Konsep paperless telah berkembang sejak lama dan diterapkan dalam bisnis. Meski bukan hal baru, beberapa orang masih menganggapnya sebagai hal yang aneh karena, kertas telah menjadi medium utama dari bisnis sejak lama.

Secara perlahan, posisi kertas sebagai medium utama dalam bisnis telah tergeser oleh alat digital. Munculnya sejumlah software pendukung bisnis menjadi faktor utama akan hal tersebut. Namun, tidak semua bisnis dapat menerapkan hal serupa.

Apakah kertas akan tergeser oleh alat-alat digital nantinya? Hal itu akan dibahas lebih lanjut dalam uraian dibawah ini.

Baca juga: 4 cara menjadi dropshipper yang sukses kurang dari 1 tahun

Paperless sebagai langkah perusahaan untuk go digital

Paperless merupakan sebuah langkah di era digital untuk perusahaan-perusahaan yang telah mengurangi penggunaan kertas atau tidak menggunakan kertas sama sekali. Mereka lebih memilih untuk menggunakan file digital untuk menyimpan dokumen mereka.

Selain itu, bolpen tidak lagi menjadi alat tulis utama karena, computer dan gawai dipilih sebagai media utama yang digunakan. Tentunya, hal ini menjadi poin penting yang mendorong mereka untuk melakukannya.

Hal ini dipandang sebagai sebuah terobosan baru dan revolusioner karena mengubah sistem kerja kantor yang selalu menggunakan kertas. Meski masih mengandung pro dan kontra, sistem ini sudah dianut oleh banyak kantor karena mendatangkan banyak manfaat bagi mereka.

Bisnis digital membawa banyak keuntungan bagi kita
Bisnis digital membawa banyak keuntungan bagi kita

Kertas masih digunakan di era digital

Sebagian kantor telah menerapkan e-business sebagai sebuah langkah untuk kinerja yang lebih efektif dan efisien. Namun, masih ada beberapa institusi yang menggunakan kertas seperti institusi pemerintahan.

Hal ini disebabkan oleh kebutuhan kertas sebagai media pendukung untuk semua orang terutama bagi orang-orang yang mengurus surat. Tentunya, hal ini membuat kertas masih digunakan di beberapa institusi pemerintahan.

Secara perlahan, pemerintah mulai merencanakan beberapa langkah untuk paperless agar tidak lagi menggunakan kertas. Hal ini bisa dilihat dari sejumlah program terutama website serta aplikasi pemerintahan yang mendorong orang-orang untuk menggunakan aplikasi tersebut.

Dalam bisnis, penggunaan kertas telah tereduksi dan kertas umumnya hanya digunakan untuk beberapa keperluan penting saja seperti meeting, proposal, dan juga hal lainnya. Mereka lebih memilih untuk menyimpan data-data dalam bentuk digital seperti cloud dan computer karena praktis dan lebih mudah diorganisir.

Baca juga: 4 hal negatif dari bisnis dropship yang jarang dipublikasikan

Manfaat paperless

Penggunaan kertas yang berlebihan bisa mendatangkan banyak efek buruk sehingga, mendorong perusahaan untuk go-digital karena, ada banyak manfaat yang bisa mereka rasakan seperti dibawah ini.

  • Content marketing lebih efektif
    Zaman sekarang, perusahaan memasarkan produk mereka lewat internet melalui content marketing. Hal ini terlihat dari munculnya blog sebagai salah satu cara untuk memperkenalkan perusahaan mereka. Karena itu, hal ini membuat sejumlah perusahaan tidak lagi menggunakan kertas untuk memasarkan produk mereka karena, content marketing terbukti lebih efektif.
  • Lebih cepat
    Kamu tidak perlu lagi susah-susah mengirimkan kertas karena, file yang kamu punya bisa dikirimkan lewat internet dengan lebih cepat. Hanya dalam satu detik saja, file yang ada bisa kamu kirimkan ke tempat yang sangat jauh dengan sangat cepat.
  • Lebih murah
    Go digital membuat ongkos operasional perusahaan lebih murah sehingga, ongkos perusahaan bisa terpangkas dengan baik.
  • Lebih disukai pelanggan
    Pelanggan kamu bisa mengakses informasi tentang produk kamu dengan lebih mudah karena, semuanya bisa didapatkan hanya lewat website atau social media dari perusahaan kamu.
  • Go Green
    Penggunaan kertas bisa berakibat buruk pada hutan dunia. Untuk itu, langkah go-digital menjadi langkah baik yang dapat membantu mengurangi penggunaan kertas dan juga membuat efek yang baik bagi dunia.
5 Tantangan Dalam Bisnis Digital dan Cara Mengatasinya
Buatlah pertimbangan mengenai apapun sebelum go digital

Haruskah go digital?

Sebagian perusahaan telah go digital. Tapi, hal ini tidak lantas diterapkan semuanya. Kertas atau digital masih bisa digunakan sehingga, kamu bisa lebih efektif dalam melakukan sesuatu terutama dalam soal perusahaan.

Ada sejumlah elemen perusahaan yang tetap menggunakan kertas dan sulit digantikan oleh media digital seperti kartu nama dan dokumen penting. Biasanya, kartu nama lebih umum dicetak dalam kertas sehingga, mudah untuk disimpan. Namun, hal ini perlahan diganti oleh kontak dimana, kalian bisa meminta kontak langsung kepada yang bersangkutan.

Selanjutnya, ada dokumen penting dimana, perusahaan lebih suka untuk menyimpannya dalam 2 bentuk yakni, bentuk digital dan bentuk cetak. Bentuk digital bisa disimpan dalam cloud atau hard drive perusahaan dan akan dicetak juga dalam hard copy.

Jika ingin menerapkan paperless, kamu bisa menerapkannya dalam sejumlah aspek. Aspek finance dalam perusahaan menjadi divisi yang membutuhkan kertas untuk dokumen perusahaan mereka. Kesulitan dalam pengelolaan dokumen menjadi alasan utama untuk mendorong mereka dalam menerapkannya.

Selain itu, pengelolaan keuangan bisnis juga menjadi alasan lain bagi perusahaan untuk menggunakan media digital terutama bagi usaha berskala kecil. Hal ini bisa kamu atasi lewat Paper.id, sebuah software invoice dan akuntansi dengan beragam fitur yang siap membantu kelancaran bisnis kamu!

Paper.id memiliki beragam fitur untuk invoicing, akuntansi, dan inventory. Semua fitur telah terintegrasi secara otomatis dan mudah untuk digunakan. Bisnis jadi lancar dan dokumen bisnis kamu akan lebih rapi untuk dikelola. Nikmati kemudahannya dan gunakan kesempatan untuk mendapatkannya secara GRATIS lewat link dibawah ini!

 

Daniel Nugraha
Latest posts by Daniel Nugraha (see all)