Misalnya kamu membuat Purchase Order (PO) secara konvensional—dokumen perlu dicetak, ditandatangani, lalu dikirim ke supplier pakai kurir. Setiap ada kesalahan penulisan, artinya kamu harus revisi secara manual, cetak ulang, dan yang lainnya diproses ulang. Ribet dan makan waktu, bukan?
Lalu, bagaimana dengan metode digital? Hanya dengan beberapa klik, PO langsung dibuat, dikirim, dan bisa dilacak statusnya secara real-time. Tidak perlu cetak, kirim fisik, atau bolak-balik mengecek revisi. Dengan sistem digital, alur kerja jadi lebih efisien dan akurat, sekaligus mengurangi risiko kesalahan. Jadi, mana yang lebih efisien?
Untuk itu, berikut perbandingan efisiensi operasional bisnis jika pakai PO digital vs PO konvensional. Simak pembahasannya di bawah!
1. Proses Pembuatan dan Pengiriman PO
Jika kamu masih membuat PO secara konvensional, proses pembuatan dan pengiriman membutuhkan beberapa hari. Setelah dokumen ini dibuat misalnya, kamu masih harus melalui tahapan seperti pencetakan, tanda tangan, dan pengiriman. Jika dikirim melalui kurir, waktu yang dibutuhkan pasti bertambah.
Sebaliknya, dengan cara digital, kamu bisa membuat dan mengirim PO lebih cepat. Misalnya, PO selesai dibuat, dokumen bisa langsung dikirim secara otomatis ke supplier dan diterima dalam hitungan detik.
Selain itu, beberapa platform pembuatan Purchase Order juga memungkinkan kamu bisa langsung mengirimnya via Email, SMS, atau WhatsApp. Kamu juga bisa melacak status pengiriman PO tersebut, apakah sudah diterima.
Baca Juga: Rekomendasi Software Purchase Order Digital untuk Pebisnis
2. Kemudahan dalam Merevisi
Secara konvensional, setiap ada kesalahan penulisan atau perubahan informasi dalam PO, kamu memerlukan revisi secara manual, yang berarti dokumen harus dicetak ulang dan dikirim ulang. Ini tidak hanya merepotkan, tetapi juga menambah biaya operasional.
Sementara itu, dengan PO digital, revisi bisa langsung diperbarui pada dokumen yang sama, dan perubahan akan otomatis terlihat oleh semua pihak terkait..Tidak perlu cetak ulang atau kirim ulang, hanya dengan beberapa klik semua langsung beres.
3. Keamanan dan Pengelolaan PO
PO yang kamu buat secara konvensional, terutama yang berbentuk fisik, rentan hilang atau rusak. Penyimpanan dokumen dalam bentuk kertas juga membutuhkan ruang khusus dan bisa membuat proses pencarian dokumen menjadi lebih sulit ketika dibutuhkan.
Di sisi lain, jika PO dibuat secara digital, semuanya akan tersimpan dalam cloud atau sistem digital yang lebih aman dan mudah diakses. Setiap dokumen bisa dipantau dengan baik, sehingga risiko kehilangan dokumen bisa diminimalkan.
Terlebih, biasanya platform pembuatan Purchase Order dilengkapi dengan fitur keamanan tambahan, seperti autentikasi dua faktor, juga bisa untuk melindungi data sensitif.
4. Mengenai Biaya dan Tenaga
Jika masih konvensional, proses manual dalam pembuatan PO yang dilakukan berulang kali tentu menambah beban biaya dan tenaga. Mulai dari biaya cetak hingga biaya kurir, semuanya menambah pengeluaran, belum lagi tenaga yang harus dihabiskan, padahal bisa digunakan untuk tugas lain.
Sementara itu, dengan PO digital, pengeluaran untuk bahan cetak dan kurir bisa dihilangkan sepenuhnya. Selain itu, alur kerja yang lebih cepat membuat kamu bisa fokus pada tugas lain yang lebih penting, sehingga meningkatkan produktivitas tim secara keseluruhan.
5. Fleksibilitas Pembuatan dan Pengiriman
PO yang dibuat secara konvensional membutuhkan penanganan fisik dan hanya bisa diproses selama jam kerja, terutama jika membutuhkan tanda tangan langsung atau pengiriman dokumen fisik.
Di lain sisi, jika secara digital, memungkinkan kamu bisa mengakses kapan saja dan di mana saja, sehingga proses pembuatan, pengiriman, dan penerimaan PO bisa berjalan lebih fleksibel.
