Biaya operasional yang tidak terkendali bisa menjadi salah satu alasan utama bisnis gagal bertahan, lho. Pasalnya, mengelola biaya operasional bisnis bukan sekedar memotong pengeluaran, tetapi juga memahami apa saja yang termasuk dalam biaya tersebut dan bagaimana cara mengaturnya dengan bijak.

Misalnya saja fluktuasi harga, menurut studi dari UOB pada tahun 2023, sebagian besar perusahaan di Asia Tenggara, termasuk Indonesia, melaporkan bahwa fluktuasi harga bahan baku dan kenaikan tarif logistik menjadi kendala dalam mengelola biaya operasional bisnis mereka.

Maka dari itu, sebagai business owner kamu perlu memahami mengenai biaya operasional bisnis ini, mulai dari jenis-jenisnya hingga cara cerdas untuk menghematnya. Nah, temukan pembahasan lengkap di bawah ini!

Apa Itu Biaya Operasional Bisnis?

Biaya operasional bisnis adalah semua pengeluaran yang terkait dengan kegiatan sehari-hari bisnis, selain biaya produksi atau pembelian barang dagangan. Dengan kata lain, ini adalah biaya yang harus dikeluarkan agar bisnis tetap berjalan.

Nah, biaya operasional ini mencakup berbagai aspek penting yang memungkinkan operasional bisnis tetap lancar, termasuk biaya yang dikeluarkan untuk tenaga kerja, utilitas, sewa tempat, peralatan, dan biaya administrasi.

Baca Juga: Biaya Overhead: Definisi, Manfaat Menghitung, dan Contohnya

Jenis-Jenis Biaya Operasional Bisnis

Biaya operasional bisnis bisa dikategorikan menjadi beberapa jenis, antara lain:

1. Biaya tenaga kerja

Ini mencakup gaji karyawan, tunjangan, dan biaya pelatihan. Tenaga kerja menjadi salah satu hal terpenting dalam operasional bisnis, karena mereka yang menjalankan berbagai fungsi penting dalam perusahaan, seperti produksi, penjualan, layanan buyer, dan manajemen.

2. Biaya sewa

Jika bisnismu beroperasi di lokasi secara offline, biaya sewa menjadi komponen penting dari biaya operasional. Ini termasuk sewa gedung, kantor, atau tempat produksi. Biaya ini sering kali menjadi salah satu pengeluaran terbesar, terutama jika bisnis kamu berada di lokasi strategis atau di daerah dengan harga properti yang tinggi.

3. Biaya utilitas

Ini termasuk listrik, air, gas, internet, dan telepon yang digunakan untuk mendukung operasional harian bisnis. Biaya utilitas biasanya bervariasi tergantung pada ukuran dan jenis bisnis, serta seberapa efisien perusahaan dalam menggunakan sumber daya ini. 

Misalnya, perusahaan manufaktur mungkin memiliki biaya utilitas yang jauh lebih tinggi dibandingkan dengan perusahaan jasa karena membutuhkan lebih banyak energi untuk menjalankan mesin-mesin produksinya.

4. Biaya peralatan dan perawatan

Setiap bisnis membutuhkan peralatan untuk menjalankan operasionalnya, seperti komputer, mesin produksi, atau kendaraan. Biaya operasional juga mencakup perawatan rutin untuk memastikan bahwa peralatan tersebut tetap dalam kondisi optimal. 

Misalnya, bisnis manufaktur harus secara rutin memeriksa dan memperbaiki mesin-mesin mereka untuk menghindari kerusakan yang bisa menghentikan produksi.

5. Biaya administrasi

Biaya ini meliputi segala pengeluaran yang terkait dengan manajemen dan administrasi bisnis, seperti biaya akuntansi, pajak, asuransi, dan bahan habis pakai (misalnya, kertas, tinta printer, dan alat tulis). Meski sering dianggap sepele, biaya administrasi bisa menjadi membengkak jika tidak dikelola dengan baik.

Baca Juga: Ini Dia Cara Menekan Biaya Bisnis Agar Lebih Efisien!

Mengapa Mengelola Biaya Operasional Penting?

Mengelola biaya operasional adalah kunci untuk memastikan bahwa bisnis kamu tetap menguntungkan. Ketika biaya operasional tidak dikelola dengan baik, kami bisa dengan cepat meningkat dan mengurangi margin keuntungan, bahkan bisa menyebabkan kerugian. Sebaliknya, jika kamu mampu mengontrol dan mengoptimalkan biaya operasional, bisnis akan lebih efisien, kompetitif, dan lebih siap menghadapi tantangan ekonomi. 

