Banyak perusahaan, terutama skala kecil dan menengah, mempercayakan pengelolaan invoice dan pembayaran kepada karyawan.

Meskipun langkah ini meringankan beban manajemen, ada risiko besar yang muncul, terutama jika pengelolaan keuangan masih dilakukan secara manual melalui alat seperti spreadsheet atau Microsoft Excel.

Selain menimbulkan kesalahan administratif, proses ini membuka celah bagi fraud. Ketika pencegahan fraud tidak berjalan lancar, perusahaan dapat mengalami kerugian finansial yang signifikan.

Baca Juga: Kerugian Finansial Akibat Procurement Fraud, Seperti Apa Serba-serbinya?

Penyebab Munculnya Fraud terkait Invoice dan Pembayaran

Fraud adalah ancaman nyata bagi banyak bisnis. Tindakan manipulatif yang dilakukan oleh karyawan bisa terjadi tanpa disadari, terutama dalam pengelolaan manual menggunakan aplikasi seperti Microsoft Excel. Beberapa penyebab umum fraud yang terjadi adalah sebagai berikut:

1. Penggunaan Microsoft Excel atau spreadsheet manual

Spreadsheet seperti Excel sering kali digunakan oleh karyawan untuk mengelola invoice dan payment karena mudah diakses dan fleksibel.

Namun, penggunaan Excel untuk pengelolaan keuangan memiliki kelemahan besar. Data dalam spreadsheet dapat dimanipulasi dengan mudah tanpa adanya jejak audit yang jelas. 

Karyawan dapat mengubah angka, membuat invoice palsu, atau memalsukan payment tanpa pengawasan yang ketat.

Tanpa sistem yang terintegrasi, tidak ada cara untuk memantau perubahan data atau mendeteksi penipuan secara real-time. 

2. Satu karyawan memegang job description ganda

Dalam banyak perusahaan kecil, satu karyawan mungkin bertanggung jawab atas beberapa tugas keuangan sekaligus, seperti membuat invoice, memproses payment, dan melakukan rekonsiliasi bank. Tanpa adanya pemisahan tugas yang jelas, karyawan memiliki kontrol penuh atas arus kas, dan ini membuka peluang terjadinya fraud. 

Misalnya, seorang karyawan yang bertanggung jawab atas pembayaran dan pencatatan bisa dengan mudah membuat invoice palsu dan melakukan pembayaran ke rekening pribadinya, lalu menghapus atau mengubah data di Excel agar transaksi tersebut tidak terdeteksi.

3. Pengawasan dan sistem audit yang kurang optimal

Tanpa sistem digital yang terintegrasi, manajemen akan sulit memantau setiap transaksi secara real-time. Penggunaan Excel tidak menyediakan fitur untuk melihat log aktivitas atau memberikan peringatan otomatis jika ada anomali. 

Akibatnya, fraud bisa terus terjadi selama berbulan-bulan atau bahkan bertahun-tahun sebelum akhirnya terungkap, sering kali setelah perusahaan mengalami kerugian finansial yang besar.

Kerugian akibat fraud ini sangat besar. Berdasarkan laporan dari Association of Certified Fraud Examiners (ACFE), rata-rata perusahaan kehilangan antara Rp 1,5 miliar hingga Rp 4,5 miliar per kasus fraud yang berkaitan dengan invoice dan pembayaran.

Di Indonesia, fraud terkait keuangan seperti ini semakin sering dilaporkan oleh perusahaan, terutama yang masih mengandalkan pengelolaan manual.

Digitalisasi Pengelolaan Invoice dan Payment Sebagai Solusi Fraud

Untuk mengatasi risiko fraud yang muncul akibat pengelolaan manual, salah satu solusi paling efektif adalah beralih ke sistem pengelolaan keuangan berbasis digital.

Dengan menggunakan solusi digital, perusahaan dapat meminimalkan kesalahan manusia dan mencegah fraud melalui pengawasan yang lebih baik dan otomatisasi proses.

