Peran Penting Kartu Stok dalam Mencegah ‘Kecurangan’ dalam Gudang

Kartu Stok- Gudang adalah tempat yang sakral bagi para pemilik bisnis dimana semua stok disimpan. Rapihnya sebuah gudang akan berbanding lurus dengan pendapatan mereka. Sebaliknya, jika gudang tidak diurus dengan baik, hal tersebut akan membuat pendapatan tidak maksimal.

Terdapat banyak sekali faktor yang bisa membuat sebuah gudang menjadi tidak ‘sehat’. Sebagian besar keteledoran tersebut bermula dari seorang pengawas gudang yang tidak teliti dalam melakukan aktivitas pemasukkan atau pengeluaran sebuah produk.

Memang, semua stok telah terhitung secara otomatis di dalam sebuah software inventory. Namun, bagaimana dengan produk yang keluar atau masuk setiap hari? Apakah, semua aktivitas tersebut bisa ditrack secara otomatis? Jawabannya tidak.

Untuk menghitung semua aktivitas yang terjadi di sebuah gudang, dibutuhkan ketelitian yang amat jeli dari para pengawas gudang. Selain itu, setiap pemilik usaha pastinya menerapkan penggunaan kartu stok (bin cards). Lantas, apa sebenarnya fungsi terpenting dari kartu ini?

Memahami Kartu Stok

Kartu stok adalah sebuah kertas berwarna kuning yang biasa terdapat di sebuah gudang. Walaupun hanya selembar kertas, kartu stok memiliki peranan besar dalam bisnis. Sebab, disana semua stok yang masuk dan keluar gudang harus ditulis oleh pengawas.

Bin Cards menjadi sangat krusial perannya karena hal tersebut akan mempengaruhi jumlah stok secara riil di gudang dengan yang tercatat di dalam software inventory. Kenapa? Karena jika tidak ada kartu stok, maka jumlah stok akan berbeda (jumlah riil dan software).

Secara fungsional, kartu stok mirip dengan kartu perpustakan dimana semua buku dipinjamkan kepada pengunjung. Nantinya setiap tutup gudang, pengawas akan membawanya ke bagian admin untuk dimasukkan ke dalam software sehingga tidak ada kesalahan dalam pencatatan.

Keuntungan Kartu Stok

Dalam melakukan pengelolaan gudang, kartu stok memiliki beberapa keuntungan apabila digunakan oleh yaitu:

1. Minimalisir Kesalahan Penghitungan

Aktivitas di dalam gudang sangatlah statis. Produk bisa saja masuk dan keluar gudang dalam satu waktu yang sama. Tidak ada satupun software inventory yang mampu menyelesaikan semua penghitungan tersebut secara otomatis.

Itulah kenapa kartu stok sangat diperlukan untuk meminimalisir kesalahan penghitungan. Sebab, setiap pengawas akan langsung mencatat produk yang keluar atau masuk apabila mereka harus melakukan aktivitas tertentu.

2. Pendukung Software Inventory

Sebagian besar pelaku usaha sudah ‘melek’ teknologi. Mereka pasti akan menggunakan software inventory untuk melakukan pengelolaan stok gudang. Namun, kartu stok tetap tidak bisa dilepaskan sebagai pendukung dari pencatatan otomatis. 

Sebab, kartu stok harus berada di setiap gudang agar perhitungan manual bisa dilakukan. Dengan begitu, perhitungan yang terdapat di dalam kartu stok bisa dimasukkan ke dalam software inventory ketika hari akan berakhir (tutup toko).

Apakah kamu membutuhkan software inventory yang bisa memenuhi semua kebutuhan bisnis kamu dalam sekejap? Jika iya, kamu bisa menggunakan Paper.id sebagai platform bisnis. Di Paper.id, kamu bisa mengintegrasikan inventory ke berbagai dokumen mulai dari sales invoice, sales order bahkan hingga laporan akunting.

Beda dengan Buku Besar

Banyak yang mengira jika kartu stok serupa dengan  buku besar. Kenyataannya, kedua hal tersebut sangatlah berbeda. Sebab, buku besar itu mirip dengan sebuah software inventory yang tugasnya menghitung pengelolaan stok secara keseluruhan. 

Sedangkan di sisi lain, bin cards hanyalah selembar kertas yang biasanya terdapat dalam gudang-gudang. Letaknya ada di pintu agar setiap pengawas tidak lupa mengisi setelah memasukkan atau mengeluarkan produk dari gudang.

Melihat dari fakta tersebut, kartu stok merupakan salah satu kunci kesuksesan sebuah bisnis dalam mengelola gudang mereka. Semua perusahaan besar pasti menggunakan lembar tersebut karena terbukti dapat menjadi media ‘pengingat’ untuk produk yang keluar masuk dari gudang.

Kesimpulannya, bin cards akan sangat bagus untuk mengantisipasi terjadinya ‘kenakalan’ yang dilakukan pengawas. Sebab, semua produk yang masuk atau keluar tercatat sehingga tidak mungkin ada satupun produk yang hilang dari catatan.

Oh ya, kalau kamu ingin merasakan experience bayar supplier dengan kartu kredit, kamu bisa melihat dengan mencoba produk demo dari paper.id disini lho. 

Apabila kamu membutuhkan sebuah software yang lebih dari mengelola inventory, kamu bisa menggunakan Paper.id. Di Paper.id, kamu gak perlu punya laptop untuk mengelola bisnis sebab kamu bisa menyelesaikan semuanya lewat smartphone kamu. Klik tombol di bawah ini untuk download aplikasi akuntansi Paper.id gratis!