Dalam akuntansi, ada berbagai jenis kewajiban yang harus dipenuhi oleh perusahaan, dan salah satu yang paling umum adalah payable atau utang. Payable bisa muncul dalam berbagai bentuk, tergantung pada sifat transaksi dan kesepakatan yang terjadi. 

Dari sekian banyak jenis payable, ada dua yang paling sering dibahas dan perlu dipahami lebih dalam, yaitu account payable dan notes payable. Meskipun keduanya melibatkan kewajiban membayar, terdapat perbedaan signifikan yang mempengaruhi cara pengelolaannya.

Baca Juga: 3 Tips Untuk Mengelola Account Payable Secara Teratur

Perbedaan Account Payable dan Notes Payable

1. Definisi dan fungsi

Setiap bentuk payable memiliki karakteristik yang berbeda tergantung dari jenis transaksi dan perjanjiannya. 

a. Account payable (utang usaha)

Ini adalah kewajiban perusahaan untuk membayar barang atau jasa yang sudah diterima dari supplier atau vendor. Biasanya terjadi dalam transaksi jangka pendek, di mana perusahaan harus membayar dalam jangka waktu tertentu, seperti 30, 60, atau 90 hari. Selain itu, account payable juga berkaitan dengan operasional sehari-hari, seperti pembelian ATK (Alat Tulis Kantor), pembayaran listrik dan air, dan sebagainya. 

b. Notes payable (utang wesel)

Notes payable adalah kewajiban yang didukung oleh perjanjian formal tertulis, di mana perusahaan setuju untuk membayar sejumlah uang pada tanggal yang disepakati, termasuk bunga jika ada. 

Utang ini sering kali digunakan untuk transaksi yang lebih besar dan berjangka waktu lebih panjang, seperti pinjaman modal atau pembelian peralatan dalam jumlah yang sangat besar. Ini biasanya terjadi saat perusahaan ingin melakukan ekspansi atau pembukaan kantor baru. 

2. Dokumentasi dan bunga

Dokumentasi dan keberadaan bunga adalah dua faktor penting yang juga memisahkan account payable dari notes payable. Cara pembayaran dan pencatatan utang akan berbeda tergantung dari bagaimana kedua faktor ini diterapkan.

a. Account payable

Dalam kasus account payable, umumnya tidak ada bunga yang dikenakan selama pembayaran dilakukan sesuai jadwal yang ditentukan. Karena itu, transaksi ini tidak memerlukan dokumentasi formal yang rumit. Faktur atau invoice yang diterbitkan oleh supplier sudah cukup sebagai bukti kewajiban perusahaan.

b. Notes payable

Sebaliknya, notes payable selalu didukung oleh perjanjian tertulis yang disebut promissory note. Dokumen ini memuat informasi seperti jumlah utang, tanggal jatuh tempo, serta bunga yang harus dibayar. Adanya bunga ini merupakan salah satu faktor yang membedakan notes payable dari account payable, membuat utang ini lebih kompleks dari sisi administrasi.

3. Dampak pada laporan Keuangan

Bagaimana kedua jenis payable ini dicatat dalam laporan keuangan juga berbeda. Penting untuk mengetahui dampak masing-masing terhadap neraca perusahaan agar pengelolaan keuangan tetap akurat dan efektif.

a. Account payable

Karena sifatnya yang jangka pendek, account payable dicatat sebagai kewajiban lancar dalam neraca perusahaan. Kewajiban ini harus diselesaikan dalam waktu satu tahun atau kurang.

b. Notes payable

Notes payable, di sisi lain, dapat tercatat sebagai kewajiban lancar atau kewajiban jangka panjang, tergantung pada jangka waktu pembayaran. Jika jatuh tempo pembayaran kurang dari satu tahun, maka utang ini akan tercatat sebagai kewajiban lancar. Namun, jika jangka waktu pembayarannya lebih dari satu tahun, maka akan masuk dalam kategori kewajiban jangka panjang.

Baca Juga: Account Payable: Pengertian, Tugas, dan Tanggung Jawab

Memahami perbedaan antara account payable dan notes payable sangat penting dalam pengelolaan keuangan perusahaan. Meskipun keduanya merupakan kewajiban utang, account payable lebih sering digunakan untuk kebutuhan jangka pendek yang terkait dengan operasional harian, sedangkan notes payable berkaitan dengan transaksi jangka panjang yang memerlukan perjanjian formal dan pembayaran bunga. 

Terkadang, pembayaran ke supplier menjadi tantangan karena jatuh temponya yang pendek, membuat pengelolaan keuangan lebih rumit. Untuk mengatasi hal ini, kamu bisa menggunakan Paper.id yang memungkinkan pembayaran menggunakan kartu kredit tanpa mesin EDC.

Dengan begitu, kamu bisa menikmati tambahan tempo pembayaran tanpa perlu nego, sehingga cash flow tetap lancar dan kebutuhan produksi bisnis terus terpenuhi tanpa hambatan. Daftar gratis dan nikmati berbagai macam kemudahan dalam bisnis dengan Paper.id!

Daftar Gratis
Daniel Nugraha
Latest posts by Daniel Nugraha (see all)