yang nantinya dijual kepada pelanggan.

Contohnya di pabrik mobil. Pihak produsen akan mencatat semua bahan baku apa saja yang diperlukan, kemudian juga dengan jadwal perencanaan sehingga bisa selesai membuat mobil 100 buah dalam waktu satu bulan.

Goods Receipt (Penerimaan Barang)

Proses awal dari inventory pastinya adalah kedatangan produk dari supplier. Biasanya, hal ini ditandai dengan dibuatnya penerimaan barang (goods receipt) sebagai bukti laporan jika ada produk yang masuk ke dalam gudang. Sebelumnya, orang gudang juga telah diberitahu apabila ada produk yang akan datang.

Prosedur ini dilakukan agar bisa tercatat ke dalam pembukuan. Jika kamu ingin pencatatan penerimaan barang yang lebih mudah, kamu bisa membuatnya di Paper.id. Software Invoice #1 di Indonesia tersebut bisa kamu gunakan kapanpun, melalui laptop ataupun smartphone. Klik disini untuk langsung mudahkan bisnismu!

Stock Opname

Stock opname adalah kegiatan penghitungan seluruh produk yang berada di dalam gudang. Proses keluar masuknya produk juga dilakukan dalam tahap ini sebab hal tersebut akan mempengaruhi catatan laporan nantinya.

Biasanya pencatatan stock opname akan dilakukan di sebuah kertas bernama kartu stok. Nantinya, orang gudang yang sedang mengambil ataupun menaruh produk harus mengisi kartu tersebut sesuai agar semua produk bisa tercatat.

Selain itu, stock opname juga bisa dibilang sebagai cara untuk monitor kesamaan data yang terdapat di dalam pembukuan dengan stok riil yang terdapat di gudang. Masih hitung data manual di kertas? Stock opname bisa dilakukan dengan lebih mudah apabila menggunakan software akuntansi.

Kenapa? Karena kamu tidak perlu membeli buku-buku yang pastinya menggunakan uang. Efisiensi tempat juga menjadi alasan kenapa kamu harus menggunakan software akuntansi sebab kamu bisa menyelesaikannya hanya dengan laptop atau smartphone kamu saja!

Penjualan Produk

Alur terpenting dari sebuah proses gudang adalah pada saat melakukan penjualan produk kepada pelanggan. Dalam setiap pengiriman, kamu perlu membuatkan bon atau struk sebagai bukti pembelian produk dari pelanggan.

Bon atau struk sangat penting karena menjadi dokumen bukti pengurangan produk yang ada pada gudang. Jika kamu menggunakan aplikasi akuntansi, biasanya stok dalam sebuah gudang akan secara otomatis ketika bon atau struk tersebut diberikan kepada pelanggan, baik itu secara langsung maupun dikirim secara online.

Surat Jalan

Setelah ada kesepakatan di antara kedua pihak, penjual wajib mengirimkan produk. Sebagai bukti jika produk telah dikirimkan, perlu adanya surat jalan. Dokumen ini bisa dibuat secara manual namun membutuhkan waktu yang sangat lama. 

Bisa dibilang, surat jalan merupakan salah satu dokumen yang wajib dibawa apalagi untuk perusahaan manufaktur yang berskala nasional maupun internasional. Sebab, apabila tidak ada surat jalan, pihak keamanan (polisi atau dishub) berhak menggeledah atau bahkan menahan truk ataupun kapal pengangkut barang tersebut.

Cara yang lebih mudah bisa kamu dapatkan jika menggunakan software invoice. Sebab dengan software tersebut, kamu bisa langsung membuat surat jalan dari invoice yang telah dikirimkan sebelumnya. 

Pindah Gudang

Besarnya sebuah bisnis akan mengakibatkan kompleksitas produk yang dibuat. Dengan begitu, perlu adanya gudang-gudang khusus sesuai dengan jenis produknya. 

Perusahaan ritel modern seperti Alfamart dan Indomaret akan memiliki banyak gudang yang kadang disebut sebagai Distribution Center (DC) untuk meminimalisir ongkos pengiriman dari hulu ke hilir. Di setiap gudang, bisa juga terjadi perpindahan barang namun harus disertai dengan dokumen-dokumen pendukung.

Sebab, jika produk yang pindah gudang tidak dibuatkan dokumen, hal tersebut akan menyebabkan kebingungan pihak pengelola gudang ketika sedang melakukan rekap di setiap periodenya. Perlu sebuah software akuntansi yang bisa membuat multi gudang? Mulai gunakan Paper.id saat ini juga!

Daniel Nugraha
Latest posts by Daniel Nugraha (see all)