Beberapa keuntungan utama dari digitalisasi pengelolaan invoice dan payment meliputi:

1. Pengawasan secara real-time

Sistem digital memungkinkan manajemen untuk memantau semua transaksi keuangan secara langsung dari satu platform terpusat. Setiap transaksi, perubahan data, dan alur pembayaran dapat dilacak secara real-time, sehingga tindakan fraud dapat segera terdeteksi. 

Selain itu, sistem ini menyediakan log aktivitas yang mencatat siapa yang melakukan perubahan, kapan, dan dari mana perubahan tersebut terjadi.
Misalnya, jika ada karyawan yang mencoba memproses pembayaran dua kali untuk invoice yang sama, sistem akan memberikan peringatan otomatis atau menolak transaksi ganda. Ini membantu mencegah kesalahan pembayaran yang sering terjadi dalam pengelolaan manual.

2. Proses verifikasi otomatis

Dalam sistem digital, setiap invoice yang masuk dapat diverifikasi secara otomatis berdasarkan informasi yang telah diinput sebelumnya, seperti nomor order, detail vendor, dan jumlah yang harus dibayar.

Ini memastikan bahwa tidak ada invoice palsu atau duplikat yang dapat lolos tanpa pemeriksaan. Automasi ini juga mengurangi beban kerja karyawan, yang sebelumnya harus memverifikasi setiap invoice secara manual di Excel, dan memperkecil kemungkinan kesalahan input data.

3. Pembatasan akses dan kontrol yang lebih baik

Sistem digital memungkinkan pengelolaan hak akses dengan lebih baik. Misalnya, hanya karyawan tertentu yang memiliki otorisasi untuk melakukan pembayaran, sementara yang lain hanya dapat melihat atau menginput data tanpa mengubahnya. Hal ini memastikan adanya pemisahan tugas yang lebih jelas, mengurangi risiko karyawan menyalahgunakan wewenangnya.

Baca Juga: Ini 7 Cara Mencegah Masalah Fraud dalam Account Payable!

4. Pengurangan human-error

Digitalisasi mengurangi ketergantungan pada pengelolaan manual, yang rawan kesalahan manusia. Sistem dapat diatur untuk memproses pembayaran sesuai dengan jadwal dan jumlah yang ditentukan, mengurangi risiko pembayaran terlambat atau ganda.

Selain itu, sistem digital memudahkan pelacakan riwayat transaksi, yang sangat penting jika audit diperlukan.

Dengan digitalisasi, perusahaan dapat mengelola keuangan dengan lebih efisien, transparan, dan aman. Pemilik bisnis tidak lagi harus bergantung sepenuhnya pada karyawan untuk memastikan bahwa setiap transaksi berjalan sesuai dengan prosedur yang benar, karena sistem digital menyediakan pengawasan otomatis yang jauh lebih andal.

Untuk mengatasinya, Paper.id siap membantu banyak business owner dengan fitur-fitur: 

  • Status pengiriman invoice real-time
    Business owner bisa mengecek status apakah invoice sudah dibaca atau tidak sampai pembayaran. Sehingga, tidak perlu follow up langsung ke mitra bisnis.
  • Pembagian akses dokumen sesuai role
    Business owner bisa membagi akses sesuai dengan job desc karyawan untuk mengatasi masalah kebocoran data. 
  • Mengurangi human error secara drastis
    Setiap transaksi yang terjadi mulai dari pembuatan invoice hingga pembayaran tercatat dan terproses otomatis, jadi tidak perlu data entry secara berulang. 
  • Verifikasi hanya terkirim ke nomor business owner
    Nomor 2 factor authentication hanya akan terkirim ke nomor terdaftar (business owner) sehingga tidak mungkin diretas. 

Semua kemudahan ini bisa kamu rasakan secara gratis, daftar sekarang!

Daftar Gratis
Daniel Nugraha
Latest posts by Daniel Nugraha (see all)