5 Contoh Proforma Invoice dan Template Gratisnya

Pernah mendapatkan invoice sebelum barang dikirim atau layanan diberikan? Invoice itu disebut proforma invoice, dokumen yang berfungsi sebagai perkiraan tagihan sebelum transaksi benar-benar terjadi.

Dalam transaksi bisnis, proforma invoice penting untuk memberikan gambaran jelas kepada buyer mengenai jumlah yang harus dibayar, tanpa langsung mencatatnya sebagai utang usaha. 

Nah, sebagai gambaran, berikut adalah contoh proforma invoice, cara membuatnya, hingga template-nya yang bisa kamu unduh dan gunakan. Yuk, simak selengkapnya di bawah!

Cara Membuat Proforma Invoice

Sebenarnya, proforma invoice bisa dibuat menggunakan template yang sudah tersedia, tetapi jika kamu ingin menyusunnya sendiri, pastikan formatnya jelas, rapi, dan mudah dipahami oleh buyer.

Berikut langkah-langkah untuk membuat proforma invoice yang informatif dan mudah dipahami:

1. Isi informasi dasar

Mulailah dengan mencantumkan detail penting, seperti:

• Tanggal pembuatan invoice
• Nama dan alamat penjual
• Nama dan alamat pembeli
• Deskripsi produk atau layanan
• Harga per unit dan total harga
• Jumlah produk yang dipesan
• Tanggal perkiraan pengiriman
• Nomor invoice untuk referensi

2. Tambahkan tanda tangan dan stempel

Setelah dokumen selesai, proforma invoice perlu ditandatangani dan dicap oleh penjual sebagai bukti keabsahannya. Ini juga menambah kesan profesional pada bisnismu.

3. Cek kembali sebelum dikirim

Sebelum mengirimkan invoice ke buyer, cek ulang setiap detail agar tidak ada kesalahan, seperti salah ketik harga, jumlah barang, atau informasi buyer. Kesalahan kecil bisa menimbulkan kebingungan atau bahkan merugikan bisnis, lho.

Perlu digarisbawahi, bahwa proforma invoice ini sangat penting dibuat dengan baik dan benar karena dapat memberikan kesan awal kepada buyer mengenai profesionalisme bisnismu.

Jangan khawatir, untuk mempermudah kamu dalam membuat proforma invoice, berikut adalah template proforma invoice yang bisa kamu unduh dan gunakan untuk kebutuhan bisnismu!

Membuat proforma invoice secara manual memang membutuhkan waktu dan tenaga, terutama jika bisnismu memiliki banyak transaksi setiap hari. Nah, agar lebih efisien dan praktis, gunakan Paper.id untuk membuat proforma invoice secara otomatis.

Dengan Paper.id, kamu bisa mengelola invoice, mencatat transaksi, dan mengirimkan tagihan ke buyer hanya dalam beberapa klik. Yuk, daftarkan bisnismu di Paper.id sekarang secara gratis!

Baca Juga: Perbedaan Fungsi Proforma Invoice vs Invoice dalam Bisnis

Peran Proforma Invoice dalam Bisnis

Proforma invoice memiliki peran krusial dalam bisnis, baik bagi kamu sebagai penjual maupun buyer. Dokumen Berikut beberapa peran proforma invoice:

1. Menyediakan informasi lengkap untuk buyer

Proforma invoice memuat detail penting seperti jumlah barang, harga, dan estimasi tanggal pengiriman. Dengan informasi ini, buyer bisa mempertimbangkan keputusan pembelian dengan lebih matang.

2. Membantu buyer mengurus izin impor

Dalam beberapa situasi, buyer membutuhkan izin impor sebelum menerima barang. Proforma invoice bisa menjadi dokumen pendukung dalam pengajuan izin tersebut, memastikan proses impor berjalan lebih lancar.

3. Mengonfirmasi kesepakatan dengan buyer

Sebelum barang dikirim atau layanan diberikan, kamu perlu memastikan bahwa buyer setuju dengan harga dan syarat pengiriman. Proforma invoice berfungsi sebagai alat komunikasi yang memastikan kedua belah pihak memiliki pemahaman yang sama sebelum transaksi dilanjutkan.

4. Meningkatkan transparansi dan mencegah kesalahpahaman

Dengan proforma invoice, seluruh rincian barang atau jasa yang akan dikirim sudah terdokumentasi dengan jelas. Hal ini membantu mencegah potensi kesalahpahaman antara kamu dan buyer.

5. Mempermudah proses pembelian

Proforma invoice tidak hanya membantu buyer dalam mengambil keputusan yang tepat, tetapi juga memudahkan kamu dalam menyiapkan pesanan sesuai spesifikasi yang telah disepakati.

5 Contoh Proforma Invoice

Berikut ada beberapa contoh proforma invoice yang bisa kamu gunakan:

Baca Juga: Contoh Pembuatan Proforma Invoice Sederhana Untuk Bisnismu

Demikian beberapa contoh proforma invoice, cara membuatnya, hingga tersedia template-nya yang bisa kamu gunakan untuk kebutuhan bisnis. Dengan memahami dokumen ini, kamu bisa lebih mudah menggunakannya untuk memberikan informasi awal kepada buyer sebelum transaksi final dilakukan.

Agar lebih praktis, manfaatkan Paper.id untuk membuat dan mengelola proforma invoice secara otomatis. Dilengkapi dengan digital payment, kamu bisa terima pembayaran dari buyer langsung dengan 30+ metode termasuk kartu kredit dan cicilan. Coba sekarang dan buat proses bisnis jadi lebih efisien!