Baca Juga: Kelemahan Buat Purchase Order (PO) di Spreadsheet, Pakai Cara Otomatis!
6. Proses pembuatan Laporan Keuangan
Untuk membuat laporan keuangan, jika kamu membuat PO secara konvensional, tentu data akan tercatat secara manual. Akibatnya, akan memakan waktu dan rentan kesalahan, serta sulit untuk membuat laporan keuangan yang real-time.
Sebaliknya, dengan platform PO digital misalnya, data otomatis tersimpan dan pembuatan laporan keuangan menjadi lebih mudah. Kamu juga bisa memantau tren pembelian dan anggaran PO secara real-time dan mendapatkan insight lebih cepat untuk pengambilan keputusan yang lebih tepat ke depannya.
Jadi, Mana yang Lebih Efisien?
Menggunakan PO digital dibandingkan PO konvensional jelas memberikan berbagai keunggulan bagi bisnis, mulai dari kecepatan, efisiensi biaya, hingga fleksibilitas. Dengan digitalisasi, proses pembuatan dan pengelolaan PO menjadi lebih mudah dan aman, tanpa repot dengan prosedur manual yang panjang.
Sebagai contoh, untuk membandingkan jika menggunakan PO digital lebih efisien dibandingkan dengan PO konvensional, lihat tabel berikut ini:
| Kriteria | Proses PO Manual | Proses PO Digital |
| Pengajuan PO | Biasanya dilakukan melalui formulir kertas, dapat memakan waktu lama untuk disetujui. | Dapat dilakukan secara online melalui platform khusus, proses persetujuan lebih cepat dan transparan. |
| Pembuatan PO | Dilakukan secara manual, rentan kesalahan dalam menginput data. | Dilakukan secara otomatis, cukup isi PO form, meminimalkan kesalahan dan meningkatkan akurasi permintaan. |
| Negosiasi dengan Supplier | Dilakukan melalui telepon atau email, seringkali membutuhkan waktu yang lama untuk mencapai kesepakatan. | Dapat dilakukan secara online melalui platform yang sama, memungkinkan negosiasi yang lebih cepat dan efisien. |
| Penerimaan PO oleh Supplier | Dilakukan melalui email atau faks, memakan waktu cukup lama. | Dilakukan secara elektronik, konfirmasi diterima secepat kilat. |
| Pengiriman Barang | Proses pelacakan pengiriman seringkali tidak terotomatisasi, sulit untuk memantau status pengiriman. | Proses pelacakan pengiriman dapat terintegrasi dengan sistem, memungkinkan pemantauan real-time. |
| Pembayaran | Dilakukan secara manual, rentan kesalahan dan pembayaran menjadi telat. | Dapat dilakukan secara otomatis melalui integrasi dengan sistem keuangan, mempercepat proses pembayaran. |
| Dokumentasi | Dokumen disimpan dalam bentuk fisik, sulit dicari ketika dibutuhkan ketika sudah menumpuk. | Semua dokumen tersimpan secara digital, mudah diakses dan dicari ketika dibutuhkan. |
| Biaya | Biaya operasional lebih tinggi karena membutuhkan banyak sumber daya manusia. | Biaya operasional lebih rendah karena semua proses pembuatan bisa dilakukan oleh satu orang saja. |
Baca Juga: Contoh Dokumen Purchase Order: Yuk, Praktikkan di Bisnismu!
Bagaimana, sudah terlihat ‘kan mana yang lebih efisien? Eits, jika kamu tertarik membuat PO secara digital, coba beralih ke platform seperti Paper.id. Platform ini memungkinkan kamu membuat, mengirim, dan melacak dokumen seperti PO, invoice, hingga surat jalan secara otomatis, bahkan menyediakan berbagai metode pembayaran langsung di platform yang memudahkan transaksi dengan supplier.
Daftarkan bisnismu di Paper.id sekarang juga dan rasakan kemudahan dalam pembuatan dokumen bisnis dengan cara klik tombol di bawah ini!
- Purchase Order Management System: Pengertian, Cara Kerja, & Manfaatnya - November 22, 2024
- Kibo Cheese: Bisnis Dessert Viral, Kelola Pembayaran dengan Mudah Pakai Paper.id - November 22, 2024
- Serba-Serbi Tugas Vendor, Ngapain Aja? - November 22, 2024
