Dalam dunia kerja, kamu pasti sering mendengarkan kata Procurement dan purchasing. Seringkali, kita sulit membedakannya karena, keduanya saling berkaitan. Namun, keduanya memiliki makna yang berbeda.

Baik purchasing maupun procurement sama-sama saling berkaitan karena, kedua hal ini merupakan bagian dari proses transaksi. Simak pengertian serta perbedaannya yang akan dijelaskan lebih dalam melalui penjelasan dibawah ini.

Baca juga: Quotation dan invoice, perbedaan dan perannya dalam purchasing 

Pengertian Procurement dan Purchasing

Procurement adalah proses keseluruhan untuk pengadaan atau pembelian barang dan sering disebut sebagai procure to pay. Proses pengadaan ini sendiri terbagi kedalam 3 bagian, purchasing, expediting, dan traffic.

Proses tersebut dimulai dari purchasing atau pembelian barang yang dilanjutkan ke pengawasan terhadap proses pembelian agar berjalan dengan lancar (expediting) dan berakhir di traffic yang merupakan proses terakhir untuk pengiriman dan memastikan barang agar sampai di tempat.

Purchasing bisa dilakukan sendiri tanpa perlu melakukan expediting dan traffic jika hanya untuk pengadaan barang dalam jumlah yang kecil. Hal ini biasanya dilakukan oleh kantor-kantor yang ingin membeli sejumlah barang untuk keperluan kantor.

Pembelian dalam jumlah besar akan membutuhkan procurement yang diikuti dengan beberapa proses. Setiap perusahaan perlu menaati proses tersebut agar pembelian barang dapat berjalan dengan lancar dan sesuai dengan prosedur.

Proses terjadinya procurement

Proses pengadaan barang terbagi kedalam beberapa tahap dan berikut tahap-tahap pengadaan barang dan penjelasannya:

  1. Requirement determination
    Di awal, perusahaan akan membuat permintaan akan barang yang mereka butuhkan. Pembelian barang akan dilakukan berdasarkan SOP permintaan barang dari masing-masing perusahaan atau departemen.
  2. Source determination
    Setelah membuat permintaan barang, perusahaan mencari individu atau pemasok barang atau jasa. Mereka akan membuat inquiry document kepada pihak penyedia barang atau jasa.
  3. Vendor selection
    Pihak perusahaan akan mencari pemasok yang pas. Mereka akan melakukan negosiasi hingga terjadi kesepakatan antara pihak pembeli dan pemasok.
  4. Order processing
    Pihak perusahaan akan membuat purchase order yang sudah sah dan diberikan kepada pihak pemasok untuk diproses.
  5. Purchase order monitoring
    Pihak pembeli akan melakukan pemantauan agar proses pembelian berjalan lancar.
  6. Goods receipt
    Barang akan selesai dikirimkan sesuai dengan purchase order yang telah dibuat sebelumnya.
  7. Payment
    Setelah barang diterima, pihak keuangan dari perusahaan yang membeli produk itu akan melakukan pembayaran kepada pemasok barang sesuai dengan kesepakatan.

Baca juga: Bahan baku dan proses pembeliannya dalam perusahaan manufaktur 

Masalah yang sering terjadi dalam proses pengadaan barang

Ada beberapa masalah yang kerap terjadi baik dalam procurement maupun purchasing. Salah satunya, pembuatan dokumen yang masih manual.  Hal ini bisa menyebabkan proses pembelian yang tersendat atau dokumen yang hilang dan berdampak pada pembuatan laporan keuangan yang lambat.

Untuk mengatasi hal ini, kamu membutuhkan software bisnis yang dapat membantu kamu untuk membuat dokumen pengadaan barang dengan mudah secara digital. Paper.id hadir sebagai solusi akan masalah ini.

Paper.id merupakan software bisnis dengan fitur bisnis yang lengkap untuk pembuatan laporan keuangan dan dokumen keuangan. Kamu bisa membuatnya hanya lewat satu tempat sehingga, tidak ribet dan praktis.

Buat bisnis kamu lebih lancar dengan software Paper.id dan download sekarang lewat link dibawah GRATIS!

Daniel Nugraha
Latest posts by Daniel Nugraha (see all)