Dalam dunia bisnis ada proses panjang yang harus dilakukan sebelum melakukan pengiriman barang, mulai dari pengecekan ketersediaan stok hingga pembuatan surat jalan atau Delivery Order (DO). Faktanya, masih banyak yang belum mengetahui tentang DO padahal dokumen tersebut sangat penting.
Ketiadaan surat jalan biasanya membuat produk yang dikirimkan ke buyer jadi terhambat. Terlebih lagi, kamu membutuhkan keterlibatan pihak ketiga (jasa ekspedisi) untuk menjadi media pengantar produk tersebut. Biasanya, pihak ekspedisi akan menolak untuk mengantarkan barang apabila tidak ada DO yang resmi.
Sebelum memahami surat jalan lebih dalam, ada baiknya kamu mengenal pengertian dan pemahaman dasar mengenai dokumen tertulis ini terlebih dahulu.
Apa Itu Surat Jalan?
Surat jalan adalah dokumen resmi yang menyatakan bahwa barang telah dikirimkan dari pengirim atau penjual kepada penerima atau pembeli. Dalam beberapa kasus, pihak penjual juga menyertakan pihak ketiga (jasa ekspedisi) untuk mengirimkan barangnya. Biasanya, hal itu dilakukan karena keberadaan pembeli yang terlalu jauh ataupun juga kuantitas dari produk yang terlalu banyak.
Pada awalnya, proses ini bermula dari sebuah kebutuhan buyer. Setelah permintaan proposal atau permintaan penawaran disetujui, produk akan dikirimkan. Pada proses inilah, pihak penjual akan menyisipkan DO sebagai bukti ada barang yang akan dikeluarkan dari dalam gudang sehingga laporan stok nantinya akan secara otomatis berkurang.
Lantas, berapa surat jalan yang dibutuhkan dalam sebuah pengiriman produk? Jawabannya tergantung. Apabila menggunakan jasa pihak ketiga, itu berarti penjual harus membuatkan 3 lembar DO, yakni untuk dirinya, pembeli dan juga jasa ekspedisi. Apabila tidak ada pihak ketiga, DO yang dibuat cukup 2 lembar saja.
Baca juga: 5 Contoh Surat Jalan Untuk Referensi Bisnismu!
Fungsi dan Tujuan Surat Jalan
DO berperan penting dalam mendokumentasikan perjalanan barang dari tempat asal hingga mencapai tujuan. Fungsinya tidak hanya sebagai bukti legalitas pengiriman tetapi juga sebagai bentuk konfirmasi yang memudahkan proses pelacakan barang. Berikut beberapa tujuan utama DO:
- Bukti Legalitas: Sebagai bukti hukum bahwa barang telah dikirimkan dan diterima dalam kondisi dan jumlah yang sesuai.
- Kendali Barang: Untuk mempermudah pengendalian jumlah dan jenis barang yang dikirim dan diterima.
- Pelacakan Pengiriman: Jika terjadi kendala atau keterlambatan, DO mempermudah proses pelacakan.
- Bukti Penerimaan Barang: Untuk memastikan bahwa barang telah diterima sesuai spesifikasi.
- Pembukuan dan Dokumentasi: Penting bagi bagian administrasi dan keuangan perusahaan untuk melengkapi data pengiriman serta sebagai lampiran dokumen tagihan.
Baca juga: Jenis-Jenis Surat Jalan dan Kegunaannya dalam Pengiriman
Buat Surat Jalan Digital di Paper.id, Makin Praktis!
Misalnya, perusahaan seperti United Parcel Service (UPS) di Amerika Serikat memanfaatkan surat jalan digital untuk mengelola lebih dari 12 juta paket yang dikirimkan setiap hari. Tanpa sistem DO yang terstruktur, baik digital maupun fisik, perusahaan ekspedisi besar akan mengalami kesulitan mengontrol dan memastikan barang tiba sesuai waktu.
Maka dari itu, kebutuhan dalam membuat DO akan meningkat apabila sebuah bisnis mendapatkan pesanan penjualan yang besar. Itulah kenapa dibutuhkan sebuah sistem secara digital untuk mempercepat proses pembuatan dokumen tertulis tersebut. Salah satu cara efisien untuk membuat DO adalah dengan menggunakan Paper.id.
Sebagai platform invoicing dan pembayaran antar bisnis, di Paper.id kamu bisa melakukan beberapa hal yang memudahkan operasional bisnis, mulai dari pembuatan invoice, kwitansi, hingga Delivery Order.
Pembuatan DO di Paper.id sangatlah mudah, sebab dokumen tersebut bisa kamu buat secara otomatis dari Sales Order atau SO yang sudah kamu buat. Nantinya, DO yang tercetak akan terlihat seperti gambar yang tertera di atas.
Tunggu apalagi, simak cara mengonversi SO ke DO di sini atau coba langsung di Paper.id dengan daftarkan segera bisnismu dan permudah semua operasional dengan cara klik di bawah ini!
dari 7 tahun di industri media, bisnis & ekonomi, dengan hobi yang berbeda dari lainnya yakni riset terkait topik bisnis dan juga ekonomi serta sering kali difitur di berbagai media atas hasil tulisan seputar release dan kabar bisnis
- Procurement: Definisi dan Jenisnya yang Wajib Dipahami Business Owner - Desember 6, 2024
- Promo Double Miles Untuk UNIVERSECARD Diperpanjang, Cek di Sini! - November 20, 2024
- Terbatas! Promo Spesial Tokopedia, Bayar Invoice Double Untungnya! - November 16, 2024
