Pernah mengalami kesalahan saat mengonversi Sales Invoice (SO) menjadi invoice? Hal ini memang biasa terjadi, tetapi kesalahan kecil saja dalam mengonversi dokumen ini bisa berdampak besar lho pada bisnis, mulai dari pembayaran yang telat hingga hubungan dengan buyer bisa saja terganggu.

Terlebih, proses konversi SO ke invoice secara manual tidak sedikit memakan waktu dan biaya, mulai dari proses pencocokan data yang harus diperiksa ulang satu per satu hingga pencatatan manual yang sangat rentan kesalahan.

Lantas, apa saja kesalahan manusia atau human error yang biasa terjadi pada saat mengonversi Sales Order ke Invoice? Dan bagaimana solusi atau cara mudah dalam mengatasinya? Yuk, simak pembahasannya di bawah ini!

Human Error yang Umum Terjadi Saat Konversi SO ke Invoice

1. Data tidak sinkron dan tidak lengkap

Salah satu masalah yang paling sering terjadi adalah ketidaksinkronan antara data PO/SO dan invoice yang dibuat, mulai dari detail kuantitas barang, harga satuan, atau bahkan kode barang bisa membuat tagihan tidak sesuai dengan pesanan. 

Selain itu, saat mengonversi SO menjadi invoice, penting untuk mengisi semua detail dengan lengkap, termasuk informasi kontak, deskripsi barang, jumlah, harga, dan persyaratan pembayaran.

Namun, dalam proses manual, pengisian detail ini seringkali terabaikan begitu saja. Jika data tidak lengkap, kamu mungkin akan mengalami kendala dalam menagih pembayaran sesuai waktu yang ditentukan.

Baca juga: Product Update: Konversi Sales Order ke Invoice dan Surat Jalan Kini Makin Gampang!

2. Kesalahan pengetikan (typo) dan input data

Typo atau kesalahan ketik merupakan hal yang umum dalam pengisian data secara manual. Meskipun terlihat sepele, typo dalam angka atau deskripsi barang pada invoice bisa menyebabkan bingung pihak buyer yang bisa berakibat proses pembayaran atau pengiriman barang jadi tertunda dan bisnis pun mengalami gangguan.

Kesalahan lain yang sering terjadi adalah penginputan data, termasuk yang dilakukan lebih dari satu kali (redudansi data) yang bisa menyebabkan informasi yang ganda atau data yang tidak konsisten pada sistem.

Misalnya, buyer bisa saja menerima dua invoice dengan jumlah berbeda untuk pesanan yang sama, yang tentunya menimbulkan kebingungan dan memerlukan waktu tambahan untuk klarifikasi. 

3. Prosesnya yang sangat lambat

Proses konversi manual bisa memakan waktu lama, terutama ketika volume SO yang harus diubah menjadi invoice sangat banyak. Setiap dokumen harus diperiksa satu per satu untuk memastikan keakuratannya, dari data buyer, jumlah item, hingga harga dan persyaratan pembayaran.

Tanpa sistem otomatis, proses ini bisa berlarut-larut, terlebih jika ada tim yang perlu berkali-kali melakukan pengecekan ulang. Akibatnya, waktu yang seharusnya bisa dimanfaatkan untuk tugas-tugas strategis menjadi habis hanya untuk pekerjaan administratif ini.

Baca juga: Product Update: Langsung Konversi Invoice dari Accurate ke Paper.id, Kelola Dokumen Makin Lancar!

Solusi Digital: Pakai Paper.id untuk Konversi SO Jadi Lebih Praktis!

Untungnya, kesalahan-kesalahan di atas bisa kamu atasi menggunakan Paper.id, lho. Salah satu aplikasi invoicing dan pembayaran antar bisnis di Indonesia ini, bisa kamu gunakan untuk mempermudah pengelolaan dokumen bisnis, termasuk untuk mengonversi SO menjadi invoice.

Dengan Paper.id, kamu bisa mengonversi SO menjadi invoice hanya dengan beberapa klik saja, di mana semua data diambil langsung dari SO yang sebelumnya sudah diinput secara otomatis, sehingga tidak ada data yang terlewat atau salah.

Biar kamu tidak bingung, berikut langkah-langkah yang perlu kamu lalui agar bisa mengonversi SO menjadi invoice:

  • Masuk ke menu “Sales Order” dan pilih dokumen mana saja yang diinginkan, lalu klik “Pilih Tindakan”
konversi SO ke invoice
  • Klik “Buat invoice penjualan dari order terpilih”
konversi SO ke invoice
  • Sales Order akan secara otomatis terkonversi menjadi invoice penjualan dan siap dikirim dan kamu tidak lagi harus memindahkan/input datanya secara manual.
konversi SO ke invoice
  • Terakhir, kamu bisa langsung pilih untuk kirim invoice tersebut ataupun menyimpannya menjadi draft terlebih dahulu sebelum dikirimkan.

Baca juga: 7 Aplikasi Invoice Online yang bisa Digunakan GRATIS

Menariknya, kamu bisa tawari buyer untuk melakukan pembayaran melalui Paper.id dengan 30+ metode pembayaran mulai dari transfer bank, kartu kredit, dompet digital, hingga marketplace yang bisa digunakan langsung.

Jadi, daripada mengandalkan proses manual yang memakan waktu dan rentan kesalahan, mengapa tidak mencoba Paper.id? Yuk, segera daftar dan temukan kemudahan dalam mengelola dokumen bisnis dengan cara klik tombol di bawah ini!

Daftar Gratis
Muhamad Dika Wahyudi
Latest posts by Muhamad Dika Wahyudi (see all)