Tahu cara membuat slip gaji adalah hal yang wajib diketahui oleh setiap pemilik bisnis yang sudah memiliki karyawan. Dokumen ini wajib dikeluarkan oleh perusahaan untuk karyawan sebagai bukti resmi penghasilan yang diterimanya, seperti yang disebutkan dalam Peraturan Pemerintah No. 78 Tahun 2015 tentang Pengupahan. 

Kalau selama ini kamu belum memiliki format slip gaji yang benar untuk karyawan bisnismu, artikel Paper.id kali ini akan memberi panduan terkait bagaimana cara membuatnya dan juga template siap pakai yang bisa langsung kamu gunakan.

Mengapa Slip Gaji Penting?

Selain membuat bisnismu patuh akan hukum yang berlaku, slip gaji juga berfungsi sebagai alat transparansi antara perusahaan dan karyawan. Berikut beberapa alasan pentingnya slip gaji:

  • Transparansi penghasilan: Menjelaskan secara rinci komponen pendapatan, potongan, dan tunjangan yang diterima karyawan.
  • Legalitas: Slip gaji menjadi bukti sah untuk berbagai keperluan, seperti pengajuan kredit, visa, atau syarat pengajuan pajak.
  • Administrasi ajak dan BPJS: Mencatat potongan seperti PPh 21 (Pajak Penghasilan) dan BPJS Kesehatan/Ketenagakerjaan.

Komponen Wajib Slip Gaji

1. Data karyawan: Nama lengkap, jabatan, dan nomor identifikasi karyawan.

2. Periode gaji: Bulan atau waktu kapan gaji tersebut dikeluarkan (misalnya: Juli 2024).

3. Penghasilan bruto (gaji kotor):

  • Gaji pokok
  • Tunjangan tetap (tunjangan transport, tunjangan makan, dll.)
  • Lembur (jika ada)

4. Potongan:

  • Pajak (PPh 21)
  • BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan
  • Potongan lain (misalnya pinjaman karyawan atau cicilan koperasi)

5. Penghasilan neto (gaji bersih): Jumlah akhir yang diterima setelah potongan.

Cara Membuat Slip Gaji

Pembuatan slip gaji sebenarnya bebas bisa dilakukan dengan tool atau software apa saja yang paling nyaman untukmu. Kebanyakan akan menggunakan Microsoft Excel karena jauh lebih mudah untuk kalkulasi angka-angkanya dibanding Microsoft Word.

Namun, seiring perkembangan zaman, tak jarang juga yang sudah menggunakan software yang lebih dikhususkan untuk penggajian, biasanya disebut HRIS (Human Resource Information System) atau payroll software, yaitu aplikasi untuk segala proses yang terkait dengan human resources sebuah perusahaan, termasuk soal pembuatan slip gaji. Kelebihannya, software ini memang lebih praktis. Hanya saja, harga berlangganannya cenderung mahal.

Kalau bisnismu masih baru mulai atau belum lama berjalan, tidak ada salahnya untuk menggunakan software gratis. Yang penting, semua catatan slip gaji terdokumentasi dengan baik dan terjaga keamanannya dari pihak-pihak yang tidak bertanggungjawab.

Untuk membuat slip gaji, ikuti langkah-langkah berikut ini:

1. Hitung gaji bruto (kotor)

Mulailah dengan menghitung seluruh komponen pendapatan karyawan, termasuk gaji pokok dan tunjangan. Jika karyawan bekerja lembur, hitung tambahan lembur sesuai dengan aturan yang berlaku (biasanya per jam atau per hari).

Misalnya:

  • Gaji pokok: Rp 5.000.000
  • Tunjangan makan: Rp 500.000
  • Tunjangan transport: Rp 300.000

Total penghasilan bruto = Rp 5.800.000

2. Hitung potongan

Setelah mendapatkan total penghasilan bruto, hitung potongan yang berlaku. Potongan umum termasuk pajak penghasilan (PPh 21) dan potongan BPJS (Kesehatan dan Ketenagakerjaan).

Misalnya:

  • PPh 21 (sesuai perhitungan pajak): Rp 200.000
  • BPJS Kesehatan: Rp 100.000
  • BPJS Ketenagakerjaan: Rp 50.000

Total potongan = Rp 350.000

3. Hitung gaji neto (bersih)

Setelah menghitung potongan, kurangi jumlah tersebut dari penghasilan bruto untuk mendapatkan gaji bersih yang akan diterima oleh karyawan.

Gaji bersih = Total penghasilan bruto – Total potongan
Rp 5.800.000 – Rp 350.000 = Rp 5.450.000

4. Cetak atau kirim slip gaji secara digital

Setelah slip gaji selesai dibuat, kamu bisa mencetaknya untuk diserahkan secara fisik atau mengirimnya melalui email dalam format PDF. Pengiriman digital sering kali lebih praktis dan ramah lingkungan, serta memudahkan proses pengarsipan baik bagi perusahaan maupun karyawan.

Template Slip Gaji

Kalau kamu masih kebingungan dengan langkah-langkah yang sudah dijelaskan di atas, mungkin akan jauh lebih praktis jika kamu langsung download template slip gaji dari Paper.id ini.

Template di bawah ini bisa langsung kamu edit di Microsoft Excel, sehingga kamu tinggal perlu mengganti angka-angka dan data-data lainnya saja. Klik tombol di bawah ini untuk download template-nya, ya.

Download Template Slip Gaji

Nah, itulah langkah-langkah membuat slip gaji yang praktis untuk bisnismu. Agar bisnis makin maju dan prosesnya tambah efisien, jangan lupa gunakan Paper.id sebagai platform invoicing dan payment yang bisa mulai kamu nikmati fitur-fiturnya secara gratis.

Setiap invoice yang kamu buat di Paper.id bisa terlacak secara otomatis, sehingga rekonsiliasinya tidak lagi repot. Kamu juga bisa pilih untuk kirim dan terima pembayaran dengan berbagai metode, mulai dari transfer bank, virtual account, QRIS, marketplace (Tokopedia, Shopee, Blibli), hingga kartu kredit tanpa harus menggunakan EDC fisik.

Yuk, daftarkan bisnismu ke Paper.id sekarang!

Daftar Gratis!
Nadiyah Rahmalia
Latest posts by Nadiyah Rahmalia (see all)