Sebagai contoh, kamu berhasil mengurangi biaya tenaga kerja dengan mengotomatisasi proses manual, atau menghemat biaya utilitas dengan menggunakan energi yang lebih efisien, maka pengeluaran yang dihemat tersebut bisa dialokasikan ke investasi yang lebih produktif, seperti pengembangan produk baru atau campaign marketing.

Salah satu contoh nyatanya adalah Toyota. Siapa yang tidak kenal dengan brand pabrikan mobil yang berasal dari Jepang ini berhasil mengelola biaya operasionalnya dengan baik, lho. Mereka terkenal dengan filosofinya “Lean Manufacturing” atau “Just-In-Time” (JIT), yang bertujuan untuk meminimalkan limbah dan mengoptimalkan efisiensi produksi.

Pada tahun 1950-an, Toyota menghadapi tantangan serius dalam mengelola biaya operasional akibat kekurangan sumber daya dan kapasitas produksi yang terbatas. Untuk mengatasi ini, Toyota mengembangkan sistem produksi yang kemudian dikenal sebagai “Lean Manufacturing“.

Sistem tersebut menekankan pada pengurangan limbah di setiap tahap produksi, termasuk waktu tunggu, kelebihan produksi, dan pengelolaan inventaris. Dengan cara tersebut, Toyota sukses menghemat sejumlah besar biaya operasionalnya.

Tidak hanya itu, hasil dari penghematan tersebut kemudian  dialokasikan untuk investasi dalam riset dan pengembangan (R&D), yang membantu perusahaan menciptakan produk yang lebih inovatif dan meningkatkan daya saing mereka di pasar global. Menarik sekali, ‘kan?

Cara Menghemat dalam Mengelola Biaya Operasional Bisnis

Beberapa cara  yang bisa digunakan untuk menghemat biaya operasional bisnis antara lain:

1. Evaluasi dan pangkas pengeluaran yang tidak perlu

Lakukan audit rutin terhadap semua pengeluaran bisnis dan identifikasi area di mana kamu bisa memangkas biaya. Misalnya, apakah ada layanan langganan yang tidak lagi diperlukan? Atau mungkin ada peralatan yang jarang digunakan dan bisa dijual kembali?

2. Negosiasi ulang kontrak

Jika kamu menyewa ruang atau menggunakan jasa supplier tertentu, jangan ragu untuk menegosiasikan ulang kontraknya. Banyak pemilik properti atau supplier yang bersedia memberikan diskon atau kesepakatan baru untuk mempertahankan pelanggan setia mereka.

Misalnya, pembelian dalam jumlah besar atau kesepakatan jangka panjang bisa menjadi dasar untuk negosiasi harga yang lebih rendah.

2. Memanfaatkan teknologi terkini

Investasi dalam teknologi yang bisa membantu mengotomatisasi tugas-tugas rutin, seperti platform invoicing, akuntansi atau CRM (Customer Relationship Management), bisa mengurangi kebutuhan akan tenaga kerja tambahan dan meningkatkan efisiensi operasional.

Sebagai contoh, untuk memproses pembuatan invoice, kamu masih menggunakan cara manual, mulai dari pembuatan, engisian, hingga pengiriman, proses ini tidak hanya memakan waktu tetapi juga rentan terhadap kesalahan.

Salah input angka, salah alamat email, atau kelupaan menambahkan detail tertentu bisa mengakibatkan keterlambatan pembayaran atau bahkan menimbulkan kebingungan di pihak buyer, lho.

Tidak hanya itu, pengelolaan invoice secara manual mengharuskan kamu untuk melacak setiap invoice yang sudah dikirim, mengecek status pembayarannya, dan mengingatkan buyer jika ada yang terlambat membayar. Semua ini bisa menjadi pekerjaan yang melelahkan dan memakan banyak waktu.

Dengan mengadopsi platform invoicing otomatis, kamu bisa mengurangi atau bahkan menghilangkan langkah-langkah manual tersebut. 

Baca Juga: Cara Cerdas Memahami dan Mengelola Biaya Kartu Kredit Bisnis

Gunakan Paper.id, Bikin Biaya Operasional Bisnis Kamu Jadi Lebih Hemat!

Paper.id menjadi salah satu platform yang bisa kamu gunakan demi menghemat biaya operasional bisnis, lho. Bagaimana tidak, kamu bisa buat, kirim, hingga lacak pembayarannya hanya dalam satu dashboard dan secara real-time.

Selain itu, kamu juga bisa bayar supplier hingga tagih atau terima pembayaran dari buyer lewat Paper.id dengan berbagai 30+ metode pembayaran, mulai dari transfer bank, kartu kredit, dompet digital, hingga via marketplace tanpa perlu menyediakan satu per satu.

Yuk, gunakan Paper.id sekarang juga dengan cara klik tombol di bawah ini!

Daftar Sekarang!
Nadiyah Rahmalia
Latest posts by Nadiyah Rahmalia (see all)